Kundenprofil

Der Kunde ist ein japanischer multinationaler EPC-Auftragnehmer (Engineering, Procurement, Construction). Astragraphia und Kodak Alaris arbeiteten mit dem Unternehmen zusammen, um seinen rund 50 Mitarbeitern in der Niederlassung in Jakarta, Indonesien, die Möglichkeit zu geben, kritische Geschäftsabläufe digital zu transformieren.

Herausforderung

Informationen, die sich auf das Finanzwesen, die allgemeine Verwaltung und das Berichtswesen, die Geschäftsanalyse und die regulatorischen/politischen Abläufe des Unternehmens bezogen, wurden in Papierform erstellt, verarbeitet und gespeichert.

Die alten papierbasierten Prozesse waren weitgehend ineffizient und zeitaufwändig. Das Volumen der papierbasierten Dokumente nahm weiter zu, was es den Mitarbeitern zunehmend erschwerte, ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Die Arbeitsabläufe wurden immer länger und wiederholten sich, und nach Abschluss eines Vorgangs musste jeder neue Vorgang abgeheftet werden, was bedeutete, dass mehr Platz für die physische Ablage benötigt wurde.

Geschäftskritische Informationen blieben in Papierform erhalten, und da keine digitalen Arbeitsabläufe vorhanden waren, mussten die Mitarbeiter, wenn sie nach der Bearbeitung und Archivierung der Dokumente auf die Daten zugreifen wollten, die Dateien physisch aus dem Lager holen, was viel Zeit in Anspruch nahm, umso mehr, wenn die Unterlagen falsch abgelegt worden waren. Das Abrufen der Dokumente dauerte sogar noch länger, weil die Akten an zwei Orten aufbewahrt wurden - in der firmeneigenen Lagereinrichtung und extern bei einem Partner.

Aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften müssen wichtige Finanzinformationen für einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden, was bedeutete, dass der Bedarf an physischer Lagerung (und die damit verbundenen Kosten) weiter zunahm. Das Unternehmen wollte die Verwaltung von Informationen im gesamten Unternehmen verbessern, Prozesse rationalisieren und Arbeitsabläufe verbessern, um das Geschäftswachstum zu unterstützen und insbesondere die Zeit zu verkürzen, die benötigt wurde, um Papierdokumente abzurufen, insbesondere Daten, die für Audit-Zwecke benötigt wurden.

Lösung

Astragraphia empfahl dem Unternehmen, von der alten Dokumentenverwaltung und -speicherung in Papierform auf ein vollständig digitales Datenspeichermodell umzustellen.

Als führender BPO-Anbieter Astragraphia übernahm die volle Verantwortung für die digitale Transformation des Unternehmens. Das Unternehmen stellte die Technologie und das Personal zur Verfügung, um alle vorhandenen Papierdokumente zu scannen und ein zentrales Softcopy-Repository zu erstellen, um kritische Geschäftsabläufe digital zu transformieren.

Der Prozess wurde mit Kodak 3000 Scannern und Kodak Capture Pro Software durchgeführt. Nach der Erfassung wurden die digitalen Daten sortiert und indiziert, und die alten Dateien wurden nach Typ, Kategorie und Datum klassifiziert, um den künftigen Zugriff zu erleichtern.

Nutzen

Die digitale Transformation wird weitreichende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Der Backscanning-Service und die Implementierung neuer digitaler Arbeitsabläufe haben alle Herausforderungen des Kunden in Bezug auf das Dokumentenmanagement gelöst.

Durch das Backscanning von alten Papierdokumenten und die Digitalisierung künftiger Dokumente mit den Scannern von Kodak Alaris konnte die Verfügbarkeit von Informationen erheblich verbessert werden, so dass das Unternehmen mehr in kürzerer Zeit erledigen kann. Die Dokumente können nun unternehmensweit digital überwacht werden, und die Mitarbeiter können in Echtzeit auf die Informationen zugreifen. Durch die Unterstützung von Astragraphia bei der sicheren Entsorgung von Papierakten nach der Digitalisierung wurde außerdem sichergestellt, dass das Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhält.

Künftig werden eingehende Dokumente an dem Punkt erfasst, an dem sie in das Unternehmen gelangen, in verwertbare Daten umgewandelt und in die neue Content-Management-Plattform hochgeladen, so dass die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens darauf zugreifen können.

Astragraphia nutzte die hohen Geschwindigkeiten, die Zuverlässigkeit und die hervorragende Bildqualität, die mit Scannern von Kodak Alaris verbunden sind, um den Backscanning-Prozess nahtlos zu erfassen, zu verarbeiten und zu verwalten. Kodak Scanner der S3000 Serie sind mit benutzerfreundlichen Touchscreens ausgestattet und können so konfiguriert werden, dass sie One-Touch-Scanning bieten, so dass Bediener einen Geschäftsprozess direkt vom Gerät aus automatisch starten oder fortsetzen können. Die ausgefeilte Erfassungssoftware sorgt dafür, dass die Bilder jedes Mal in höchster Qualität erfasst werden, was die Erfassung schneller, intelligenter, sicherer und produktiver macht.

Durch die Umstellung auf ein vollständig digitales Datenspeichermodell konnte der Kunde erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Zugänglichkeit, Effizienz und Kosteneinsparungen erzielen und gleichzeitig die Flexibilität und Sicherheit der Informationen erhöhen.

Das neue digitale Ablagesystem bietet nahtlosen Echtzeit-Zugriff auf Informationen (über das Netzwerk des Kunden). Die Mitarbeiter können nun ganz einfach nach bestimmten Schlüsselwörtern suchen und Dateien abrufen, was die Geschwindigkeit und Effizienz des Dokumentenabrufs weiter erhöht.

Die Technologie ist einfach zu bedienen und in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren, so dass sie sehr schnell eingeführt werden kann - und erste Ergebnisse liefert. Abgesehen von der erheblichen Zeitersparnis, die durch den Wegfall der manuellen Suche und des Abrufs von Informationen erzielt wird, erzielt das Unternehmen eine erhebliche Kostenersparnis im Vergleich zu den Ausgaben, die zuvor für die physische Lagerung von Dokumenten getätigt wurden.

Über Astragraphia
Als Digital Workspace Partner in Indonesien unterstützt Astragraphia seine Kunden bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur digitalen Transformation ihrer Unternehmen. Astragraphia bietet eine umfassende Beratung zur Umwandlung von gedruckten Dokumenten in digitale Daten mit Hilfe von unterstützender Hard- und Software, um festzustellen, was aufbereitet werden muss. Angefangen bei der Beratung über die Bewertung, das Lösungsdesign, die Validierung, die Einreichung von Vorschlägen und Anträgen, die Auftragsvergabe bis hin zu den Auslieferungsvorgängen.

Astragraphia bietet eine Vielzahl von Imaging-Services-Lösungen, die auf die Geschäftsanforderungen des Kunden zugeschnitten werden können. Durch die Partnerschaft mit Kodak Alaris ermöglicht Astragraphia Unternehmen die digitale Transformation. Durch integrierte Document-Imaging-Services, modernste Informationsmanagement-Technologien, Softcopy-Dokumentenmanagement-Funktionen und die Integration mit dem Internet-Netzwerk können auch Multifunktionsgeräte eingesetzt werden. Dies steht im Einklang mit dem Engagement von Kodak Alaris, Astragraphia dabei zu helfen, Unternehmen in Indonesien zu unterstützen, so dass sie als Partner auf die digitale Transformation vorbereitet sind.

Kontaktieren Sie uns:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Sales : +65 3158 8922
Service und Support : +65 3158 8933
Email : askme@kodakalaris.com