Aufzeichnungsmanagement ist ein entscheidendes Element eines erfolgreichen Unternehmens, unabhängig von der Branche. Dennoch verkennen viele Unternehmen seine Bedeutung.

Was ist Records Management?

Auch als Records Information Management bezeichnet, ist Records Management der Prozess der Überwachung und Verwaltung von Papier- und digitalen Unterlagen. Dieser Prozess erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus des Records Management, der die Produktion, den Erhalt, die Pflege, die Nutzung und die Entsorgung von Informationen umfasst.

Die zu verwaltenden Unterlagen sind von Branche zu Branche unterschiedlich, können aber Folgendes umfassen:

  • Papier- und elektronische Akten
  • Memos
  • Protokolle
  • Berichte
  • Verträge
  • Belege
  • E-Mails
  • Briefe
  • Faxe
  • Social Media
  • Instant Message Logs
  • Fotos
  • Videos
  • Spreadsheets
  • Pläne und Karten
  • Datenbankeinträge
  • Forschungsdaten
  • Politik- und Briefing-Papiere

Diese Einträge sollten nach einem Klassifizierungssystem organisiert werden, das einen einfachen Zugriff ermöglicht, entweder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens oder, besser noch, digital in der Cloud. Unabhängig davon, wie die Unterlagen aufbewahrt werden, besteht das Hauptziel des Records Management darin, die notwendigen Informationen organisiert und griffbereit zu halten, sowohl für effiziente interne Abläufe als auch für den Fall eines Compliance-Audits.

Vorteile des Records Management

Verringerung von Unordnung und Lagerkosten
Zu einem ordnungsgemäßen Records Management gehört auch die Entsorgung von Informationen, deren Gültigkeit abgelaufen ist, d. h. die nicht mehr nützlich oder notwendig sind.

Regierungsbehörden unterliegen den lokalen Aufbewahrungsplänen, in denen festgelegt ist, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen und wie sie gegebenenfalls entsorgt werden sollten.

Aber auch wenn Sie nicht für eine Regierungsbehörde arbeiten, müssen Sie sich um die Verwaltung Ihrer Unterlagen kümmern. So empfiehlt die IRS beispielsweise, dass Unternehmen Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren, da sie unter bestimmten Umständen erforderlich sein können. Bankkonten- und Kreditkartenabrechnungen, entwertete Schecks und Personalunterlagen haben ebenfalls eine Haltbarkeit von sieben Jahren, während Unterlagen zur Lohnsteuer vier Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Organisationen, die es versäumen, unnötige Dokumente loszuwerden, sehen sich mit einer nicht enden wollenden Ansammlung von Informationen konfrontiert, die irgendwo untergebracht werden müssen. Das kann eine wachsende Zahl von Aktenschränken bedeuten, die sowohl das Bürochaos als auch die Lagerkosten in die Höhe treiben.

Eine ordnungsgemäße Aktenentsorgung hilft bei einem Teil dieses Problems, indem sie sicherstellt, dass Sie nur die Unterlagen aufbewahren, die Sie wirklich benötigen. Die Digitalisierung hilft Ihnen, den Rest des Weges zu bewältigen, indem sie wertvollen Büroraum freisetzt.

Schneller und einfacher Zugriff auf Informationen
Nichts schadet der Produktivität mehr, als wenn man nach Informationen oder Dokumenten suchen muss. Dennoch verbringen Menschen jedes Jahr etwa eine Woche mit der Suche nach verlorenen Papieren und Gegenständen.

Das Aktenmanagement zielt darauf ab, diesem Problem vorzubeugen, indem zum einen unnötige Dokumente beseitigt werden, so dass Sie weniger zu sortieren haben, und zum anderen die Unterlagen, die bleiben sollen, indexiert und organisiert werden. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen, um Suchzeiten zu reduzieren, die die Produktivität beeinträchtigen und von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Das Einscannen von Dokumenten in ein digitales Dokumentenverwaltungssystem steigert die Effizienz noch weiter, da Sie mit wenigen Klicks aus der Ferne auf die Daten zugreifen, sie gemeinsam nutzen und aktualisieren können.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wie bereits erwähnt, verlangen die lokalen Behörden, dass bestimmte Branchen bestimmte Arten von Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, wie in ihren Aufbewahrungsplänen dargelegt. Bundesgesetze und -verordnungen wie der Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) und der Fair and Accurate Credit Transactions Act of 2003 (FACTA) machen eine ordnungsgemäße Aktenführung noch wichtiger.

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Organisationen, die sich nicht an diese Vorschriften halten, müssen mit kostspieligen finanziellen Strafen oder sogar rechtlichen Schritten rechnen. Eine strenge Aktenverwaltung ist die einzige Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und diese potenziell lähmenden Folgen zu vermeiden.

Schützen Sie wichtige Informationen
Ob Ihr Unternehmen den Vorschriften unterliegt oder nicht, der Schutz wichtiger Unternehmensressourcen und vertraulicher Informationen ist für Ihre langfristige Funktionsfähigkeit unerlässlich. Diebstahl, Naturkatastrophen, menschliches Versagen und eine sich verschlechternde Dokumentenqualität sind allesamt Bedrohungen für die Integrität Ihrer Unterlagen.

Während einige Unternehmen diese Bedrohungen minimieren, indem sie Papierdokumente in einem geschützten externen Lager aufbewahren, ist die beste und einzige Möglichkeit, Datenverluste zu verhindern, die papierlose Speicherung von Unterlagen in der Cloud. Viele digitale Aktenverwaltungssysteme ermöglichen es Ihnen sogar, bestimmte Einschränkungen festzulegen, so dass nur befugte Mitarbeiter auf sensible Dokumente zugreifen oder diese aktualisieren können.

Geld und Zeit sparen
Die Aktenverwaltung erfordert viel Zeit und Geld, da Lagerraum, Druckmaterial und Personal für die Ablage und Pflege von Dokumenten benötigt werden. Der Zeit- und Kostenaufwand erhöht sich natürlich nur, wenn die Aktenverwaltung nicht gut gehandhabt wird und die Mitarbeiter nach verlorenen Unterlagen suchen oder diese sogar ersetzen müssen.

Ein digitales Aktenverwaltungssystem spart Ihnen diese Kosten, da die mit dem Drucken, Organisieren, Speichern und Pflegen von Dokumenten verbundenen Ressourcen wegfallen. Die erhöhte Effizienz, die ein solches System mit sich bringt, senkt die Kosten nur noch weiter.

Kontrolle des Aktenwachstums
Die Einführung einer Aktenverwaltung, die vernachlässigt wurde, kann viel Vorarbeit erfordern, je nachdem, wie groß die Unordnung ist und wie lange sich bereits Akten angesammelt haben. Sobald Sie jedoch einen Plan für die Verwaltung von Unterlagen aufgestellt haben, sollten Sie keine Probleme mehr haben, Ihre Dokumente unter Kontrolle zu halten.

Wenn eine neue Akte angelegt wird, sollten Sie über das nötige Wissen oder die Ressourcen verfügen, um entscheiden zu können, ob sie beibehalten werden muss. Ist dies nicht der Fall, können Sie sie ordnungsgemäß entsorgen, um eine unnötige Vermehrung der Unterlagen zu vermeiden; ist dies der Fall, verfügen Sie über ein System, mit dem Sie sie logisch organisieren können, so dass sie in Zukunft leicht zugänglich sind.

Motivation der Mitarbeiter steigern
Wenn Mitarbeiter ständig mit ungeordneten oder verlorenen Unterlagen konfrontiert sind, die ihre Arbeitsabläufe verlangsamen oder sogar blockieren, werden sie schnell frustriert. Energie, die eigentlich in die Arbeit fließen sollte, wird stattdessen in die Lösung von Problemen gesteckt, die gar nicht existieren dürften. Dieses schlechte Arbeitsumfeld ist zwar nicht messbar, wirkt sich aber mit Sicherheit auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Auf der anderen Seite fühlen sich Mitarbeiter, die ihre Arbeit effizient und ohne Blockaden erledigen können, durch ihre Leistungen gestärkt und wollen weitermachen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Situationen liegt in einer effektiven Dokumentenverwaltung.

Wie man die Dokumentenverwaltung verbessern kann

1. Überwachen Sie Bundesverordnungen und Aufbewahrungsfristen
Ihre Organisation sollte sich aller Bundesverordnungen bewusst sein, die für Ihre Arbeit gelten. Überwachen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie alle Aktualisierungen einhalten.

Lokale Behörden können ebenfalls Aktualisierungen ihrer Zeitpläne für die Aufbewahrung von Dokumenten herausgeben, überprüfen Sie also regelmäßig die Zeitpläne Ihres Staates.

Wenn keine dieser Richtlinien auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist es jetzt an der Zeit, Nachforschungen anzustellen, bewährte Praktiken für verschiedene Dokumententypen festzulegen und einen Plan zu erstellen.

2. Entsorgen Sie abgelaufene Dokumente
Wenn Sie sich über alle Vorschriften oder bewährten Praktiken im Klaren sind, die Sie befolgen müssen, besteht Ihr erster Schritt darin, unnötige Dokumente zu entsorgen. Denken Sie daran, dass die Regierung vorschreibt, wie bestimmte Arten von Unterlagen zu entsorgen sind. So schreibt der Staat Washington zum Beispiel vor, dass öffentliche Krankenhäuser nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist diagnostische Bilder vernichten, aber Mutterschaftsregister zur weiteren Bewertung an das Staatsarchiv von Washington übergeben müssen.

Wenn Sie nicht benötigte Unterlagen entsorgen, wird die Organisation der verbleibenden Unterlagen viel einfacher.

3. Digitalisieren Sie alles
Es ist zwar möglich, ein effektives Aktenverwaltungssystem vor Ort oder in einem externen Lager zu unterhalten, doch die Digitalisierung von Unterlagen wird immer mehr zur Norm - und das aus gutem Grund. Durch die Speicherung von Unterlagen in der Cloud kann Ihr Unternehmen:

  • Bürokram reduzieren.
  • Kosten für das Drucken, Speichern und Verwalten von Dokumenten minimieren.
  • Informationen vor Bedrohungen wie Diebstahl, Naturkatastrophen, menschlichem Versagen und nachlassender Dokumentenqualität schützen.
  • Zugriff, gemeinsame Nutzung und Aktualisierung von Datensätzen aus der Ferne, Beschleunigung von Arbeitsabläufen und Ermöglichung intelligenter Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten.

Die Herausforderung besteht also nicht so sehr in der Entscheidung, wie die Verwaltung von Dokumenten vorangebracht werden soll, sondern vielmehr in der Entscheidung, welche Technologie dafür verwendet werden soll.

>Lesen Sie Fallstudien zum Thema Records Management

Das Alaris IN2 Ecosystem eignet sich besonders gut für diese Aufgabe, da es eine Vielzahl von Scannern und Software-Lösungen, die die Implementierung und Pflege des Aktenmanagements erleichtern. Zu den Funktionen von Alaris, die sich direkt auf das Records Management auswirken, gehören:

  • Intelligente Jobauswahl: Konfigurieren Sie mehrere Aufträge mit eindeutigen Einstellungen mithilfe von Patch Sheets und sparen Sie so Zeit bei der Auftragseinrichtung.
  • Hervorragende Bildklarheit und Zeichenschärfe: Die richtige Bildgebungstechnologie wie Alaris Perfect Page macht OCR- und Barcode-Lesung genauer, erfordert weniger Datenkorrekturen und manuelle Eingaben und rationalisiert die automatische Datenübermittlung an Anwendungen.
  • Kabellose Technologie: Scanner funktionieren kabellos innerhalb Ihrer bestehenden Infrastruktur und Anwendungen, was die Integration einfach und schnell macht.
  • Benutzerfreundlichkeit: Sie werden die Effizienz Ihrer Aktenverwaltung nicht verbessern, wenn Ihr Team nicht weiß, wie es die neue Technologie nutzen soll. Glücklicherweise verfügen die Scanner von Alaris über benutzerfreundliche Touchscreens und können für One-Touch-Scanning konfiguriert werden. Bestimmte Scanner, wie der Alaris S2060w, bieten sogar eine drahtlose Verbindung zu mobilen Geräten.
  • Sortieren: Die Vorbereitung von Dokumenten für das Scannen kann viel länger dauern als das Scannen selbst. Kodak Scanner reduzieren Ihren Arbeitsaufwand vor und nach dem Scannen, indem sie Patch-Sheets aussortieren, Dokumente wie Führerscheine und Aktienzertifikate isolieren und ähnliche Aufgaben übernehmen.
  • Vierschichtiger Dokumentenschutz: Dazu gehören mehrere verschiedene Funktionen. Längenerkennung schützt davor, dass Papiere stecken bleiben oder sich überlappen (was dazu führt, dass sie als ein langes Dokument erscheinen); Ultraschall-Doppeldokumentenerkennung stellt sicher, dass jeweils nur ein Dokument in den Scanner gelangt; intelligenter Dokumentenschutz "lauscht" auf Knittergeräusche und hält den Auftrag rechtzeitig an, um das Dokument zu schützen; und Metallerkennung verhindert, dass übersehene Büroklammern und Heftklammern den Prozess stören oder das Scannerglas zerkratzen.
  • Intelligentes Lesen von Barcodes: Das Scannen von Barcodes ermöglicht es Ihnen, Dokumente an die richtige Stelle zu scannen oder sie in bestimmte Geschäftsprozesse zu integrieren. Die neuesten Kodak Scanner erfassen eine hochauflösende Version von Barcodes und stellen sicher, dass diese korrekt gelesen werden können, so dass eine manuelle Dateneingabe nicht erforderlich ist.
  • Intelligentes Drucken: Bildadressierung, Fleckenzählung und Indexierung helfen bei der Nachverfolgung von Daten in Geschäftssystemen, automatisieren Aufgaben und steigern die Effizienz.

Ob Sie ein neues Unternehmen eröffnen oder die Initiative für Ihr bestehendes Unternehmen ergreifen, jetzt ist es an der Zeit, Ihre Unterlagen in Ordnung zu bringen. Besuchen Sie unsere Website oder kontaktieren Sie uns direkt, um mehr darüber zu erfahren, wie das Alaris IN2 Ecosystem zur Verbesserung des Records Management beitragen kann!