Profil du client

Le client est une entreprise multinationale japonaise d'EPC (ingénierie, approvisionnement et construction). Astragraphia et Kodak Alaris ont travaillé avec l'organisation pour permettre à ses +/- 50 employés basés dans les bureaux de l'entreprise à Jakarta, en Indonésie, de transformer numériquement les flux de travail critiques.

Défi

Les informations relatives aux finances de l'entreprise, à l'administration générale et au reporting, à l'analyse commerciale et aux opérations réglementaires/politiques, étaient créées, traitées et stockées au format papier.

Les processus papier hérités étaient en grande partie inefficaces et fastidieux. Le volume de documents papier ne cessait d'augmenter, ce qui rendait le maintien de la productivité de plus en plus difficile pour le personnel. Les flux de travail devenaient plus longs et plus répétitifs et, une fois achevée, chaque nouvelle transaction devait être classée, ce qui signifiait qu'il fallait consacrer plus d'espace au stockage physique.

Les informations critiques pour l'entreprise restaient au format papier et, en l'absence de flux de travail numériques, si l'accès aux données était nécessaire après le traitement initial et l'archivage des documents, le personnel devait extraire physiquement les fichiers du stockage, ce qui prenait du temps, d'autant plus dans le cas où les documents avaient été mal classés. Le processus de récupération des documents était d'autant plus long que les dossiers étaient stockés à deux endroits : dans le propre centre de stockage de l'entreprise et sur le site d'un partenaire.

Pour des raisons de conformité, les informations financières clés doivent être conservées pendant une période de temps obligatoire, ce qui signifie que la demande de stockage physique (et le coût associé) a continué d'augmenter. La société cherchait à améliorer la gestion de l'information au sein de l'organisation, à rationaliser les processus et à améliorer les flux de travail pour soutenir la croissance de l'entreprise, et en particulier à réduire le temps nécessaire pour récupérer les documents papier, notamment les données requises à des fins d'audit.

Solution

Astragraphia a recommandé à la société de passer de son ancien processus de gestion et de stockage des documents papier à un modèle de stockage de données entièrement numérique.

En tant que fournisseur BPO de premier plan, Astragraphia a assumé l'entière responsabilité du projet. Astragraphia a assumé l'entière responsabilité de la transformation numérique de l'organisation. La société a fourni la technologie et la main-d'œuvre nécessaires pour numériser à rebours tous les documents papier existants et créer un référentiel centralisé de copies électroniques afin de transformer numériquement les flux de travail critiques de l'entreprise.

Le processus a été réalisé à l'aide de Kodak 3000 Scanners et du Kodak Logiciel Capture Pro. Une fois capturées, les données numériques ont été triées et indexées, et les fichiers hérités ont été classés par type, catégorie et date pour faciliter l'accès futur.

Bénéfices

La transformation numérique aura des effets considérables sur l'ensemble de l'entreprise. Le service de rétro-numérisation et la mise en œuvre de nouveaux flux de travail numériques ont permis de relever tous les défis du client en matière de gestion des documents existants.

La rétro-numérisation des anciens documents papier et la possibilité de numériser les futurs documents à l'aide des scanners de Kodak Alaris, ont considérablement amélioré la disponibilité des informations et permis à l'organisation d'en faire plus en moins de temps. Les documents peuvent désormais être contrôlés numériquement à l'échelle de l'organisation et les individus peuvent accéder aux informations en temps réel. À l'avenir, les documents entrants seront capturés au point d'entrée dans l'organisation, convertis en données exploitables et téléchargés dans la nouvelle plate-forme de gestion de contenu, ce qui les rendra accessibles au personnel de l'organisation.

Astragraphia a tiré parti des vitesses rapides, de la fiabilité et de la superbe qualité d'image associées aux scanners de Kodak Alaris pour capturer, traiter et gérer de manière transparente le processus de rétro-numérisation. Les Kodak Scanners de la Série S3000 sont dotés d'écrans tactiles conviviaux et peuvent être configurés pour offrir une numérisation à une touche, ce qui permet aux opérateurs de démarrer ou de poursuivre automatiquement un processus commercial directement à partir de l'appareil. Un logiciel de capture sophistiqué garantit la meilleure qualité d'image du premier coup, à chaque fois, rendant la capture plus rapide, plus intelligente, plus sûre et plus productive.

En migrant vers un modèle de stockage de données entièrement numérique, le client a réalisé des améliorations significatives en termes d'accessibilité, d'efficacité et d'économies, parallèlement à une agilité accrue et à une sécurité renforcée des informations.

Le nouveau système de classement numérique offre un accès transparent en temps réel à l'information (via le réseau du client). Le personnel peut désormais facilement rechercher et récupérer des fichiers à l'aide de mots-clés spécifiques, ce qui accroît encore la rapidité et l'efficacité du processus de récupération des documents.

La technologie est facile à utiliser et à intégrer dans les flux de travail existants, ce qui signifie qu'elle peut être adoptée - et commencer à produire des résultats - très rapidement. En plus des gains de temps significatifs réalisés en supprimant la nécessité de rechercher et d'extraire manuellement des informations, l'entreprise réalise une économie substantielle sur les sommes précédemment dépensées pour le stockage physique des documents.

A propos d'Astragraphia
En tant que partenaire Digital Workspace en Indonésie, Astragraphia se consacre à aider les clients à développer et à exécuter des stratégies de transformation numérique pour leurs entreprises. Astragraphia peut fournir une consultation complète sur la façon de convertir les documents imprimés en données numériques avec l'aide du matériel et des logiciels d'assistance pour déterminer ce qui doit être préparé. en commençant par les services de consultation, l'évaluation, la conception de solutions, la validation, la soumission de propositions et de soumissions, la passation de contrats et les opérations de livraison.

Astragraphia offre une variété de solutions de services d'imagerie qui peuvent être adaptées aux exigences commerciales du client. En partenariat avec Kodak Alaris, Astragraphia permet aux entreprises de se transformer numériquement. Grâce à des services d'imagerie documentaire intégrés, à une technologie de gestion de l'information de pointe, à des fonctions de gestion des documents électroniques et à l'intégration avec le réseau Internet, Astragraphia propose également des appareils multifonctions. Cela correspond à l'engagement de Kodak Alaris d'aider Astragraphia à autonomiser les entreprises en Indonésie, afin qu'elles soient prêtes à adopter la transformation numérique en tant que partenaire.

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