Perfil do cliente

A Cleardata é o maior usuário individual de scanners da Kodak Alaris no Reino Unido. O bureau de digitalização, que é um dos maiores do país, captura mais de quatro milhões de imagens por mês em nome de sua base de clientes em todo o país. A empresa oferece uma gama de serviços de Scanner de documentos e soluções de gerenciamento de documentos que ajudam as organizações a eliminar o uso de papel, economizar espaço valioso no escritório, automatizar processos manuais e reduzir os custos comerciais. Credenciada pela ISO 27001 para segurança da informação, a Cleardata também é uma das primeiras empresas em seu setor a ser certificada pela BS 10008:2014, The Evidential Weight and Legal Admissibility Standard.

Preparação para o crescimento

A obtenção de um crescimento comercial estável requer adaptação às mudanças para se manter à frente da curva. A Cleardata continuou a investir na última geração de soluções de digitalização para ambientes de produção, garantindo que está bem posicionada para antecipar e atender às necessidades em constante mudança de seus clientes.

O negócio tem se fortalecido cada vez mais, a empresa registrou um aumento de 22% no volume de negócios no ano passado e está no caminho certo para aumentar as receitas em um terço este ano. Com a conquista de dois novos contratos importantes, com um valor combinado de £ 1 milhão, a Cleardata tomou a decisão estratégica de aumentar ainda mais seu arsenal de produção e investir em dois novos Scanners i5850S.

"Nossa estratégia de investimento contínuo, projetada para fornecer recursos adicionais e melhorar a produtividade, rendeu dividendos ao longo dos anos", disse o diretor administrativo David Bryce. "Em um mercado em que as margens são apertadas e a capacidade de fornecer serviços e recursos especializados de valor agregado é fundamental, consideramos nosso compromisso de adquirir a tecnologia mais recente como um diferencial importante", acrescentou.

Ganhos de produtividade com a digitalização em massa de alta velocidade

O Scanner KODAK i5850S, que aumenta a produtividade, possui recursos de classificação integrados que reduzem drasticamente o tempo de manuseio. Ele oferece vantagens de classificação de patches, comprimentos e alimentações múltiplas, separando lotes mistos de documentos em três bandejas de saída, que são configuradas por meio de controles simples de driver TWAIN e ISIS.

"Gostamos especialmente do fato de o novo Scanner ter três bandejas de saída para separar diferentes tipos de documentos e coletar ordenadamente folhas separadoras de patches para reutilização, proporcionando excelente eficiência pós-digitalização, pois elimina parte do esforço manual", disse David.

Essa solução de digitalização de alta velocidade apresenta um rendimento de 420 imagens (frente e verso) ou 210 páginas por minuto, processa lotes de documentos mistos, elimina o manuseio manual de papel antes e depois da digitalização e separa automaticamente os documentos por comprimento. David acrescentou: "Maximizar a produtividade é importante para nós e o i5850S combina perfeitamente velocidade e qualidade de saída em um espaço reduzido. Lidamos com uma infinidade de tamanhos diferentes de documentos e esse modelo oferece a flexibilidade de que precisamos, sendo uma ótima opção para nossos negócios."

O parque de scanners de documentos da Cleardata é complementado pelo Kodak Capture Pro Software, um aplicativo completo de software de captura em lote de alto a baixo volume que oferece extração e fornecimento robustos de dados para repositórios e aplicativos comerciais, projetado para funcionar perfeitamente com qualquer scanner da Kodak Alaris.

Benefícios

Há quatro anos, a Cleardata foi a primeira empresa do Reino Unido a receber o Kodak i5000 Series e também foi a primeira a encomendar dois Kodak i5850S Series antes do lançamento. "Estávamos muito animados com esse novo lançamento", explicou David. "Esse novo modelo tem vários recursos inovadores para melhorar a eficiência, aumentar a produtividade e reduzir as despesas operacionais."

O negócio cresceu organicamente e a empresa continuou a investir na tecnologia da Kodak Alaris para fornecer a capacidade extra necessária para gerenciar e apoiar essa trajetória de crescimento. As velocidades rápidas, a confiabilidade e a excelente qualidade garantem que a Cleardata possa atender continuamente aos SLAs dos clientes.

As novas soluções de digitalização proporcionaram capacidade adicional e produtividade aprimorada para a empresa, e a frota, agora com 15 unidades, proporcionou à Cleardata capacidade para crescimento adicional, capacidade para lidar com novos negócios e acomodar picos inesperados de carga de trabalho.

Vários recursos exclusivos, incluindo a classificação automatizada durante o processo de digitalização, que elimina possíveis erros e desperdício de tempo, a capacidade de separar documentos com várias alimentações e identificá-los com mais facilidade, de alimentar documentos na parte de trás do Scanner, de separar automaticamente documentos curtos de outras páginas e de reutilizar folhas de patches classificadas, estão trazendo benefícios adicionais de economia de tempo e de custos para essa operação inteligente.

"A qualidade é extremamente importante para nós e somos o único bureau que usa dois pares de olhos para verificar cada imagem que digitalizamos", explicou David. "Uma das principais vantagens do Software é que podemos ver oito imagens na tela a qualquer momento e, quando você está processando a uma velocidade de 420 imagens por minuto, isso representa uma enorme economia de tempo."

De acordo com David, o processo de verificação manual, que consome muito tempo, é de missão crítica e um componente essencial do compromisso de fornecer um serviço de qualidade consistente. "Estamos aproveitando os benefícios de recursos inteligentes, como a Tecnologia Perfect Page, que otimiza o processo de captura de imagens e garante uma qualidade de imagem inigualável, leitura de código de barras, detecção e exclusão de páginas em branco com base no conteúdo e Proteção Inteligente de Documentos para proteção contra documentos danificados e dados perdidos, para melhorar nossa eficiência sem comprometer o controle de qualidade", acrescentou.

A Cleardata acaba de garantir um subsídio de £ 300.000 e planeja construir um centro de digitalização e arquivamento de £ 1,5 milhão em Deeside, que criará 18 novos empregos.

"Em nosso negócio, precisamos garantir que tenhamos o hardware, o software e a mão de obra certos. Com a Kodak Alaris como parceira de tecnologia, nossa empresa está preparada para o futuro; como um bureau de fornecedor único, otimizamos nossos recursos internos por meio de uma única interface de usuário, aparência comum e uma solução de software, facilitando a transferência da equipe de um dispositivo para outro sem a necessidade de um novo treinamento", concluiu David.