Les obstacles liés aux comptes fournisseurs peuvent prendre de nombreuses formes :

• Les formulaires papier sont acheminés vers les responsables de secteur d'activité, ainsi que vers les achats, via le tristement célèbre "réseau de baskets".
• Les signatures d'approbation doivent passer entre différents groupes, avec des attentes différentes - des gestionnaires individuels aux responsables de secteur d'activité, en passant par les achats.
• Le suivi de l'état des paiements pour les fournisseurs peut être un exercice frustrant, tant pour les fournisseurs qui cherchent à obtenir un statut que pour les personnes internes chargées de répondre aux demandes.

En conséquence, la plupart des grandes entreprises paient en retard - en moyenne 7,6 jours, pour être précis. La comptabilité fournisseurs est l'un des premiers endroits où les entreprises reflètent l'impact des situations macroéconomiques négatives, comme en Chine, où les ralentissements économiques cette année se sont traduits par une augmentation des retards de paiement.

Pour toutes ces raisons (et bien d'autres encore), l'amélioration de l'efficacité opérationnelle des comptes fournisseurs semble être un objectif encore plus intimidant que la construction des grandes pyramides. Mais un véritable changement est possible par petites touches. Il faut y aller un bloc à la fois.

Les grandes choses ne se font pas par impulsion, mais par une série de petites choses réunies.Vincent Van Gogh

Surmonter les obstacles liés aux comptes fournisseurs - 5 étapes rapides

1. Établissez une pratique de gestion des fournisseurs principaux.

Les listes de fournisseurs doivent être nettoyées fréquemment afin de maintenir les dossiers à jour et de réduire l'encombrement. Les doublons et les fournisseurs de projets uniques doivent être nettoyés régulièrement, et les informations de contact ou les accords-cadres périmés doivent être réexaminés.

En créant une liste de tous les fournisseurs et en prenant l'habitude de la tenir à jour, les comptes fournisseurs disposeront d'une base solide d'informations pour travailler. Veillez à ce que les listes de fournisseurs soient accessibles de manière centralisée, afin que le fardeau de la maintenance ne repose pas sur les épaules d'une seule personne.

Dans le cadre de la gestion principale des fournisseurs, les services de comptabilité fournisseurs doivent travailler en étroite collaboration avec les achats pour contrôler les nouveaux fournisseurs, tenir à jour une liste de fournisseurs et négocier les meilleurs tarifs. Lorsque les LOB demandent de nouveaux travaux, le service des achats devrait intervenir en tant que conseiller et non en tant que preneur de commandes. Avec une liste de fournisseurs approuvés sur laquelle les achats et le service des achats sont d'accord, ils peuvent mieux répondre aux besoins de l'entreprise.

2. Améliorer le traitement des exceptions en établissant des priorités.

Toutes les situations concernant les fournisseurs ne sont pas égales. Certaines requièrent une attention immédiate parce que ce que le fournisseur offre est fondamental pour les activités de l'entreprise et que le paiement peut être en retard. D'autres fournisseurs offrent des produits et services périphériques ou moins essentiels.

La hiérarchisation des fournisseurs en fonction de l'urgence vous permet d'aménager votre calendrier de paiement si nécessaire, dans l'intérêt de la poursuite de l'activité de l'entreprise.

3. numériser les factures dès la première étape du processus.

La numérisation du processus de comptabilité fournisseurs peut entraîner une augmentation de l'efficacité et une réduction de la dépendance au papier - jusqu'à 90 %, comme nous l'avons vu dans notre travail avec New England Document Systems. Ce même travail a également démontré un autre avantage de la transformation numérique de la comptabilité fournisseurs : des économies de coûts de près de 70 %.

Les systèmes numériques offrent un traitement plus rapide et une intégration plus simple avec les autres équipes. Les équipes AP peuvent tirer parti d'une combinaison de capture basée sur le web et d'extraction automatisée d'informations pour devenir véritablement rationalisées dans leur travail.

4. Améliorer la précision du traitement des factures.

L'amélioration de la précision du traitement des factures dépend de la définition des champs de formulaire requis et critiques, et de l'automatisation des systèmes pour traiter des volumes plus importants de factures.

Les bons outils offrent des avantages substantiels en matière de réduction des erreurs de traitement, en tirant des enseignements de la réception passée de documents critiques, en identifiant les champs clés et en permettant l'extraction automatisée pour les travaux ultérieurs. Le résultat est une augmentation de la précision et de la gouvernance en plaçant l'équipe des comptes fournisseurs dans le rôle de superviseurs du processus de capture des documents, plutôt que de le subir.

Lorsqu'elle travaille avec un grand nombre de fournisseurs, la société de marketing événementiel EWI Worldwide avait besoin d'une précision totale dans son processus complexe de comptes fournisseurs. Grâce à la bonne suite de solutions, EWI Worldwide a pu accroître son efficacité et réduire les délais de traitement, tout en améliorant l'accessibilité des documents.

5. Établir une politique de suivi.

Même s'il est agréable de sortir les documents, il est important d'assurer un suivi. En établissant une politique de suivi basée sur le type et l'urgence de la communication, vous pouvez éviter les retards pour les documents critiques.

En particulier lorsqu'il s'agit de factures en attente, les rappels de suivi automatisés sont un moyen fantastique de s'assurer que l'activité n'est pas interrompue et que toutes les parties concernées sont satisfaites.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont vous pouvez rationaliser les comptes fournisseurs ?

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Les entreprises ont besoin d'équipes de comptes fournisseurs efficaces et fiables pour se développer. À l'ère du numérique, et avec un large éventail de systèmes hérités profondément intégrés, les équipes de comptabilité fournisseurs sont confrontées à de nouveaux obstacles qui nécessitent de nouvelles solutions.

Mais avec la bonne science de l'imagerie et la bonne technologie de capture, les comptes fournisseurs seront transformés en un vecteur de croissance.