Kundenprofil

Ascentas, das erste vollständig Cloud-basierte Unternehmen für Dokumentenmanagement in Großbritannien, bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, darunter das Scannen von Dokumenten, die Verwaltung von Unterlagen und die sichere Vernichtung von Dokumenten für Unternehmen in Großbritannien und Europa. Das Unternehmen ist das erste Büro in Europa, das die Leistung von Kodak Scannern, Kodak Capture Pro Software und der Microsoft Azure Plattform nutzt, um jeden Monat über eine Million Bilder für seinen Kundenstamm zu erfassen.

Die Herausforderung

Eine strategische Entscheidung, seinen alten Dokumentenspeicherservice in Papierform einzustellen und den Übergang zu einem vollständig digitalen Datenspeichermodell zu vollziehen, veranlasste Ascentas, in neue Produktionsscanner zu investieren. Das Unternehmen hatte sich erfolgreich von einer traditionellen IT-Infrastruktur vor Ort getrennt, alle Server virtualisiert und eine Cloud-first-Strategie eingeführt. Durch die Nutzung der Azure-Plattform wurden die Geschäftsprozesse und die Datenspeicherung des Unternehmens direkt in die Cloud verlagert.

"Wir hatten schon immer Scanner von Kodak Alaris verwendet, aber bis zu diesem Zeitpunkt war das Scanvolumen nicht besonders hoch. Nachdem wir jedoch die Entscheidung getroffen hatten, unser Geschäft umzugestalten, mussten wir in hochvolumige Produktionsscanner investieren, um einen drastischen Anstieg des Durchsatzes zu bewältigen", erklärte CEO Anthony Rose. "Wichtig war, dass wir eine komplette End-to-End-Lösung benötigten, mit der wir direkt in die Cloud scannen können", fügte er hinzu.

Lösung

Ascentas investierte in einen Kodak i5650S Scanner und drei Kodak i4650 Scanner sowie in die Kodak Capture Pro Software. Beide Modelle wurden entwickelt, um die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. Sie bewältigen Stapel von Dokumenten unterschiedlicher Größe, Gewicht und Art und liefern jedes Mal qualitativ hochwertige digitale Bilder. Die Kodak Capture Pro Software wurde für die nahtlose Zusammenarbeit mit allen Kodak Scannern entwickelt und bietet intelligente Funktionen, die die Produktivität und Effizienz steigern.

Um die Anforderung zu erfüllen, die gescannten Daten direkt an die Azure-Cloud-Services zu liefern, stellte Kodak Alaris Professional Services zusätzliches Fachwissen zur Verfügung und passte die Software und die Scanner an die speziellen Anforderungen von Ascentas an.

Vorteile

Ascentas erzielt Zeit- und Kosteneinsparungen dank fortschrittlicher Funktionen wie der automatischen Sortierung während des Scanvorgangs, die potenzielle Fehler und Zeitverschwendung vermeidet, sowie der Möglichkeit, sortierte Patch-Sheets wiederzuverwenden und Dokumente mit mehreren Einzügen zu trennen und leichter zu identifizieren.

"Die Vorbereitung der zu digitalisierenden Dokumente kann zeitaufwändig sein, daher ist es für uns wichtig, dass der Scanvorgang selbst schnell abläuft, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen", so Anthony. "Die Produktionsscanner verarbeiten jeden Monat etwa eine Million Bilder. Die Bildqualität ist unübertroffen, und die Anzahl der erforderlichen erneuten Scans ist minimal.

"Neben der Perfect Page-Technologie, die den Bilderfassungsprozess optimiert und eine unvergleichliche Bildqualität gewährleistet, verfügen die Scanner auch über fortschrittliche Technologien wie den intelligenten Dokumentenschutz, der mit Hilfe von Ultraschallsensoren auf Probleme achtet und den Scanvorgang sofort stoppt, bevor es zu Staus oder Fehleinzügen kommt; die Metallerkennung, die verhindert, dass vergessene Heftklammern und Büroklammern das Scannerglas zerkratzen; und die doppelte Dokumentenerkennung, die sicherstellt, dass jeweils nur ein Dokument in den Scanner gelangt.

"Wir haben viele Engpässe beseitigt und dadurch Zeit und Geld gespart. Wir müssen uns keine Sorgen mehr machen, dass Heft- oder Büroklammern, die während der Vorbereitungsphase nicht entfernt wurden, das Scannerglas beschädigen, und der Scanner sammelt die Trennblätter sauber ein, die wir dann wiederverwenden können", so Anthony.

Die Vorbereitungszeit hat sich drastisch verkürzt. "Wenn ein Karton digitalisiert werden soll, kann dies sehr schnell geschehen und sofort an die Cloud gesendet werden. Die Fähigkeit der Software, farbige Dokumente zu erkennen, ist ein enormer Zusatznutzen. Früher mussten wir Farb- und Schwarzweißdokumente trennen, den Scanvorgang unterbrechen und die Einstellungen des Geräts ändern, jetzt können wir automatisch zwischen Farbe und Schwarzweiß wechseln, was ein enormer Vorteil ist", so Anthony.

Die Strategie des Unternehmens, seine Geschäftsanwendungen in die Cloud zu verlagern, hat viele geschäftliche Vorteile mit sich gebracht: Es ist nicht mehr erforderlich, für physischen Speicherplatz zu bezahlen, der Verbrauch kann nach Bedarf skaliert werden, die Betriebskosten für den Kauf und die Wartung physischer Server werden gesenkt, und es wird eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet und das Risiko von Datenverlusten verringert.

"Da wir keine physischen Server vor Ort haben, war es von entscheidender Bedeutung, dass die bereitgestellte Lösung Cloud-fähig ist und es unseren Scannern ermöglicht, die gescannten Daten nahtlos zu erfassen, zu indizieren und auf ihre Qualität zu prüfen. Wir hatten ein paar kleinere Kinderkrankheiten, die vom Kodak Alaris Team schnell behoben wurden, und wir freuen uns, der erste Kunde in Europa zu sein, der die Leistungsfähigkeit der Kodak Capture Pro Software in der Cloud nutzen kann", so Anthony.

Anthony fuhr fort: "Der Support, den wir erhalten haben, war hervorragend. Es gab keine Probleme oder Ausfallzeiten, die Scanner sind einfach zu bedienen und zu warten, und unsere Mitarbeiter können Verbrauchsmaterialien und Teile problemlos austauschen." Wichtig ist, dass die Lösung Ascentas Kapazitäten für weiteres Wachstum bietet. "Wir wollen immer weiter wachsen, und mit dem aktuellen System können wir einfach einen neuen PC installieren und sehr schnell wieder einsatzbereit sein. Wir wissen, dass wir uns auf die Kodak Scanner verlassen können, und werden die Flotte erweitern, wenn wir unsere Kapazitäten weiter ausbauen müssen", so Anthony abschließend.

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