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Kundenprofil
Der Kunde ist eines der größten integrierten Energieunternehmen in Südostasien mit einer bemerkenswerten Präsenz auf den nationalen und internationalen Energiemärkten. Das Unternehmen spielt eine entscheidende Rolle im indonesischen Energiesektor und ist in mehreren Segmenten der Öl- und Gasindustrie tätig, darunter Exploration, Produktion, Raffination, Vertrieb und Vermarktung von Erdöl und seinen Derivaten.
Herausforderung
Das Unternehmen besitzt eine Vielzahl von Sachanlagen - Grundstücke, Raffinerien, Büros und Dienstwohnungen. Die Verwaltung der Zertifikate, Kaufverträge, Memos, Überweisungsscheine und Korrespondenz zu diesen Vermögenswerten war jedoch ineffizient und ineffektiv. Der Kunde suchte nach einer Lösung, um die Erfassung, Organisation, Speicherung und den Abruf dieser geschäftskritischen Informationen zu rationalisieren und zu verbessern.
Zu den Triebkräften für die Veränderung gehörte der Wunsch, den Dokumentenverwaltungsprozess unternehmensweit zu standardisieren, ein System zu implementieren, das die Dokumentensicherheit und die Zugriffskontrolle verbessert, eine zentrale Speicherung ermöglicht und somit die Suche und den Abruf rationalisiert. Zu den Hauptproblemen gehörte die Tatsache, dass es keine klaren Richtlinien und Verfahren für eine konforme Ablage und Speicherung gab. Die Dokumente wurden einfach in Kisten gelegt und im Lager abgelegt, was die Suche nach bestimmten Unterlagen und Dokumenten zu einer fast unmöglichen Aufgabe machte. Da es keine Kontrollen gab, trugen außerdem mehrere Dokumentenversionen und Duplikate zu dem unübersichtlichen Stapel an Informationen bei.
Eine der größten Herausforderungen war die Zeit, die für das Abrufen von Informationen benötigt wurde, insbesondere bei Streitfällen. Der alte Prozess war unzusammenhängend, ineffizient und zeitintensiv. Das Asset-Team musste physisch nach Papierdokumenten im Lager der Organisation suchen, und es dauerte in der Regel zwischen vier und sieben Tagen, um archivierte Dokumente abzurufen. Der damit verbundene Zeitaufwand, das Sicherheitsrisiko und die Auswirkungen auf das Endergebnis waren inakzeptabel.
Das System zur Verwaltung digitaler Softcopy-Dokumente war ebenfalls ineffizient. Es war fast unmöglich, die Kontrolle über die Daten zu behalten, vor allem weil ein standardisiertes System zur Klassifizierung der Informationen und ein einziger Speicherort für die Dokumente fehlten. Da die Informationen an einer Vielzahl von Orten gespeichert waren, hatte das Unternehmen nur begrenzten Zugriff auf und Überblick über seine Informationen und war nicht in der Lage, Daten zu extrahieren und zu analysieren, was sich negativ auf seine Fähigkeit auswirkte, schnelle und effektive Entscheidungen zu treffen.
Lösung
Der Kodak Alaris Partner Astragraphia lieferte einen umfassenden End-to-End-Service für das Dokumentenmanagement, der alle wichtigen Probleme des Kunden adressierte und eine Roadmap für die digitale Transformation des Unternehmens bereitstellte.
Astragraphia setzte Kodak Scanner der Serie 3000 und Kofax Software ein, um den bestehenden Papierbestand des Unternehmens zu erfassen und zu digitalisieren. Der Prozess umfasste die Generierung wertvoller Daten durch Metadaten und Scan-Informationen, die Einblicke in die Anzahl und Art der in einem zentralen Repository gespeicherten Dokumente ermöglichten. Dies bildete die Grundlage für das langfristige Ziel des Kunden, ein umfassendes Enterprise Content Management (ECM)-System zu implementieren.
Astragraphias Dienstleistungen umfassten die Definition von Richtlinien und Verfahren für die konforme Ablage und Speicherung, um die Einhaltung von Best Practices zu gewährleisten. Die EDS-Services von Astragraphia bieten Werkzeuge und Technologien, die die Kontrolle und Sichtbarkeit von Informationen verbessern. Die angebotene Lösung ging über die Dokumentenerfassung hinaus und umfasste das Registrieren, Organisieren, Indizieren und Boxen aller Aufzeichnungen und Dokumente, um einen umfassenden Überblick über alle Informationen zu erhalten. Dies verbesserte die Fähigkeit der Organisation, Daten in der Zukunft zu verfolgen und abzurufen.
Vorteile
Astragraphia hat es sich zur Aufgabe gemacht, gängige Herausforderungen im Bereich des Dokumentenmanagements zu lösen und die Verwaltung von Dokumentenbeständen der Kunden zu optimieren. Es hat erfolgreich den gesamten Dokumentenmanagementprozess des Unternehmens rationalisiert.
Es gab über 20.000 rückständige Dokumente, die bearbeitet werden mussten. Der Prozess wurde in zwei Hauptaktivitäten unterteilt. Bei der ersten konzentrierte sich das Team auf die Reorganisation der Dokumente, die Erstellung einer Liste aller rückständigen Dokumente und die Klassifizierung der Dokumente, die für das Unternehmen wichtig waren und gescannt werden mussten. Alle physischen Papierdokumente wurden in Kisten verpackt, um sie für den erforderlichen Zeitraum aufzubewahren, und das Unternehmen erstellte einen ausführlichen Bericht mit einer detaillierten Analyse aller Informationen des Unternehmens. Der zweite Prozess umfasste das Scannen der wichtigen klassifizierten Dokumente, wodurch die Informationen aus den Softcopy-Dateien mit den Hardcopy-Dateien verknüpft wurden, was das Auffinden der Hardcopy bei Bedarf erleichterte.
Nach Abschluss des Projekts profitierte die Organisation von einer sofortigen und erheblichen Verkürzung der Zeit für das Abrufen von Informationen. Mit dem neuen System haben alle befugten Mitarbeiter einfachen Zugriff auf die wichtigsten Daten. Das Abrufen einer physischen Datei dauert nun maximal einen Arbeitstag (je nach Standort) - im Vergleich zu den vorherigen vier bis sieben Tagen. Und dank der Schaffung eines zentralen Speichers und effizienter Suchfunktionen können digitale Informationen über jeden vernetzten PC in weniger als einer Minute abgerufen werden.
Die bereitgestellte Lösung hat zu einer erheblichen Verbesserung der betrieblichen Effizienz geführt. Durch die Straffung des gesamten Dokumentenverwaltungsprozesses und die Verbesserung der Zugänglichkeit zu Informationen müssen die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der manuellen Suche nach den Informationen verschwenden, die sie für ihre Arbeit benötigen, so dass sie sich auf andere Bereiche konzentrieren und so ihre Produktivität steigern können.
Darüber hinaus hat die Möglichkeit, in Echtzeit auf umfassende und genaue Informationen zuzugreifen, eine effektivere, effizientere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht.
Eine wirksame Dokumentenverwaltungsstrategie spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und dem Schutz sensibler Daten. Da Softcopy-Dokumente jetzt in einem zentralen Repository gespeichert werden, tragen regelmäßige Backups, Zugriffskontrollmaßnahmen und Audit-Protokolle dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien zu verbessern und ein besseres Risikomanagement zu unterstützen.
Kontakt zu uns:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Verkauf : +65 3158 8922
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