Die Kreditorenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Motors, der ein Unternehmen voranbringt. Bestellungen, Verträge, Rechnungen und viele andere Dokumente enthalten wichtige zeitkritische Informationen und haben direkte Auswirkungen auf die Einnahmen. Die Komplikationen, die die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung bremsen, werden oft durch die Abhängigkeit von Altsystemen und papierbasierten Prozessen verursacht. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Datenproblem: Unternehmen müssen mit immer mehr Daten umgehen, und ohne die Hilfe der digitalen Transformation versuchen sie möglicherweise, Probleme zu lösen, die ihre derzeitigen Lösungen nicht lösen können.

Kreditorenbuchhaltung kann viele Hürden mit sich bringen:

• Papierformulare werden über das berüchtigte "Turnschuh-Netz" an die Leiter der Geschäftsbereiche und den Einkauf weitergeleitet.
• Genehmigungsunterschriften müssen zwischen verschiedenen Gruppen mit unterschiedlichen Erwartungen ausgetauscht werden - von einzelnen Managern über die Leiter der Geschäftsbereiche bis zum Einkauf.
• Die Verfolgung des Zahlungsstatus von Lieferanten kann zu einer Übung in Frustration werden - sowohl für die Lieferanten, die den Status abfragen, als auch für die internen Mitarbeiter, die mit der Beantwortung von Anfragen betraut sind.

Das Ergebnis ist, dass die meisten großen Unternehmen zu spät zahlen - im Durchschnitt 7,6 Tage zu spät, um genau zu sein. Die Kreditorenbuchhaltung ist eine der ersten Stellen, an die sich Unternehmen wenden, um die Auswirkungen negativer makroökonomischer Situationen widerzuspiegeln, wie z. B. in China, wo sich die Wirtschaftsflaute in diesem Jahr in zunehmenden Zahlungsverzögerungen niedergeschlagen hat.

Aus all diesen Gründen (und mehr) scheint die Verbesserung der operativen Effizienz der Kreditorenbuchhaltung ein noch gewaltigeres Ziel zu sein als der Bau der großen Pyramiden. Aber echte Veränderungen sind in kleinen Schritten möglich. Nehmen Sie sich einen Block nach dem anderen vor.

Große Dinge werden nicht aus einem Impuls heraus getan, sondern durch eine Reihe von kleinen Dingen, die zusammengebracht werden.Vincent Van Gogh

Hürden in der Kreditorenbuchhaltung überwinden - 5 schnelle Schritte

1. Führen Sie eine Master-Vendor-Management-Praxis ein.

Lieferantenlisten müssen häufig bereinigt werden, um die Datensätze auf dem neuesten Stand zu halten und Unordnung zu vermeiden. Doppelte und einmalige Projektlieferanten sollten regelmäßig bereinigt werden, und veraltete Kontaktinformationen oder Rahmenverträge sollten überprüft werden.

Indem Sie eine Liste aller Lieferanten erstellen und es sich zur Gewohnheit machen, diese auf dem neuesten Stand zu halten, verfügt die Kreditorenbuchhaltung über eine solide Informationsgrundlage, auf der sie arbeiten kann. Stellen Sie sicher, dass die Lieferantenlisten zentral zugänglich sind, damit die Last der Pflege nicht auf den Schultern einer einzelnen Person ruht.

Als Teil des Master Vendor Management sollten die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen Hand in Hand mit dem Einkauf arbeiten, um neue Lieferanten zu prüfen, eine Liste von Lieferanten zu führen und die besten Preise auszuhandeln. Wenn die LOBs neue Aufträge anfordern, sollte der Einkauf als Berater und nicht als Auftragsannehmer an den Tisch kommen. Mit einer Liste zugelassener Lieferanten, auf die sich Einkauf und Rechnungswesen einigen, können sie die Bedürfnisse des Unternehmens am besten erfüllen.

2. Verbessern Sie die Behandlung von Ausnahmen durch Priorisierung.

Nicht alle Lieferantensituationen sind gleich. Einige erfordern sofortige Aufmerksamkeit, weil das, was der Lieferant anbietet, für den Geschäftsbetrieb von grundlegender Bedeutung ist und die Zahlung möglicherweise überfällig ist. Andere Lieferanten bieten periphere oder anderweitig weniger kritische Produkte und Dienstleistungen an.

Die Priorisierung von Lieferanten nach Dringlichkeit ermöglicht es Ihnen, Ihren Zahlungsplan zu gestalten, wenn dies notwendig ist, um das Geschäft voranzutreiben.

3. Stellen Sie Rechnungen in der ersten Phase des Prozesses auf digital um.

Die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Effizienz steigern und die Abhängigkeit von Papier verringern - um bis zu 90 %, wie wir bei unserer Arbeit mit New England Document Systems feststellen konnten. Die gleiche Arbeit zeigte auch einen weiteren Vorteil der digitalen Transformation in der Kreditorenbuchhaltung: Kosteneinsparungen von fast 70 %.

Digitale Systeme bieten eine schnellere Verarbeitung und eine einfachere Integration mit anderen Teams. AP-Teams können eine Kombination aus webbasierter Erfassung und automatisierter Informationsextraktion nutzen, um ihre Arbeit wirklich zu rationalisieren.

4. Die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung verbessern.

Die Verbesserung der Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung ist eine Funktion der Definition erforderlicher und kritischer Formularfelder und der Automatisierung von Systemen, um höhere Rechnungsvolumina zu verarbeiten.

Die richtigen Tools bieten erhebliche Vorteile bei der Verringerung von Bearbeitungsfehlern, indem sie aus der bisherigen Erfassung kritischer Dokumente lernen, Schlüsselfelder identifizieren und eine automatisierte Extraktion für zukünftige Aufträge ermöglichen. Das Ergebnis ist eine höhere Genauigkeit und eine bessere Kontrolle, da das Kreditorenbuchhaltungsteam den Prozess der Dokumentenerfassung überwacht, anstatt ihm unterworfen zu sein.

Bei der Arbeit mit einer großen Anzahl von Lieferanten benötigte das Event-Marketing-Unternehmen EWI Worldwide vollständige Genauigkeit in seinem komplexen Kreditorenbuchhaltungsprozess. Mit der richtigen Lösungssuite konnte EWI Worldwide jedoch die Effizienz steigern, die Bearbeitungszeit verkürzen und gleichzeitig die Zugänglichkeit der Dokumente verbessern.

5. Legen Sie eine Nachverfolgungsrichtlinie fest.

So gut es sich auch anfühlen mag, die Dokumente aus der Tür zu bekommen, so wichtig ist die Nachverfolgung. Wenn Sie je nach Art und Dringlichkeit der Kommunikation eine Richtlinie für die Wiedervorlagezeiten festlegen, können Sie Verzögerungen bei wichtigen Dokumenten vermeiden.

Vor allem, wenn es um ausstehende Rechnungen geht, sind automatische Erinnerungen zur Nachverfolgung eine fantastische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb nicht unterbrochen wird und alle Beteiligten zufrieden sind.

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Unternehmen brauchen effiziente, zuverlässige Kreditorenbuchhaltungsteams, um zu wachsen. Im digitalen Zeitalter und mit einer Vielzahl von tief eingebetteten Altsystemen stehen die Kreditorenbuchhaltungsteams vor neuen Hürden, die neue Lösungen erfordern.

Aber mit der richtigen Imaging Science- und Capture-Technologie wird die Kreditorenbuchhaltung zu einem Vehikel für Wachstum.