Perfil do cliente

O cliente é uma empreiteira multinacional japonesa de EPC (engenharia, aquisição e construção). A Astragraphia e a Kodak Alaris trabalharam com a organização para permitir que seus +/- 50 funcionários baseados no escritório da empresa em Jacarta, na Indonésia, transformassem digitalmente os fluxos de trabalho críticos de negócios.

Desafio

As informações relacionadas a finanças, administração geral e relatórios, análise de negócios e operações regulatórias/políticas da empresa eram criadas, processadas e armazenadas em formato de cópia impressa.

Os processos legados baseados em papel eram amplamente ineficientes e demorados. O volume de documentos em papel continuou a aumentar, tornando cada vez mais difícil para a equipe manter a produtividade. Os fluxos de trabalho se tornaram mais longos e repetitivos e, quando concluídos, cada nova transação tinha que ser arquivada, o que significava que mais espaço teria que ser dedicado ao armazenamento físico.

As informações críticas para os negócios permaneciam em formato de cópia impressa e, sem fluxos de trabalho digitais, se o acesso aos dados fosse necessário após os documentos terem sido inicialmente tratados e arquivados, a equipe tinha que recuperar fisicamente os arquivos do armazenamento, o que levava tempo, ainda mais se a papelada tivesse sido arquivada incorretamente. O processo de recuperação de documentos era ainda mais demorado porque os arquivos eram armazenados em dois locais: nas instalações de armazenamento da própria empresa e fora delas, nas instalações de um parceiro.

Para fins de conformidade, as principais informações financeiras precisam ser mantidas por um período de tempo obrigatório, o que significa que a demanda por armazenamento físico (e o custo associado) continuava a aumentar. A empresa estava procurando melhorar a forma como as informações eram gerenciadas em toda a organização, simplificar os processos e aprimorar os fluxos de trabalho para apoiar o crescimento dos negócios e, em particular, reduzir o tempo necessário para recuperar documentos em papel, especialmente os dados exigidos para fins de auditoria.

Solução

A Astragraphia recomendou que a empresa fizesse a transição de seu processo legado de gerenciamento e armazenamento de documentos impressos para um modelo de armazenamento de dados totalmente digital.

Como um provedor líder de BPO. A Astragraphia assumiu total responsabilidade pela transformação digital da organização. A empresa forneceu a tecnologia e a mão de obra necessárias para digitalizar novamente todos os documentos em papel existentes e criar um repositório centralizado de cópias eletrônicas para transformar digitalmente os fluxos de trabalho críticos da empresa.

O processo foi realizado usando os Kodak 3000 Scanners e o Kodak Capture Pro Software. Depois de capturados, os dados digitais foram classificados e indexados, e os arquivos legados foram classificados por tipo, categoria e data para facilitar o acesso futuro.

Benefícios

A transformação digital terá efeitos de longo alcance em toda a empresa. O serviço de digitalização reversa e a implementação de novos fluxos de trabalho digitais solucionaram todos os desafios de gerenciamento de documentos legados do cliente.

A digitalização reversa de documentos legados em papel e a possibilidade de digitalização de documentos futuros usando os scanners da Kodak Alaris melhoraram significativamente a disponibilidade de informações e permitiram que a organização fizesse mais em menos tempo. Os documentos agora podem ser monitorados digitalmente em toda a organização, e as pessoas podem acessar as informações em tempo real. O suporte da Astragraphia no descarte seguro de arquivos impressos após a digitalização também garantiu que a empresa permanecesse em conformidade com os padrões regulatórios.

No futuro, os documentos recebidos serão capturados no momento em que entrarem na organização, convertidos em dados acionáveis e carregados na nova plataforma de gerenciamento de conteúdo, tornando-os acessíveis ao pessoal da organização.

A Astragraphia aproveitou as velocidades rápidas, a confiabilidade e a excelente qualidade de imagem associadas aos scanners da Kodak Alaris para capturar, processar e gerenciar perfeitamente o processo de back-scanning. Os Scanners da série S3000 da Kodak apresentam telas sensíveis ao toque fáceis de usar e podem ser configurados para oferecer digitalização com um toque, permitindo que os operadores iniciem ou continuem automaticamente um processo comercial diretamente do dispositivo. O sofisticado software de captura garante a mais alta qualidade de imagem na primeira vez, todas as vezes, tornando a captura mais rápida, mais inteligente, mais segura e mais produtiva.

Ao migrar para um modelo de armazenamento de dados totalmente digital, o cliente obteve melhorias significativas em termos de acessibilidade, eficiência e economia de custos, além de maior agilidade e segurança aprimorada das informações.

O novo sistema de arquivamento digital oferece acesso contínuo e em tempo real às informações (por meio da rede do cliente). A equipe agora pode pesquisar e recuperar arquivos facilmente usando palavras-chave específicas, aumentando ainda mais a velocidade e a eficiência do processo de recuperação de documentos.

A tecnologia é fácil de usar e de se integrar aos fluxos de trabalho existentes, o que significa que pode ser adotada - e começar a produzir resultados - muito rapidamente. Além da economia significativa de tempo obtida com a eliminação da necessidade de pesquisar e recuperar informações manualmente, a empresa está percebendo uma economia substancial de custos em relação ao dinheiro gasto anteriormente com o armazenamento físico de documentos.

Sobre a Astragraphia
Como parceira da Digital Workspace na Indonésia, a Astragraphia se dedica a ajudar os clientes a desenvolver e executar estratégias de transformação digital para seus negócios. A Astragraphia pode fornecer uma consulta abrangente sobre como converter documentos impressos em dados digitais com a ajuda de hardware e software de assistência para determinar o que precisa ser preparado. começando com serviços de consulta, avaliação, design de solução, validação, apresentação de propostas e envios, contratação e operações de entrega.

A Astragraphia oferece uma variedade de soluções de serviços de imagem que podem ser adaptadas aos requisitos de negócios do cliente. Em parceria com a Kodak Alaris, a Astragraphia permite que as empresas se transformem digitalmente. Por meio de serviços integrados de geração de imagens de documentos, tecnologia de gerenciamento de informações de ponta, recursos de gerenciamento de documentos em softcopy e integração com a rede da Internet, além de dispositivos multifuncionais. Isso é consistente com o compromisso da Kodak Alaris em ajudar a Astragraphia a capacitar as empresas na Indonésia, para que elas estejam preparadas para abraçar a transformação digital como um parceiro.

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