Perfil do cliente

Ascentas, a primeira empresa de gerenciamento de documentos totalmente baseada na nuvem do Reino Unido, fornece uma variedade de serviços, incluindo digitalização de documentos, gerenciamento de registros e trituração segura, para organizações em todo o Reino Unido e na Europa. A empresa é o primeiro bureau da Europa a aproveitar o poder dos scanners Kodak, do software KODAK Capture Pro e da plataforma Microsoft Azure para capturar mais de um milhão de imagens por mês em nome de sua base de clientes.

O Desafio

Uma decisão estratégica de encerrar seu serviço legado de armazenamento de documentos impressos e fazer a transição para um modelo de armazenamento de dados totalmente digital levou a Ascentas a investir em novos scanners de produção. A empresa havia se afastado com sucesso de uma infraestrutura de TI tradicional no local, virtualizado todos os seus servidores e adotado uma estratégia que priorizava a nuvem. Aproveitando a plataforma Azure, os processos de negócios e o armazenamento de dados da empresa foram roteados diretamente para a nuvem.

"Sempre usamos scanners da Kodak Alaris, mas até esse momento, os volumes de digitalização não eram particularmente altos. No entanto, depois de tomarmos a decisão de transformar nossos negócios, precisávamos investir em Scanners de produção de alto volume para lidar com um aumento drástico no rendimento", explicou o CEO Anthony Rose. "Mais importante ainda, precisávamos de uma solução completa de ponta a ponta que nos permitisse digitalizar diretamente para a nuvem", acrescentou.

Solução

Ascentas investiu em um Kodak Scanner i5650S e três Scanner KODAK i4650, bem como no Software KODAK i5650S Scanner. Projetados para aumentar a produtividade e reduzir os custos, os dois modelos são capazes de processar lotes de documentos de diferentes tamanhos, pesos e tipos, produzindo sempre imagens digitais de alta qualidade. Projetado para funcionar perfeitamente com qualquer Scanner Kodak, o Software KODAK Capture Pro oferece recursos inteligentes que aumentam a produtividade e melhoram a eficiência.

Para atender ao requisito de fornecer os dados digitalizados diretamente aos serviços de nuvem do Azure, os Serviços Profissionais da Kodak Alaris forneceram experiência adicional, personalizando o software e os scanners para atender aos requisitos exclusivos da Ascentas.

Benefícios

Ascentas está economizando tempo e custos graças a recursos avançados, como a classificação automática durante o processo de digitalização, que elimina possíveis erros e desperdício de tempo, a capacidade de reutilizar folhas de patch classificadas e separar documentos de alimentação múltipla e identificá-los com mais facilidade.

"A preparação de documentos para digitalização pode consumir muito tempo, por isso é importante para nós que o processo de digitalização em si seja rápido, mas sem comprometer a qualidade", disse Anthony. "Os Scanners de produção processam aproximadamente um milhão de imagens por mês. A qualidade da imagem é inigualável e o número de novas digitalizações necessárias é mínimo.

" Além da Tecnologia Perfect Page, que otimiza o processo de captura de imagens e garante uma qualidade de imagem incomparável, os scanners também contam com tecnologia avançada, incluindo Intelligent Document Protection, que usa sensores ultrassônicos para "ouvir" problemas e interromper imediatamente o processo de digitalização antes que ocorram atolamentos ou alimentações incorretas; detecção de metal, que evita que grampos e clipes de papel esquecidos arranhem o vidro do scanner; e detecção de documento duplo, que garante que apenas um documento entre no scanner por vez.

"Removemos muitos gargalos, economizando tempo e dinheiro. Não precisamos mais nos preocupar com grampos ou clipes de papel que não foram removidos durante a fase de preparação e que podem danificar o vidro do Scanner, por exemplo, e o Scanner coleta ordenadamente as folhas separadoras de remendos que podemos reutilizar", disse Anthony. "Quando uma caixa está pronta para ser digitalizada, isso pode ser feito muito rapidamente e enviado instantaneamente para a nuvem. A capacidade do Software de reconhecer documentos coloridos tem sido um grande valor agregado. Anteriormente, teríamos que separar os documentos coloridos dos mono, interromper a digitalização e alterar a configuração da máquina. Agora, podemos alternar automaticamente entre colorido e mono, o que tem sido extremamente vantajoso", disse Anthony.

A estratégia da empresa de transferir seus aplicativos de negócios para a nuvem proporcionou muitos benefícios comerciais, como a eliminação da necessidade de pagar por espaço de armazenamento físico, a capacidade de dimensionar o consumo conforme necessário, a redução das despesas operacionais em termos de compra e manutenção de servidores físicos, bem como a garantia de alta disponibilidade e a redução do risco de perda de dados.

"Sem servidores físicos no local, era essencial que a solução fornecida estivesse pronta para a nuvem e permitisse que nossos operadores de digitalização capturassem, indexassem e verificassem a qualidade dos dados digitalizados sem problemas. Tivemos alguns pequenos problemas iniciais que foram rapidamente resolvidos pela equipe da Kodak Alaris e estamos muito satisfeitos por sermos o primeiro cliente na Europa a aproveitar o poder do software Capture Pro na nuvem", comentou Anthony: "O suporte que recebemos tem sido excelente. Não houve problemas ou tempo de inatividade, os Scanners são fáceis de usar e manter, e nossos operadores podem facilmente substituir consumíveis e peças." É importante ressaltar que a solução oferece à Ascentas a capacidade de crescer ainda mais. "Estamos sempre buscando crescer e, com a configuração atual, podemos simplesmente instalar um novo PC e começar a trabalhar muito rapidamente. Sabemos que podemos confiar nos Scanners Kodak e procuraremos aumentar a frota quando precisarmos aumentar ainda mais nossa capacidade", concluiu Anthony.

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