Perfil del cliente

Ascentas, la primera empresa de gestión documental del Reino Unido totalmente basada en la nube, ofrece una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen el escaneado de documentos, la gestión de archivos y la destrucción segura, a organizaciones de todo el Reino Unido y Europa. La empresa es la primera oficina de Europa que aprovecha la potencia de los escáneres Kodak, el software Capture Pro de Kodak y la plataforma Microsoft Azure, para capturar más de un millón de imágenes al mes en nombre de su base de clientes.

El reto

Una decisión estratégica de poner fin a su servicio heredado de almacenamiento de documentos en papel, y hacer la transición a un modelo de almacenamiento de datos totalmente digital, impulsó a Ascentas a invertir en nuevos escáneres de producción. La empresa había abandonado con éxito la infraestructura tradicional de TI local, había virtualizado todos sus servidores y había adoptado una estrategia basada en la nube. Aprovechando la plataforma Azure, los procesos empresariales y el almacenamiento de datos de la empresa se dirigieron directamente a la nube.

"Siempre habíamos utilizado escáneres de Kodak Alaris, pero hasta ese momento los volúmenes de escaneado no eran especialmente elevados. Sin embargo, tras tomar la decisión de transformar nuestro negocio, necesitábamos invertir en escáneres de producción de gran volumen para hacer frente a un aumento drástico del rendimiento", explicó el director general Anthony Rose. "Y lo que es más importante, necesitábamos una solución integral completa que nos permitiera escanear directamente a la nube", añadió.

Solución

Ascentas invirtió en un Kodak i5650S Scanner y tres Kodak i4650 Scanner, así como en Kodak Capture Pro Software. Diseñados para aumentar la productividad y reducir costes, ambos modelos trabajan por lotes, manejando fácilmente documentos de diferentes tamaños, pesos y tipos, produciendo siempre imágenes digitales de alta calidad. Diseñado para trabajar sin problemas con cualquier Scanner Kodak, Kodak Capture Pro Software, proporciona capacidades inteligentes que aumentan la productividad y mejoran la eficiencia.

Con el fin de abordar el requisito de entregar los datos escaneados directamente a los servicios en la nube Azure, Kodak Alaris Professional Services proporcionó experiencia adicional, personalizando el software y los escáneres para apoyar los requisitos únicos de Ascentas.

Beneficios

Ascentas está obteniendo ahorros de tiempo y costes gracias a funciones avanzadas como la clasificación automatizada durante el proceso de escaneado, que elimina posibles errores y pérdidas de tiempo, la capacidad de reutilizar hojas de parche clasificadas y separar documentos de alimentación múltiple e identificarlos más fácilmente.

"Preparar documentos para digitalizarlos puede llevar mucho tiempo, por lo que para nosotros es importante que el proceso de escaneado en sí sea rápido pero sin comprometer la calidad", afirma Anthony. "Los escáneres de producción producen aproximadamente un millón de imágenes al mes. La calidad de imagen es insuperable y el número de reexploraciones necesarias es mínimo".

"Además de la tecnología Perfect Page, que optimiza el proceso de captura de imágenes y garantiza una calidad de imagen inigualable, los escáneres también cuentan con tecnología avanzada, como la protección inteligente de documentos, que utiliza sensores ultrasónicos para "escuchar" los problemas y detener inmediatamente el proceso de escaneado antes de que se produzcan atascos o errores de alimentación; la detección de metales, que evita que las grapas y clips olvidados rayen el cristal del escáner; y la detección de documentos dobles, que garantiza que sólo entre en el escáner un documento cada vez.

"Hemos eliminado muchos cuellos de botella, ahorrando tiempo y dinero. Ya no tenemos que preocuparnos, por ejemplo, de que las grapas o los clips no retirados durante la fase de preparación dañen el cristal del escáner, y el escáner recoge ordenadamente las hojas separadoras de parches que podemos reutilizar", afirma Anthony.

El tiempo de preparación se ha reducido drásticamente. "Cuando una caja está lista para ser digitalizada, puede hacerse muy rápidamente y enviarse al instante a la nube. La capacidad del Software para reconocer documentos en color ha sido un enorme valor añadido. Antes teníamos que separar los documentos en color de los monocromos, detener el escaneado y cambiar la configuración de la máquina; ahora podemos saltar automáticamente entre color y monocromo, lo que ha sido enormemente ventajoso", afirma Anthony.

La estrategia de la empresa de trasladar sus aplicaciones empresariales a la nube ha aportado muchas ventajas, desde la eliminación de la necesidad de pagar por espacio de almacenamiento físico hasta la capacidad de ampliar el consumo según sea necesario, pasando por la reducción de los gastos operativos en términos de adquisición y mantenimiento de servidores físicos, así como la garantía de una alta disponibilidad y la reducción del riesgo de pérdida de datos.

"Al no disponer de servidores físicos in situ, era esencial que la solución proporcionada estuviera preparada para la nube y permitiera a nuestros operadores de escaneado capturar, indexar y comprobar la calidad de los datos escaneados sin problemas. Tuvimos algunos pequeños problemas iniciales que fueron rápidamente resueltos por el equipo de Kodak Alaris y estamos encantados de ser el primer cliente en Europa en aprovechar la potencia de Kodak Capture Pro Software en la nube", comentó Anthony.

Anthony continuó: "El soporte que hemos recibido ha sido magnífico. No ha habido ningún problema ni tiempo de inactividad, los escáneres son fáciles de usar y mantener, y nuestros operarios pueden sustituir fácilmente los consumibles y las piezas." Y lo que es más importante, la solución ofrece a Ascentas capacidad para seguir creciendo. "Siempre estamos buscando crecer y con la configuración actual, podemos simplemente instalar un nuevo PC y estar en funcionamiento muy rápidamente. Sabemos que podemos confiar en los escáneres Kodak y buscaremos ampliar la flota cuando necesitemos aumentar aún más nuestra capacidad", concluyó Anthony.

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