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Perfil del cliente
El cliente es un contratista multinacional japonés de EPC (ingeniería, adquisiciones y construcción). Astragraphia y Kodak Alaris trabajaron con la organización para permitir a sus más de 50 empleados de la oficina de la empresa en Yakarta, Indonesia, transformar digitalmente los flujos de trabajo críticos de la empresa.
Desafío
La información relacionada con las finanzas de la empresa, la administración general y la elaboración de informes, el análisis empresarial y las operaciones normativas/políticas, se creaba, procesaba y almacenaba en formato impreso.
Los procesos heredados basados en papel eran en gran medida ineficaces y consumían mucho tiempo. El volumen de documentos en papel seguía aumentando, lo que dificultaba cada vez más la productividad del personal. Los flujos de trabajo se hacían más largos y repetitivos y, una vez completados, cada nueva transacción tenía que archivarse, lo que significaba que había que dedicar más espacio al almacenamiento físico.
La información crítica para el negocio seguía estando en formato impreso y, sin flujos de trabajo digitales, si se necesitaba acceder a los datos después de que los documentos se hubieran tratado y archivado inicialmente, el personal tenía que recuperar físicamente los archivos del almacén, lo que llevaba tiempo, más aún en el caso de que el papeleo se hubiera archivado mal. El proceso de recuperación de documentos se alargaba aún más porque los archivos se almacenaban en dos ubicaciones: en el propio almacén de la empresa y fuera de él, en las instalaciones de un socio.
Para cumplir la normativa, la información financiera clave debe conservarse durante un periodo de tiempo obligatorio, lo que significaba que la demanda de almacenamiento físico (y el coste asociado) seguía aumentando. La empresa buscaba mejorar la gestión de la información en toda la organización, agilizar los procesos y mejorar los flujos de trabajo para apoyar el crecimiento del negocio y, en particular, reducir el tiempo que se tardaba en recuperar los documentos en papel, especialmente los datos necesarios para fines de auditoría.
Solución
Astragraphia recomendó a la empresa la transición de su proceso heredado de gestión y almacenamiento de documentos en papel a un modelo de almacenamiento de datos totalmente digital.
Como proveedor líder de BPO. Astragraphia asumió toda la responsabilidad de la transformación digital de la organización. La empresa proporcionó la tecnología y la mano de obra necesarias para escanear todos los documentos en papel existentes y crear un repositorio centralizado de copias electrónicas para transformar digitalmente los flujos de trabajo críticos de la empresa.
El proceso se llevó a cabo utilizando Kodak 3000 Scanners y Kodak Capture Pro Software. Una vez capturados, los datos digitales se ordenaron e indexaron, y los archivos heredados se clasificaron por tipo, categoría y fecha para facilitar el acceso futuro.
Beneficios
La transformación digital tendrá efectos de gran alcance en toda la empresa. El servicio de retroescaneado y la implantación de nuevos flujos de trabajo digitales han resuelto todos los problemas de gestión de documentos heredados del cliente.
El retroescaneado de los documentos heredados en papel y la digitalización de los documentos futuros con los escáneres de Kodak Alaris han mejorado significativamente la disponibilidad de la información y han permitido a la organización hacer más en menos tiempo. Ahora los documentos se pueden supervisar digitalmente en toda la organización y las personas pueden acceder a la información en tiempo real. El apoyo de Astragraphia en la eliminación segura de los archivos impresos después de la digitalización también aseguró que la empresa siguiera cumpliendo con las normas reglamentarias.
En el futuro, los documentos entrantes serán capturados en el punto en que entran en la organización, convertidos en datos procesables y cargados en la nueva plataforma de gestión de contenidos haciéndolos accesibles al personal dentro de la organización.
Astragraphia aprovechó las rápidas velocidades, la fiabilidad y la excelente calidad de imagen asociada con los escáneres de Kodak Alaris para capturar, procesar y gestionar sin problemas el proceso de back-scanning. Los Escáneres de la serie S3000 de Kodak cuentan con pantallas táctiles fáciles de usar y pueden configurarse para ofrecer escaneado con una sola pulsación, lo que permite a los operadores iniciar o continuar automáticamente un proceso empresarial directamente desde el dispositivo. El sofisticado software de captura garantiza la máxima calidad de imagen a la primera y en todo momento, lo que hace que la captura sea más rápida, inteligente, segura y productiva.
Al migrar a un modelo de almacenamiento de datos totalmente digital, el cliente ha conseguido mejoras significativas en accesibilidad, eficiencia y ahorro de costes, además de una mayor agilidad y seguridad de la información.
El nuevo sistema de archivado digital proporciona acceso en tiempo real a la información (a través de la red del cliente). El personal puede ahora buscar y recuperar fácilmente archivos utilizando palabras clave específicas, lo que aumenta aún más la velocidad y la eficacia del proceso de recuperación de documentos.
La tecnología es fácil de usar y de integrar en los flujos de trabajo existentes, lo que significa que se puede adoptar -y empezar a producir resultados- muy rápidamente. Además del importante ahorro de tiempo conseguido al eliminar la necesidad de buscar y recuperar información manualmente, la empresa está obteniendo un ahorro sustancial en el dinero que gastaba anteriormente en el almacenamiento físico de documentos.
Acerca de Astragraphia
Astragraphia ofrece una variedad de soluciones de servicios de imágenes que se pueden adaptar a los requisitos empresariales del cliente. En asociación con Kodak Alaris, Astragraphia permite a las empresas transformarse digitalmente. A través de servicios integrados de tratamiento de imágenes de documentos, tecnología punta de gestión de la información, funciones de gestión de documentos softcopy e integración con la red de Internet también dispositivos multifuncionales. Esto es coherente con el compromiso de Kodak Alaris de ayudar a Kodak Alaris a empoderar a las empresas en Indonesia, para que estén preparadas para adoptar la transformación digital como socio.
Contáctenos:
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Correo electrónico : askme@kodakalaris.com
