Entendendo a importância do gerenciamento de registros

O gerenciamento de registros é um elemento crucial de uma empresa bem-sucedida, independentemente do setor. Ainda assim, muitas empresas não reconhecem sua importância.

O que é gerenciamento de registros?

Também chamado de gerenciamento de informações de registros, gerenciamento de registros é o processo de supervisão e administração de registros impressos e digitais. Esse processo continua durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de registros, que abrange a produção, o recebimento, a manutenção, o uso e o descarte de informações.

Os registros que estão sendo gerenciados variam de setor para setor, mas podem incluir:

Esses registros devem ser organizados de acordo com um sistema de classificação que permita fácil acesso, seja no local ou fora dele ou, melhor ainda, digitalmente na nuvem. Independentemente de como os registros são mantidos, o objetivo principal do gerenciamento de registros é manter as informações necessárias organizadas e prontas, tanto para operações internas eficientes quanto para o caso de uma auditoria de conformidade.

Benefícios do gerenciamento de registros

Reduzir a desordem e os custos de armazenamento
Parte do gerenciamento adequado de registros envolve o descarte de informações que expiraram, ou seja, que não são mais úteis ou necessárias.

As agências governamentais estão sujeitas às agendas de retenção de registros do governo local, que descrevem por quanto tempo documentos específicos precisam ser retidos e, quando aplicável, como devem ser descartados.

Mesmo que você não trabalhe para uma agência governamental, ainda assim precisa estar atento ao gerenciamento de registros. Por exemplo, o IRS recomenda que as empresas mantivessem registros fiscais por sete anos, pois eles podem ser necessários em determinadas circunstâncias. Extratos de contas bancárias e de cartões de crédito, cheques cancelados e registros de RH também têm um prazo de validade de sete anos, e os registros de impostos sobre o trabalho são mantidos por quatro anos.

As organizações que não conseguem se livrar de documentos desnecessários enfrentam um acúmulo interminável de informações, que precisam ser armazenadas em algum lugar. Isso pode significar um número crescente de armários de arquivos, aumentando a desordem do escritório e os custos de armazenamento.

O descarte adequado de registros ajudará a resolver parte desse problema, garantindo que você mantenha apenas os registros de que realmente precisa. A digitalização ajuda você no restante do caminho, liberando um espaço de escritório de valor inestimável.

Acesso rápido e fácil às informações
Nada prejudica mais a produtividade do que ter de procurar informações ou documentos. No entanto, as pessoas gastam cerca de uma semana procurando papéis e itens perdidos todos os anos.

O gerenciamento de registros visa a evitar esse problema, primeiro eliminando documentos desnecessários, para que haja menos trabalho de classificação, e também indexando e organizando os registros que vieram para ficar. Os funcionários devem poder acessar rapidamente as informações de que precisam, reduzindo os tempos de pesquisa que reduzem a produtividade e desviam a atenção do trabalho real em andamento.

A digitalização de documentos em um sistema de gerenciamento de documentos digitais aumenta ainda mais a eficiência, permitindo acessar, compartilhar e atualizar dados remotamente com apenas alguns cliques.

Aderir à conformidade normativa
Como mencionado acima, os governos locais exigem que determinados setores mantenham certos tipos de registros por um período específico, conforme descrito em seus cronogramas de retenção de registros. As leis e normas federais, como a Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) e a Fair and Accurate Credit Transactions Act of 2003 (FACTA), tornam ainda mais crucial o gerenciamento adequado de registros.

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As organizações que não aderirem a essas regulamentações podem enfrentar penalidades financeiras caras ou até mesmo ações legais. O gerenciamento rigoroso de registros é a única maneira de garantir a conformidade normativa e evitar essas consequências potencialmente incapacitantes.

Proteger informações importantes
Independentemente de a sua organização estar ou não sujeita a normas de conformidade, a proteção de ativos importantes da empresa e de informações confidenciais é essencial para a sua capacidade de funcionar a longo prazo. Roubos, desastres naturais, erros humanos e deterioração da qualidade dos documentos são ameaças à integridade dos seus registros.

Embora algumas empresas optem por minimizar essas ameaças armazenando documentos em papel em uma instalação de armazenamento protegida fora do local, a melhor e única maneira de evitar a perda de dados é eliminar o papel, armazenando os registros na nuvem. Muitos sistemas de gerenciamento de registros digitais permitem até mesmo definir restrições específicas, de modo que somente o pessoal autorizado possa acessar ou atualizar documentos confidenciais.

Poupe tempo e dinheiro
O gerenciamento de registros exige muito tempo e dinheiro, requerendo espaço de armazenamento, materiais de impressão e pessoal para arquivar e manter os documentos. É claro que o tempo e o dinheiro necessários só aumentam quando o gerenciamento de registros não é bem feito, e a equipe precisa procurar ou até mesmo substituir registros perdidos.

Um sistema de gerenciamento de registros digitais economiza essas despesas ao eliminar os recursos associados à impressão, organização, armazenamento e manutenção de documentos. O aumento da eficiência que vem com esse sistema reduz ainda mais os custos.

Controlar o crescimento dos registros
O processo de implementação do gerenciamento de registros após tê-lo negligenciado pode exigir muito trabalho inicial, dependendo do grau de desordem e do tempo de acúmulo dos registros. No entanto, depois que você tiver um plano de gerenciamento de documentos em vigor, não deverá ter problemas para manter os documentos sob controle.

Sempre que um novo registro for criado, você deverá ter em mãos o conhecimento ou os recursos necessários para decidir se ele precisa ser mantido. Se não for o caso, você pode descartá-lo adequadamente para evitar o aumento desnecessário de seus registros; se for o caso, você tem um sistema para organizá-lo logicamente, garantindo fácil acesso no futuro.

Aumentar a motivação dos funcionários
Se os funcionários se deparam constantemente com registros desorganizados ou perdidos que atrasam ou até mesmo bloqueiam seus fluxos de trabalho, eles rapidamente ficarão frustrados. Em vez disso, a energia que deveria ser destinada ao trabalho é usada para resolver problemas que não deveriam existir. Embora não seja quantificável, esse ambiente de trabalho ruim certamente afetará a motivação dos funcionários.

Por outro lado, os funcionários que conseguem terminar o trabalho com eficiência, sem nenhum bloqueio, se sentirão fortalecidos por suas realizações e ansiosos para continuar. A diferença entre essas duas situações está no gerenciamento eficaz de registros.

Como melhorar o gerenciamento de registros

1. Monitore as regulamentações federais e os cronogramas de retenção de documentos
Sua organização deve estar ciente de toda e qualquer regulamentação federal que se aplique ao seu trabalho. Monitore-as regularmente para garantir que você permaneça em conformidade com todas as atualizações que forem feitas.

Os governos locais também podem emitir atualizações para seus cronogramas de retenção de documentos, portanto, verifique os cronogramas do seu estado com frequência.

Se nenhuma dessas políticas se aplicar à sua empresa, agora é o momento de fazer algumas pesquisas, estabelecer práticas recomendadas para diferentes tipos de documentos e fazer um plano.

2. Descarte documentos expirados
Depois de estar ciente de quaisquer regulamentações ou práticas recomendadas que você precisa seguir, a primeira etapa é descartar os documentos desnecessários. Lembre-se de que o governo regulamenta como determinados tipos de registros são descartados. Por exemplo, após o período de retenção estabelecido, o Estado de Washington exige que os hospitais públicos destruam as imagens de diagnóstico, mas que transfiram os registros de maternidade para os Arquivos do Estado de Washington para avaliação posterior.

Descartar os registros que não são necessários facilitará muito a organização do que restou.

3. Digitalize tudo
Embora seja possível manter um sistema eficaz de gerenciamento de registros no local ou em armazenamento externo, a digitalização de registros está se tornando a norma - e por um bom motivo. O armazenamento de registros na nuvem permite que sua organização:

• Reduza a desordem do escritório.
• Minimize os custos associados à impressão, ao armazenamento e à manutenção de documentos.
• Proteja as informações contra ameaças como roubo, desastres naturais, erro humano e deterioração da qualidade dos documentos.
• Acesse, compartilhe e atualize registros remotamente, acelerando os fluxos de trabalho e capacitando-o a tomar decisões inteligentes com base em dados atualizados.

O desafio, portanto, não é tanto decidir como avançar com o gerenciamento de registros, mas sim decidir qual tecnologia usar para isso.

>Leia estudos de caso de gerenciamento de registros

O Alaris IN2 Ecosystem é particularmente adequado para essa tarefa, com uma variedade de scanners e software para facilitar a implementação e a manutenção do gerenciamento de registros. Os recursos do Alaris que beneficiam diretamente o gerenciamento de registros incluem:

• Seleção inteligente de trabalhos: Configure vários trabalhos com definições exclusivas usando folhas de patch, economizando tempo na configuração do trabalho.
• Nitidez de imagem e definição de caracteres excepcionais: A tecnologia de imagem correta, como a Alaris Perfect Page , torna a leitura de OCR e de código de barras mais precisa, requer menos correção de dados e entrada manual e agiliza a entrega automatizada de dados aos aplicativos.
• Tecnologia sem fio: Os Scanners funcionam sem fio dentro da infraestrutura e dos aplicativos existentes, tornando a integração simples e rápida.
• Usabilidade: Você não estará melhorando a eficiência do gerenciamento de registros se a sua equipe não conseguir descobrir como usar a nova tecnologia. Felizmente, os scanners da Kodak Alaris apresentam telas sensíveis ao toque fáceis de usar e podem ser configurados para digitalização com um toque. Alguns scanners, como o Alaris S2060w, oferecem até mesmo conectividade sem fio com dispositivos móveis.
• Sorting: A preparação de documentos para digitalização pode levar muito mais tempo do que a própria digitalização. Os scanners da Kodak reduzem sua carga de trabalho pré e pós-digitalização separando folhas de patches, isolando documentos como carteiras de motorista e certificados de ações e tarefas semelhantes.
• Proteção de documentos em quatro camadas: Isso inclui vários recursos diferentes. A detecção de comprimento protege contra papéis presos ou sobrepostos (o que faz com que apareçam como um documento longo); a detecção ultrassônica de documentos duplos garante que apenas um documento entre no Scanner por vez; a proteção inteligente de documentos "escuta" sons de amassados, interrompendo o trabalho a tempo de proteger o documento; e a detecção de metal evita que clipes e grampos não percebidos interrompam o processo ou arranhem o vidro do Scanner.
• Leitura inteligente de código de barras: A leitura de código de barras permite digitalizar documentos para o lugar certo ou integrá-los a processos comerciais específicos. Os mais novos scanners da Kodak capturam uma versão de alta resolução dos códigos de barras, garantindo que eles possam ser lidos corretamente para que a entrada manual de dados não seja necessária.
• Impressão inteligente: O endereçamento de imagens, a contagem de patches e a indexação ajudam a rastrear dados em sistemas comerciais, automatizando tarefas e aumentando a eficiência.

Seja para abrir um novo negócio ou para tomar a iniciativa com sua organização atual, agora é a hora de colocar seus registros em ordem. Visite nosso site ou contate-nos diretamente para saber mais sobre como o Alaris IN2 Ecosystem pode ajudar a melhorar o gerenciamento de registros!