Astragraphia e Kodak Alaris fornecem um roteiro para a transformação digital

Perfil do cliente

O cliente é uma das maiores empresas integradas de energia do Sudeste Asiático, com uma presença notável nos mercados de energia nacional e internacional. A empresa desempenha um papel crucial no setor de energia da Indonésia e opera em vários segmentos do setor de petróleo e gás, incluindo exploração, produção, refino, distribuição e comercialização de petróleo e seus derivados.

Desafio

A organização possui uma grande variedade de ativos físicos - terrenos, refinarias, escritórios e residências oficiais. No entanto, o gerenciamento de certificados, contratos de venda, memorandos, boletos de transferência e cartas de correspondência referentes a esses ativos era ineficiente e ineficaz. O cliente estava procurando uma solução para agilizar e melhorar a forma como capturava, organizava, armazenava e recuperava essas informações essenciais aos negócios.

Entre os motivadores da mudança estava o desejo de padronizar o processo de gerenciamento de documentos em toda a organização, implementar um sistema que melhorasse a segurança e o controle de acesso aos documentos, possibilitar o armazenamento centralizado e, assim, agilizar a pesquisa e a recuperação. Os principais pontos problemáticos incluíam o fato de que não havia políticas e procedimentos claros para práticas de arquivamento e armazenamento em conformidade. Os documentos eram simplesmente colocados em caixas e depositados no depósito, tornando a busca por registros e documentos específicos uma tarefa quase impossível. Além disso, sem nenhum controle, várias versões de documentos e duplicatas também aumentavam a pilha desorganizada de informações.

Um dos maiores desafios era o tempo que se levava para recuperar informações, especialmente quando se tratava de disputas. O processo legado era desarticulado, ineficiente e demorado. A equipe de ativos tinha que procurar fisicamente por documentos impressos no depósito da organização e, normalmente, levava de quatro a sete dias para recuperar documentos arquivados. O custo associado a isso, tanto em termos de tempo quanto de risco à segurança e de impacto nos resultados, era inaceitável.

O sistema de gerenciamento de documentos digitais em papel também era ineficaz. Manter o controle sobre os dados era quase impossível, em grande parte devido à falta de um sistema padronizado para classificar as informações e de um único repositório para armazenamento de documentos. Com as informações armazenadas em uma infinidade de locais, a organização tinha acesso e visibilidade limitados sobre suas informações e não tinha a capacidade de extrair e analisar dados, o que afetava negativamente sua capacidade de influenciar a tomada de decisões rápida e eficaz.

Solução

A Astragraphia, parceira da Kodak Alaris, forneceu um serviço abrangente de gerenciamento de documentos de ponta a ponta, que abordou todos os principais pontos problemáticos do cliente e forneceu um roteiro para a transformação digital da organização.

A Astragraphia implantou os scanners Kodak série 3000 e o software Kofax para capturar e digitalizar o inventário em papel existente na organização. O processo incluiu a geração de dados valiosos por meio de metadados e informações de digitalização, fornecendo insights sobre o número e os tipos de documentos mantidos em um repositório centralizado. É importante ressaltar que isso forneceu a base para que o cliente pudesse abordar sua meta de longo prazo de implementar um sistema abrangente de ECM (Enterprise Content Management, gerenciamento de conteúdo empresarial).

Os serviços da Astragraphia incluíram a definição de políticas e procedimentos para arquivamento e armazenamento em conformidade, garantindo a adesão às práticas recomendadas. Seus serviços de EDS fornecem ferramentas e tecnologias que aumentam o controle e a visibilidade das informações. A solução fornecida foi além da captura de documentos e incluiu o registro, a organização, a indexação e o encaixotamento de todos os registros e documentos, proporcionando uma visão geral abrangente de todas as informações. Isso melhorou a capacidade da organização de rastrear e recuperar dados no futuro.

Benefícios

A Astragraphia se dedica a enfrentar os desafios comuns de gerenciamento de documentos e a simplificar o gerenciamento de ativos de documentos dos clientes. Ela simplificou com sucesso todo o processo de gerenciamento de documentos da organização.

Havia mais de 20.000 documentos em atraso que precisavam ser tratados. O processo foi dividido em duas atividades principais. Na primeira, a equipe se concentrou na reorganização dos documentos, criando uma lista de todos os documentos em atraso e classificando quais eram essenciais para os negócios e precisavam ser digitalizados. Todos os documentos físicos em papel foram encaixotados para serem armazenados pelo período de tempo necessário, e a empresa também forneceu um relatório detalhado com uma análise minuciosa de todas as informações da organização. O segundo processo envolveu a digitalização dos documentos importantes que foram classificados, o que conectou as informações dos arquivos de cópia eletrônica aos arquivos impressos, facilitando a localização da cópia impressa quando necessário.

Ao concluir o projeto, a organização se beneficiou de uma redução imediata e significativa no tempo de recuperação de informações. Com o novo sistema, toda a equipe autorizada tem acesso fácil aos principais dados. Agora, a recuperação de um arquivo físico leva no máximo um dia útil (dependendo do local), em comparação com os quatro a sete dias anteriores. E, graças à criação de um repositório centralizado e de recursos de pesquisa eficientes, as informações digitais podem ser recuperadas por meio de qualquer PC conectado à rede em menos de um minuto.

A solução fornecida proporcionou uma melhoria significativa na eficiência operacional. Ao simplificar todo o processo de gerenciamento de documentos e melhorar a acessibilidade às informações, os funcionários não precisam mais perder tempo procurando manualmente as informações de que precisam para fazer seu trabalho, o que permite que eles concentrem seus esforços em outras áreas e, assim, aumentem a produtividade.

Além disso, a capacidade de acessar informações abrangentes e precisas em tempo real possibilitou a tomada de decisões mais eficazes, eficientes e rápidas.

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos também desempenha um papel crucial para ajudar as organizações a cumprir as normas de privacidade e proteger dados confidenciais. Com os documentos em cópia eletrônica agora residindo em um repositório centralizado, os backups regulares, as medidas de controle de acesso e os registros de auditoria servem para melhorar a conformidade da organização com os regulamentos e as políticas internas, bem como para dar suporte a um melhor gerenciamento de riscos.

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