Profil du client

Ascentas, la première société britannique de gestion de documents entièrement basée sur le cloud, fournit une gamme de services comprenant la numérisation de documents, la gestion de dossiers et le déchiquetage sécurisé, à des organisations à travers le Royaume-Uni et l'Europe. La société est le premier bureau en Europe à exploiter la puissance des scanners Kodak, du logiciel Kodak Capture Pro et de la plateforme Microsoft Azure, pour capturer plus d'un million d'images chaque mois pour le compte de sa clientèle.

Le défi

Une décision stratégique de cesser son ancien service de stockage de documents papier, et de faire la transition vers un modèle de stockage de données entièrement numérique, a incité Ascentas à investir dans de nouveaux scanners de production. L'entreprise s'était éloignée avec succès d'une infrastructure informatique traditionnelle sur site, avait virtualisé tous ses serveurs et adopté une stratégie "cloud-first". En s'appuyant sur la plateforme Azure, les processus métier et le stockage des données de l'entreprise ont été directement acheminés vers le cloud.

"Nous avions toujours utilisé des scanners de Kodak Alaris, mais jusqu'à présent, les volumes de numérisation n'étaient pas particulièrement élevés. Cependant, ayant pris la décision de transformer notre entreprise, nous devions investir dans des scanners de production à haut volume pour faire face à une augmentation spectaculaire du débit", a expliqué le PDG Anthony Rose. " Plus important encore, nous avions besoin d'une solution complète de bout en bout qui nous permettrait de numériser directement vers le cloud ", a-t-il ajouté.

Solution

Ascentas a investi dans un Kodak Scanner i5650S et trois Kodak Scanners i4650, ainsi que Kodak Logiciel Capture Pro. Conçus pour accroître la productivité et réduire les coûts, ces deux modèles permettent de traiter des lots de documents de tailles, de poids et de types différents, produisant à chaque fois des images numériques de haute qualité. Conçu pour fonctionner en toute transparence avec n'importe quel scanner Kodak, le Logiciel Capture Pro de Kodak, offre des fonctionnalités intelligentes qui augmentent la productivité et améliorent l'efficacité.

Pour répondre à l'exigence de fournir les données numérisées directement aux services cloud Azure, les services professionnels de Kodak Alaris ont fourni une expertise supplémentaire, en personnalisant le logiciel et les scanners pour prendre en charge les exigences uniques d'Ascentas.

Bénéfices

Ascentas réalise des économies de temps et d'argent grâce à des fonctionnalités avancées telles que le tri automatisé pendant le processus de numérisation, qui élimine les erreurs potentielles et les pertes de temps, la possibilité de réutiliser les feuilles de patch triées et de séparer les documents à alimentation multiple et de les identifier plus facilement.

"La préparation des documents à numériser peut prendre beaucoup de temps, il est donc important pour nous que le processus de numérisation lui-même soit rapide, mais sans compromis sur la qualité", a déclaré Anthony. "Les scanners de production traitent environ un million d'images par mois. La qualité de l'image est inégalée et le nombre de rescans nécessaires est minime.

" Outre la technologie Perfect Page, qui optimise le processus de capture d'image et garantit une qualité d'image inégalée, les scanners sont également dotés de technologies avancées, notamment la protection intelligente des documents, qui utilise des capteurs à ultrasons pour " écouter " les problèmes et interrompre immédiatement le processus de numérisation avant les bourrages ou les erreurs d'alimentation ; la détection du métal, qui empêche les agrafes et les trombones oubliés de rayer la vitre du scanner ; et la détection de double document, qui garantit qu'un seul document entre dans le scanner à la fois.

"Nous avons supprimé de nombreux goulets d'étranglement, ce qui nous permet de gagner du temps et de l'argent. Nous n'avons plus à nous soucier des agrafes ou des trombones non retirés lors de la phase de préparation, qui risquent d'endommager la vitre du scanner, par exemple, et le scanner collecte proprement les feuilles de séparation des patchs, que nous pouvons ensuite réutiliser", explique Anthony.

Le temps de préparation a été considérablement réduit. "Lorsqu'une boîte est prête à être numérisée, elle peut l'être très rapidement et être envoyée instantanément sur le cloud. La capacité du Logiciel à reconnaître les documents en couleur a été une énorme valeur ajoutée. Auparavant, nous devions séparer les documents couleur et les documents mono, arrêter la numérisation et modifier la configuration de la machine, alors que maintenant nous pouvons passer automatiquement de la couleur au mono, ce qui est extrêmement avantageux", a déclaré Anthony.

La stratégie de l'entreprise consistant à transférer ses applications professionnelles vers le cloud a apporté de nombreux avantages : suppression de l'obligation de payer un espace de stockage physique, possibilité d'adapter la consommation en fonction des besoins, réduction des dépenses d'exploitation liées à l'achat et à la maintenance de serveurs physiques, garantie d'une haute disponibilité et réduction du risque de perte de données.

"En l'absence de serveurs physiques sur site, il était essentiel que la solution fournie soit prête pour le cloud et permette à nos opérateurs de numérisation de capturer, d'indexer et de contrôler la qualité des données numérisées de manière transparente. Nous avons rencontré quelques petits problèmes de démarrage qui ont été rapidement résolus par l'équipe Kodak Alaris et nous sommes ravis d'être le premier client en Europe à exploiter la puissance du logiciel Kodak Capture Pro dans le cloud ", a commenté Anthony.

Anthony poursuit : "L'assistance que nous avons reçue a été superbe. Il n'y a pas eu de problèmes ou de temps d'arrêt, les scanners sont faciles à utiliser et à entretenir, et nos opérateurs peuvent facilement remplacer les consommables et les pièces." Plus important encore, la solution offre à Ascentas la possibilité de poursuivre sa croissance. "Nous cherchons toujours à nous développer et, avec la configuration actuelle, il nous suffit d'installer un nouveau PC pour être opérationnels très rapidement. Nous savons que nous pouvons compter sur les Kodak Scanners, et nous chercherons à compléter le parc lorsque nous aurons besoin d'augmenter nos capacités", conclut Anthony.

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