Acceda al portal de socios
La gestión de archivos es un elemento crucial para el éxito de una empresa, independientemente del sector al que pertenezca. Sin embargo, muchas empresas no reconocen su importancia.
¿Qué es la gestión de archivos?
También conocida como gestión de información de archivos, gestión de archivos es el proceso de supervisar y administrar archivos en papel y digitales. Este proceso continúa a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de registros, que abarca la producción, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de la información.
Los documentos que se gestionan varían de un sector a otro, pero pueden incluir:
|
|
Beneficios de la gestión de registros
Reducir el desorden y los costes de almacenamiento
Una parte de la gestión adecuada de registros implica deshacerse de la información que ha caducado, es decir, que ya no es útil o necesaria.
Los organismos públicos están sujetos a las normas de conservación de documentos de las administraciones locales, que establecen durante cuánto tiempo deben conservarse determinados documentos y, en su caso, cómo deben desecharse.
Aunque no trabaje para un organismo público, debe estar al tanto de la gestión de sus documentos. Por ejemplo, el IRS recomienda que las empresas conserven los registros fiscales durante siete años, ya que pueden ser necesarios en determinadas circunstancias. Los extractos de cuentas bancarias y tarjetas de crédito, los cheques cancelados y los registros de recursos humanos también tienen una vida útil de siete años, mientras que los registros de impuestos sobre el trabajo se quedan en cuatro años.
Las organizaciones que no consiguen deshacerse de los documentos innecesarios se enfrentan a una acumulación interminable de información, que tiene que vivir en algún lugar. Esto puede suponer un número cada vez mayor de archivadores, lo que aumenta tanto el desorden de la oficina como los costes de almacenamiento.
Una eliminación adecuada de los registros le ayudará a solucionar parte de este problema al garantizar que sólo conserva los registros que realmente necesita. La digitalización le ayudará a liberar un valioso espacio de oficina.
Acceda a la información de forma rápida y sencilla
No hay nada que afecte más a la productividad que tener que buscar información o documentos. Sin embargo, cada año, la gente dedica aproximadamente una semana a buscar papeles y objetos perdidos.
La gestión de archivos pretende evitar este problema, en primer lugar, eliminando los documentos innecesarios, de modo que haya menos que clasificar, y también indexando y organizando los archivos que han llegado para quedarse. El personal debe poder acceder rápidamente a la información que necesita, reduciendo los tiempos de búsqueda que merman la productividad y distraen del trabajo real.
La digitalización de documentos en un sistema de gestión de documentos digitales aumenta aún más la eficiencia, ya que le permite acceder a los datos, compartirlos y actualizarlos de forma remota con sólo unos clics.
Adherirse al cumplimiento de la normativa
Como se mencionó anteriormente, los gobiernos locales exigen que determinadas industrias mantengan ciertos tipos de registros durante un período de tiempo específico, como se indica en sus calendarios de retención de registros. Leyes y normativas federales como Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) y Fair and Accurate Credit Transactions Act of 2003 (FACTA) hacen que la gestión adecuada de los registros sea aún más crucial.
Obtenga más información sobre cómo elegir el escáner de documentos adecuado para el sector sanitario
Las organizaciones que no cumplan estas normativas pueden enfrentarse a costosas sanciones económicas o incluso a acciones legales. Una gestión estricta de los registros es la única forma de garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar estas consecuencias potencialmente devastadoras.
Proteja la información importante
Independientemente de que su organización esté o no sujeta a la normativa de cumplimiento, proteger los activos importantes de la empresa y la información confidencial es esencial para su capacidad de funcionar a largo plazo. El robo, los desastres naturales, los errores humanos y el deterioro de la calidad de los documentos son amenazas para la integridad de sus registros.
Aunque algunas empresas optan por minimizar estas amenazas almacenando los documentos en papel en un almacén externo protegido, la mejor y única forma de evitar la pérdida de datos es prescindir del papel almacenando los registros en la nube. Muchos sistemas de gestión de registros digitales permiten incluso establecer restricciones específicas, de modo que sólo el personal autorizado pueda acceder a los documentos confidenciales o actualizarlos.
Ahorre tiempo y dinero
La gestión de registros requiere mucho tiempo y dinero, ya que requiere espacio de almacenamiento, materiales de impresión y personal para archivar y mantener los documentos. Por supuesto, el tiempo y el dinero necesarios sólo aumentan cuando la gestión de archivos no se gestiona bien, y el personal debe buscar o incluso reemplazar archivos perdidos.
Un sistema de gestión de archivos digitales le ahorra estos gastos al eliminar los recursos asociados a la impresión, organización, almacenamiento y mantenimiento de documentos. La mayor eficiencia que conlleva un sistema de este tipo reduce aún más los costes.
Controlar el crecimiento de los registros
El proceso de implementar la gestión de registros después de haberla descuidado puede requerir mucho trabajo inicial, dependiendo del grado de desorden y del tiempo que lleven acumulándose los registros. Sin embargo, una vez que haya puesto en marcha un plan de gestión de archivos, no debería tener problemas para mantener sus documentos bajo control.
Cada vez que se cree un nuevo archivo, debería tener a mano los conocimientos o recursos necesarios para decidir si es necesario mantenerlo. Si no es necesario, puede deshacerse de él de forma adecuada para evitar un crecimiento innecesario de sus registros; si lo es, dispondrá de un sistema para organizarlo de forma lógica, garantizando un fácil acceso en el futuro.
Aumentar la motivación de los empleados
Si los empleados se enfrentan constantemente a registros desorganizados o perdidos que ralentizan o incluso bloquean sus flujos de trabajo, se frustrarán rápidamente. La energía que deberían dedicar al trabajo se emplea en resolver problemas que no deberían existir. Aunque no es cuantificable, este entorno de trabajo deficiente sin duda afectará a la motivación de los empleados.
Por otro lado, los empleados que pueden terminar el trabajo de forma eficiente sin ningún bloqueo se sentirán fortalecidos por sus logros y con ganas de seguir adelante. La diferencia entre estas dos situaciones radica en una gestión eficaz de los registros.
Cómo mejorar la gestión de registros
1. Supervise las normativas federales y los calendarios de conservación de documentos
Su organización debe conocer todas y cada una de las normativas federales que se aplican a su trabajo. Supervíselas con regularidad para asegurarse de que sigue cumpliendo cualquier actualización que se realice.
Los gobiernos locales también pueden publicar actualizaciones de sus calendarios de retención de documentos, así que compruebe los calendarios de su estado con frecuencia.
Si ninguna de estas políticas se aplica a su empresa, ahora es el momento de investigar, establecer las mejores prácticas para los diferentes tipos de documentos y elaborar un plan.
2. Deseche los documentos caducados
Una vez que conozca las normativas o las mejores prácticas que debe seguir, el primer paso es deshacerse de los documentos innecesarios. Tenga en cuenta que el gobierno regula cómo se desechan ciertos tipos de registros. Por ejemplo, tras el periodo de conservación establecido, el Estado de Washington exige que los hospitales públicos destruyan las imágenes de diagnóstico, pero que transfieran los registros de maternidad a los Archivos del Estado de Washington para su posterior valoración.
Deshacerse de los registros que no necesita hará que organizar lo que queda sea mucho más fácil.
3. Digitalice todo
Aunque es posible mantener un sistema eficaz de gestión de registros in situ o en un almacén externo, la digitalización de registros se está convirtiendo en la norma, y por una buena razón. El almacenamiento de registros en la nube permite a su organización:
- Reducir el desorden en la oficina.
- Minimizar los costes asociados a la impresión, el almacenamiento y el mantenimiento de documentos.
- Proteger la información de amenazas como el robo, los desastres naturales, los errores humanos y el deterioro de la calidad de los documentos.
- Acceda, comparta y actualice registros de forma remota, acelerando los flujos de trabajo y permitiéndole tomar decisiones inteligentes basadas en datos actualizados.
El reto, por tanto, no es tanto decidir cómo avanzar en la gestión de registros como decidir qué tecnología utilizar para hacerlo.
Lea casos prácticos de gestión de registros
El Ecosistema IN2 de Alaris es especialmente adecuado para esta tarea, con una variedad de escaners y software para facilitar la implantación y el mantenimiento de la gestión de registros. Entre las funciones de Alaris que benefician directamente a la gestión de registros se incluyen:
- Intelligent job select: Configure múltiples trabajos con ajustes únicos mediante hojas de parches, ahorrando tiempo en la configuración de trabajos.
- Excelente claridad de imagen y definición de caracteres: La tecnología de imagen adecuada, como Alaris Perfect Page hace que el OCR y la lectura de códigos de barras sean más precisos, requiere menos corrección de datos e introducción manual y agiliza la entrega automatizada de datos a las aplicaciones.
- Tecnología inalámbrica: los escáneres funcionan de forma inalámbrica dentro de su infraestructura y aplicaciones existentes, lo que hace que la integración sea sencilla y rápida.
- Usabilidad: no mejorará la eficiencia de su gestión de registros si su equipo no sabe cómo utilizar la nueva tecnología. Afortunadamente, los escáneres de Alaris cuentan con pantallas táctiles fáciles de usar y se pueden configurar para escaneado con una sola pulsación. Algunos escáneres, como el Alaris S2060w, ofrecen incluso conectividad inalámbrica con dispositivos móviles.
- Clasificación: Preparar los documentos para escanearlos puede llevar mucho más tiempo que el propio escaneado. Los escáneres Kodak reducen la carga de trabajo previa y posterior al escaneado separando las hojas de parche, aislando documentos como permisos de conducir y certificados de acciones, y tareas similares.
- Protección de documentos de cuatro capas: Esto incluye varias capacidades diferentes. Detección de longitud protege contra los papeles que se atascan o se superponen (lo que hace que aparezcan como un documento largo); detección ultrasónica de doble documento garantiza que sólo entre un documento a la vez en el escáner; protección inteligente de documentos "escucha" los sonidos de arrugamiento, deteniendo el trabajo a tiempo para proteger el documento; y detección de metal evita que los clips y grapas pasados por alto interrumpan el proceso o rayen el cristal del escáner.
- Lectura inteligente de códigos de barras: la lectura de códigos de barras permite escanear documentos al lugar adecuado o integrarlos en procesos empresariales específicos. Los escáneres Kodak más recientes capturan una versión de alta resolución de los códigos de barras, garantizando su correcta lectura para que no sea necesaria la introducción manual de datos.
- Impresión inteligente: el direccionamiento de imágenes, el recuento de parches y la indexación ayudan a realizar un seguimiento de los datos en los sistemas empresariales, automatizando las tareas y aumentando la eficiencia.
Independientemente de si va a abrir un nuevo negocio o está tomando la iniciativa con su organización actual, ahora es el momento de poner en orden sus registros. Visite nuestro sitio o contáctenos directamente para obtener más información sobre cómo Alaris IN2 Ecosystem puede ayudarle a mejorar la gestión de registros
.
