Comprendre l'importance de la gestion des documents

La gestion des documents est un élément crucial de la réussite d'une entreprise, quel que soit son secteur d'activité. Pourtant, de nombreuses entreprises ne reconnaissent pas son importance.

Qu'est-ce que la gestion des documents ?

Aussi appelée gestion de l'information sur les documents, records management est le processus de supervision et d'administration des documents papier et numériques. Ce processus se poursuit tout au long du cycle de vie de la gestion des documents, qui couvre la production, la réception, la maintenance, l'utilisation et l'élimination des informations.

Les documents gérés varient d'un secteur à l'autre, mais peuvent inclure :

Ces documents doivent être organisés selon un système de classification qui en facilite l'accès, Ces documents doivent être organisés selon un système de classification qui en facilite l'accès, que ce soit sur site ou hors site ou, mieux encore, sous forme numérique dans le nuage. Quel que soit le mode de conservation des documents, l'objectif premier de la gestion des documents est de conserver les informations nécessaires organisées et à portée de main, à la fois pour des opérations internes efficaces et en cas d'audit de conformité.

Avantages de la gestion des documents

Réduire le désordre et les coûts de stockage
Une bonne gestion des documents implique notamment l'élimination des informations périmées, c'est-à-dire celles qui ne sont plus utiles ou nécessaires.

Les agences gouvernementales sont soumises aux calendriers de conservation des documents des autorités locales, qui indiquent la durée de conservation de certains documents et, le cas échéant, la manière dont ils doivent être éliminés.

Même si vous ne travaillez pas pour une agence gouvernementale, vous devez tout de même vous occuper de la gestion de vos documents. Par exemple, l'IRS recommande aux entreprises de conserver les documents fiscaux pendant sept ans, car ils peuvent être nécessaires dans certaines circonstances. Les relevés de comptes bancaires et de cartes de crédit, les chèques annulés et les dossiers de ressources humaines ont également une durée de conservation de sept ans, tandis que les dossiers de taxe sur l'emploi sont conservés pendant quatre ans. Les organisations qui ne se débarrassent pas des documents inutiles sont confrontées à une accumulation sans fin d'informations, qui doivent être conservées quelque part, ce qui peut se traduire par un nombre croissant d'armoires à dossiers, ajoutant à la fois à l'encombrement du bureau et aux coûts d'entreposage. La numérisation vous permet de faire le reste du chemin en libérant un espace de bureau inestimable.

Accéder à l'information rapidement et facilement
Rien ne nuit plus à la productivité que le fait de devoir chercher des informations ou des documents. Pourtant, chaque année, les gens passent environ une semaine à chercher des papiers et des articles perdus.

La gestion des documents vise à prévenir ce problème, d'abord en éliminant les documents inutiles, de sorte que vous ayez moins de choses à trier, mais aussi en indexant et en organisant les documents qui sont là pour durer. Le personnel doit pouvoir accéder rapidement aux informations dont il a besoin, en réduisant les temps de recherche qui réduisent la productivité et détournent l'attention du véritable travail à accomplir.

La numérisation des documents dans un système de gestion des documents numériques augmente encore l'efficacité, en vous permettant d'accéder aux données, de les partager et de les mettre à jour à distance en quelques clics.

Adhérer à la conformité réglementaire
Comme nous l'avons mentionné plus haut, les gouvernements locaux exigent que certaines industries conservent certains types de documents pendant une période de temps spécifique, comme indiqué dans leurs calendriers de conservation des documents. Les lois et réglementations fédérales telles que la Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) et la Fair and Accurate Credit Transactions Act of 2003 (FACTA) rendent la bonne gestion des documents encore plus cruciale.

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Les organisations qui ne respectent pas ces réglementations peuvent s'exposer à des pénalités financières coûteuses, voire à des poursuites judiciaires. Une gestion stricte des documents est le seul moyen de garantir la conformité réglementaire et d'éviter ces conséquences potentiellement désastreuses.

Protéger les informations importantes
Que votre organisation soit ou non soumise à des réglementations de conformité, la protection des actifs importants de l'entreprise et des informations confidentielles est essentielle pour votre capacité à fonctionner à long terme. Le vol, les catastrophes naturelles, l'erreur humaine et la détérioration de la qualité des documents sont autant de menaces pour l'intégrité de vos dossiers.

Bien que certaines entreprises choisissent de minimiser ces menaces en stockant les documents papier dans une installation de stockage hors site protégée, le meilleur et le seul moyen de prévenir la perte de données est de passer au zéro papier en stockant les dossiers dans le nuage. De nombreux systèmes de gestion des documents numériques vous permettent même de définir des restrictions spécifiques, de sorte que seul le personnel autorisé puisse accéder aux documents sensibles ou les mettre à jour.

Économiser de l'argent et du temps
La gestion des documents prend beaucoup de temps et d'argent, car elle nécessite de l'espace de stockage, du matériel d'impression et du personnel pour classer et conserver les documents. Bien entendu, le temps et l'argent nécessaires ne font qu'augmenter lorsque la gestion des documents n'est pas bien faite et que le personnel doit rechercher ou même remplacer les documents perdus.

Un système de gestion des documents numériques vous permet d'économiser ces dépenses en éliminant les ressources associées à l'impression, à l'organisation, au stockage et à la maintenance des documents. L'efficacité accrue d'un tel système ne fait que réduire davantage les coûts.

Contrôler la croissance des documents
Le processus de mise en œuvre de la gestion des documents après l'avoir négligée peut nécessiter beaucoup de travail au départ, selon le degré de désordre et la durée de l'accumulation des documents. Cependant, une fois que vous aurez mis en place un plan de gestion des documents, vous n'aurez aucun mal à contrôler vos documents.

Chaque fois qu'un nouveau document est créé, vous devriez disposer des connaissances ou des ressources nécessaires pour décider s'il doit être conservé. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez vous en débarrasser correctement pour éviter d'augmenter inutilement vos dossiers ; si c'est le cas, vous avez un système en place pour l'organiser logiquement, ce qui vous permettra d'y accéder facilement à l'avenir.

Stimuler la motivation des employés
Si les employés sont constamment confrontés à des dossiers désorganisés ou perdus qui ralentissent ou même bloquent leur flux de travail, ils deviendront rapidement frustrés. L'énergie qui devrait être consacrée au travail sert plutôt à résoudre des problèmes qui ne devraient pas exister. Bien qu'il ne soit pas quantifiable, ce mauvais environnement de travail affectera certainement la motivation des employés.

En revanche, les employés qui peuvent terminer leur travail efficacement sans aucun blocage se sentiront valorisés par leurs accomplissements et auront envie de continuer. La différence entre ces deux situations réside dans une gestion efficace des documents.

Comment améliorer la gestion des documents

1. Surveillez les règlements fédéraux et les calendriers de conservation des documents
Votre organisation devrait connaître tous les règlements fédéraux qui s'appliquent à votre travail. Les gouvernements locaux peuvent également publier des mises à jour de leurs calendriers de conservation des documents ; vérifiez donc fréquemment les calendriers de votre État.

Si aucune de ces politiques ne s'applique à votre entreprise, il est temps de faire des recherches, d'établir des pratiques exemplaires pour différents types de documents et d'élaborer un plan.

2. Éliminer les documents périmés
Une fois que vous connaissez les règlements ou les pratiques exemplaires que vous devez suivre, la première étape consiste à éliminer les documents inutiles. N'oubliez pas que le gouvernement réglemente la manière dont certains types de documents sont éliminés. Par exemple, après la période de conservation établie, l'État de Washington exige que les hôpitaux publics détruisent les images de diagnostic, mais qu'ils transfèrent les registres de maternité aux archives de l'État de Washington pour une évaluation ultérieure.

En vous débarrassant des documents dont vous n'avez pas besoin, vous faciliterez l'organisation de ce qui reste.

3. Numérisez tout
Bien qu'il soit possible de maintenir un système de gestion des documents efficace sur place ou dans un lieu de stockage hors site, la numérisation des documents devient la norme, et ce pour de bonnes raisons. Le stockage des documents dans le nuage permet à votre organisation de :

• Réduire l'encombrement du bureau.
• Minimiser les coûts associés à l'impression, au stockage et à la maintenance des documents.
• Protéger l'information contre les menaces telles que le vol, les catastrophes naturelles, l'erreur humaine et la détérioration de la qualité des documents.
• Accéder aux documents, les partager et les mettre à jour à distance, ce qui accélère les flux de travail et vous permet de prendre des décisions intelligentes fondées sur des données à jour.

Le défi n'est donc pas tant de décider comment aller de l'avant avec la gestion des documents que de décider quelle technologie utiliser pour le faire.

Lire les études de cas sur la gestion des documents

Le Alaris IN2 Ecosystem est particulièrement adapté à cette tâche, avec une variété de scanners et logiciels pour faciliter la mise en œuvre et la maintenance de la gestion des documents. Les fonctionnalités d'Alaris qui profitent directement à la gestion des documents comprennent :

• Sélection intelligente des travaux : Configurez plusieurs travaux avec des paramètres uniques à l'aide de feuilles de patch, ce qui permet de gagner du temps sur la configuration des travaux.
• Clarté d'image et définition de caractères exceptionnelles : la bonne technologie d'imagerie, telle que Alaris Perfect Page rend la lecture OCR et des codes-barres plus précise, nécessite moins de correction de données et de saisie manuelle et rationalise la livraison automatisée des données aux applications.
• Technologie sans fil : les scanners fonctionnent sans fil au sein de votre infrastructure et de vos applications existantes, ce qui rend l'intégration simple et rapide.
• Utilisabilité : vous n'améliorerez pas l'efficacité de votre gestion des documents si votre équipe ne parvient pas à comprendre comment utiliser la nouvelle technologie. Heureusement, les scanners d'Alaris sont dotés d'écrans tactiles conviviaux et peuvent être configurés pour la numérisation à une touche. Certains scanners, comme l'Alaris S2060w, offrent même une connectivité sans fil aux appareils mobiles.
• Tri : La préparation des documents à numériser peut prendre beaucoup plus de temps que la numérisation elle-même. Les scanners Kodak réduisent votre charge de travail avant et après la numérisation en séparant les feuilles de patch, en isolant les documents tels que les permis de conduire et les certificats d'actions, ainsi que d'autres tâches similaires.
• Protection des documents à quatre couches : cette fonction comprend plusieurs capacités différentes. La détection de longueur empêche les papiers de se coincer ou de se chevaucher (ce qui les fait apparaître comme un seul long document) ; la détection ultrasonique de double document garantit qu'un seul document entre dans le scanner à la fois ; la protection intelligente des documents " écoute " les bruits de froissement, arrêtant le travail à temps pour protéger le document ; et la détection du métal empêche les trombones et les agrafes oubliés de perturber le processus ou de rayer la vitre du scanner.
• Lecture intelligente de codes-barres : la lecture de codes-barres vous permet de numériser des documents au bon endroit ou de les intégrer à des processus métier spécifiques. Les scanners Kodak les plus récents capturent une version haute résolution des codes-barres, garantissant leur lecture correcte afin d'éviter la saisie manuelle des données.
• Impression intelligente : l'adressage d'images, le comptage de patchs et l'indexation permettent de suivre les données dans les systèmes d'entreprise, d'automatiser les tâches et d'accroître l'efficacité.

Que vous ouvriez une nouvelle entreprise ou que vous preniez l'initiative avec votre organisation actuelle, le moment est venu de mettre de l'ordre dans vos dossiers. Visitez notre site ou contactez-nous directement pour en savoir plus sur la façon dont l'écosystème Alaris IN2 peut vous aider à améliorer la gestion des documents!