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Profil du client
Le client est l'une des plus grandes entreprises énergétiques intégrées d'Asie du Sud-Est, avec une présence notable sur les marchés énergétiques nationaux et internationaux. L'entreprise joue un rôle crucial dans le secteur énergétique indonésien et opère dans plusieurs segments de l'industrie pétrolière et gazière, notamment l'exploration, la production, le raffinage, la distribution et la commercialisation du pétrole et de ses dérivés.
Défi
L'organisation possède un large éventail d'actifs physiques - terrains, raffineries, bureaux et résidences officielles. Cependant, la gestion des certificats, des contrats de vente, des mémos, des bordereaux de transfert et des lettres de correspondance relatifs à ces actifs était inefficace. Le client recherchait une solution pour rationaliser et améliorer la façon dont il capturait, organisait, stockait et récupérait ces informations critiques pour l'entreprise.
Parmi les facteurs de changement, il y avait le désir de normaliser le processus de gestion des documents à l'échelle de l'organisation, de mettre en œuvre un système qui améliorerait la sécurité des documents et le contrôle d'accès, permettrait un stockage centralisé et rationaliserait ainsi la recherche et la récupération des documents. L'absence de politiques et de procédures claires en matière de classement et de stockage des documents constituait l'un des principaux points problématiques. Les documents étaient simplement placés dans des boîtes et déposés dans l'entrepôt, ce qui rendait la recherche de dossiers et de documents spécifiques presque impossible. De plus, en l'absence de contrôles, de multiples versions de documents et des doublons venaient s'ajouter à la pile désorganisée d'informations.
L'un des plus grands défis était le temps qu'il fallait pour retrouver les informations, en particulier en cas de litige. L'ancien processus était décousu, inefficace et fastidieux. L'équipe chargée des actifs devait rechercher physiquement les documents papier dans l'entrepôt de l'organisation et il fallait généralement entre quatre et sept jours pour récupérer les documents archivés. Le coût associé à cette situation, en termes de temps, de risque de sécurité et d'impact sur les résultats, était inacceptable.
Le système de gestion des documents numériques était également inefficace. Il était pratiquement impossible de contrôler les données, en grande partie à cause de l'absence d'un système normalisé de classification des informations et d'un référentiel unique pour le stockage des documents. Les informations étant stockées dans une myriade d'endroits, l'organisation avait un accès et une visibilité limités à ses informations et n'avait pas la capacité d'extraire et d'analyser les données, ce qui a eu un impact négatif sur sa capacité à influencer une prise de décision rapide et efficace.
Solution
Astragraphia, partenaire de Kodak Alaris, a fourni un service de gestion documentaire complet de bout en bout, qui a répondu à tous les principaux points douloureux du client et qui a fourni une feuille de route pour la transformation numérique de l'organisation.
Astragraphia a déployé des Kodak 3000 Series Scanners et le logiciel Kofax pour capturer et numériser l'inventaire existant de l'organisation basé sur des documents papier. Le processus comprenait la génération de données précieuses par le biais de métadonnées et d'informations de numérisation, fournissant des informations sur le nombre et les types de documents conservés dans un référentiel centralisé. Les services d'Astragraphia comprenaient la définition de politiques et de procédures pour un classement et un stockage conformes, garantissant l'adhésion aux meilleures pratiques. Ses services EDS fournissent des outils et des technologies qui améliorent le contrôle et la visibilité de l'information. La solution fournie allait au-delà de la capture de documents et incluait l'enregistrement, l'organisation, l'indexation et la mise en boîte de tous les dossiers et documents, offrant ainsi une vue d'ensemble de toutes les informations. Cette solution a amélioré la capacité de l'organisation à suivre et à récupérer les données à l'avenir.
Bénéfices
Astragraphia se consacre à relever les défis courants de la gestion des documents et à rationaliser la gestion des actifs documentaires de ses clients. Elle a réussi à rationaliser l'ensemble du processus de gestion des documents de l'organisation.
Il y avait plus de 20 000 documents en souffrance qui devaient être traités. Le processus a été divisé en deux activités clés. La première a consisté pour l'équipe à réorganiser les documents, à dresser une liste de tous les documents en souffrance et à classer ceux qui étaient essentiels à l'activité et devaient être numérisés. Tous les documents papier ont été mis en boîte pour être stockés pendant la période requise, et l'entreprise a également fourni un rapport approfondi contenant une analyse détaillée de toutes les informations de l'organisation. Le deuxième processus a consisté à numériser les documents importants qui avaient été classés, ce qui a permis de relier les informations des fichiers électroniques aux fichiers papier, facilitant ainsi la recherche des documents papier en cas de besoin.
À l'issue du projet, l'organisation a bénéficié d'une réduction immédiate et significative du temps nécessaire à la recherche d'informations. Avec le nouveau système, tout le personnel autorisé a facilement accès aux données clés. Il ne faut plus qu'un jour ouvrable au maximum pour récupérer un dossier physique (en fonction de l'emplacement), contre quatre à sept jours auparavant. De plus, grâce à la création d'un référentiel centralisé et à des capacités de recherche efficaces, les informations numériques peuvent être récupérées en moins d'une minute à partir de n'importe quel PC connecté au réseau.
La solution fournie a permis d'améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle. En rationalisant l'ensemble du processus de gestion des documents et en améliorant l'accessibilité aux informations, le personnel n'a plus à perdre de temps à rechercher manuellement les informations dont il a besoin pour faire son travail, ce qui lui permet de recentrer ses efforts sur d'autres domaines et d'accroître ainsi sa productivité.
En outre, la possibilité d'accéder à des informations complètes et précises en temps réel a permis une prise de décision plus efficace, plus efficiente et plus rapide.
Une stratégie efficace de gestion des documents joue également un rôle crucial en aidant les organisations à se conformer aux réglementations en matière de protection de la vie privée et à protéger les données confidentielles. Les documents électroniques résidant désormais dans un référentiel centralisé, des sauvegardes régulières, des mesures de contrôle d'accès et des journaux d'audit permettent d'améliorer la conformité de l'organisation avec les réglementations et les politiques internes, ainsi que de soutenir une meilleure gestion des risques.
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Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
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