Astragrafía y Kodak Alaris ofrecen una hoja de ruta para la transformación digital

Perfil del cliente

El cliente es una de las mayores compañías energéticas integradas del sudeste asiático con una notable presencia en los mercados energéticos nacionales e internacionales. La empresa desempeña un papel crucial en el sector energético de Indonesia y opera en múltiples segmentos de la industria del petróleo y el gas, como la exploración, la producción, el refinado, la distribución y la comercialización del petróleo y sus derivados.

Desafío

La organización posee una amplia gama de activos físicos: terrenos, refinerías, oficinas y residencias oficiales. Sin embargo, la gestión de los certificados, contratos de venta, memorandos, resguardos de traspaso y cartas de correspondencia correspondientes a estos activos, resultaba ineficaz e ineficiente. El cliente buscaba una solución que agilizara y mejorara la forma de capturar, organizar, almacenar y recuperar esta información crítica para la empresa.

Entre los factores que impulsaron el cambio estaba el deseo de estandarizar el proceso de gestión de documentos en toda la organización, implantar un sistema que mejorara la seguridad de los documentos y el control de acceso, permitir el almacenamiento centralizado y, por tanto, agilizar la búsqueda y la recuperación. Entre los principales puntos débiles figuraba el hecho de que no existían políticas y procedimientos claros para el cumplimiento de las prácticas de archivo y almacenamiento. Los documentos simplemente se colocaban en cajas y se depositaban en el almacén, lo que hacía que la búsqueda de registros y documentos específicos fuera una tarea casi imposible. Además, al no existir controles, las múltiples versiones y duplicados de los documentos se sumaban a la desorganizada pila de información.

Uno de los mayores retos era el tiempo que se tardaba en recuperar la información, especialmente cuando se trataba de litigios. El proceso anterior era inconexo, ineficaz y requería mucho tiempo. El equipo de activos tenía que buscar físicamente los documentos impresos en el almacén de la organización y recuperar los documentos archivados solía llevar entre cuatro y siete días. El coste asociado, tanto en términos de tiempo como de riesgo para la seguridad y de impacto en los resultados finales, era inaceptable.

El sistema de gestión de documentos digitales en papel también era ineficaz. Mantener el control sobre los datos era casi imposible, en gran parte debido a la falta de un sistema estandarizado para clasificar la información y de un repositorio único para el almacenamiento de documentos. Con la información almacenada en una miríada de lugares, la organización tenía un acceso y una visibilidad limitados sobre su información y no tenía capacidad para extraer y analizar datos, lo que repercutía negativamente en su capacidad para influir en una toma de decisiones rápida y eficaz.

Solución

Astragraphia, socio de Kodak Alaris, proporcionó un servicio integral de gestión de documentos que abordaba todos los puntos débiles clave del cliente y proporcionaba una hoja de ruta para la transformación digital de la organización.

Astragraphia desplegó escáneres de la serie 3000 de Kodak y software Kofax para capturar y digitalizar el inventario en papel existente en la organización. El proceso incluyó la generación de datos valiosos a través de metadatos e información de escaneado, proporcionando información sobre el número y los tipos de documentos almacenados en un repositorio centralizado. Es importante destacar que esto sentó las bases para que el cliente abordara su objetivo a largo plazo de implantar un sistema integral de gestión de contenidos empresariales (ECM).

Los servicios de Astragraphia incluyeron la definición de políticas y procedimientos para el archivado y almacenamiento conformes, garantizando el cumplimiento de las mejores prácticas. Sus servicios EDS proporcionan herramientas y tecnologías que mejoran el control y la visibilidad de la información. La solución proporcionada iba más allá de la captura de documentos e incluía el registro, la organización, la indexación y el encasillado de todos los registros y documentos, proporcionando una visión global de toda la información. Esto mejoró la capacidad de la organización para rastrear y recuperar datos en el futuro.

Beneficios

Astragraphia se dedica a abordar los retos comunes de la gestión de documentos y a agilizar la gestión de los activos documentales de los clientes.

Astragraphia ha conseguido agilizar todo el proceso de gestión de documentos de la organización.

Había más de 20.000 documentos atrasados que debían tratarse. El proceso se dividió en dos actividades clave. En la primera, el equipo se centró en reorganizar los documentos, crear una lista de todos los documentos atrasados y clasificar los que eran fundamentales para la empresa y debían escanearse. Todos los documentos físicos en papel se metieron en cajas para guardarlos durante el tiempo necesario, y la empresa también proporcionó un informe exhaustivo con un análisis detallado de toda la información de la organización. El segundo proceso consistió en escanear los documentos importantes que se habían clasificado, lo que conectó la información de los archivos en formato electrónico con los archivos en papel, facilitando la búsqueda de la copia impresa cuando fuera necesaria.

Al finalizar el proyecto, la organización se benefició de una reducción inmediata y significativa del tiempo necesario para recuperar la información. Con el nuevo sistema, todo el personal autorizado tiene fácil acceso a los datos clave. Ahora se tarda como máximo un día laborable en recuperar un archivo físico (dependiendo de la ubicación), frente a los cuatro a siete días que se tardaba antes. Y, gracias a la creación de un repositorio centralizado y a las eficaces funciones de búsqueda, la información digital puede recuperarse a través de cualquier PC conectado a la red en menos de un minuto.

La solución proporcionada ha supuesto una mejora significativa de la eficacia operativa. Al agilizar todo el proceso de gestión de documentos y mejorar la accesibilidad a la información, el personal ya no tiene que perder tiempo buscando manualmente la información que necesita para hacer su trabajo, lo que les permite centrar sus esfuerzos en otras áreas y aumentar así la productividad.

Además, la capacidad de acceder a información completa y precisa en tiempo real ha permitido una toma de decisiones más eficaz, eficiente y rápida.

Una estrategia eficaz de gestión de documentos también desempeña un papel crucial a la hora de ayudar a las organizaciones a cumplir la normativa sobre privacidad y proteger los datos confidenciales. Ahora que los documentos en formato electrónico residen en un repositorio centralizado, las copias de seguridad periódicas, las medidas de control de acceso y los registros de auditoría sirven para mejorar el cumplimiento de la normativa y las políticas internas por parte de la organización, así como para mejorar la gestión de riesgos.

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