Profil du client

Cleardata est le plus grand utilisateur de scanners Kodak Alaris sur un seul site au Royaume-Uni. Le bureau de numérisation, qui est l'un des plus importants du pays, capture plus de quatre millions d'images par mois pour le compte de sa clientèle nationale. La société propose une gamme de services de numérisation de documents et de solutions de gestion de documents qui aident les organisations à se passer de papier, à gagner de l'espace de bureau précieux, à automatiser les processus manuels et à réduire les coûts de l'entreprise. Accréditée ISO 27001 pour la sécurité de l'information, Cleardata est également l'une des premières entreprises de son secteur à être certifiée BS 10008:2014, The Evidential Weight and Legal Admissibility Standard.

Préparer la croissance

Pour assurer une croissance régulière de l'entreprise, il faut s'adapter au changement afin de rester à la pointe du progrès. Cleardata a continué à investir dans la dernière génération de solutions de numérisation pour les environnements de production, s'assurant ainsi qu'elle est bien positionnée pour anticiper et répondre aux besoins changeants de ses clients.

L'entreprise n'a cessé de se renforcer, elle a enregistré une augmentation de 22 % de son chiffre d'affaires l'année dernière et est en passe d'augmenter ses revenus d'un tiers cette année. Avec deux nouveaux contrats majeurs d'une valeur combinée de 1 million de livres sterling à son actif, Cleardata a pris la décision stratégique de renforcer encore son arsenal de production et d'investir dans deux nouveaux Kodak Scanner i5850S.

"Notre stratégie d'investissement continu conçue pour fournir des capacités supplémentaires et améliorer la productivité a porté ses fruits au fil des ans", a déclaré le directeur général David Bryce. "Sur un marché où les marges sont étroites et où la capacité à fournir des services et des capacités spécialisés à valeur ajoutée est essentielle, nous considérons notre engagement à acheter les toutes dernières technologies comme un facteur de différenciation clé ", a-t-il ajouté.

Gains de productivité grâce à la numérisation en masse à grande vitesse

Le Scanner KODAK i5850S, qui stimule la productivité, est doté de fonctions de tri intégrées qui réduisent considérablement le temps de manipulation. Il offre des avantages en matière de tri de patchs, de longueurs et d'alimentation multiple, en séparant les lots mixtes de documents dans trois bacs de sortie, qui sont configurés à l'aide de commandes simples des pilotes TWAIN et ISIS.

" Nous apprécions particulièrement le fait que le nouveau Scanner dispose de trois bacs de sortie pour séparer différents types de documents et collecter proprement les feuilles séparatrices de patchs pour les réutiliser, ce qui offre d'excellentes efficacités de post-numérisation, car il supprime une partie du travail manuel ", a déclaré David.

Cette solution de numérisation à grande vitesse affiche un débit de 420 images (recto-verso) ou 210 pages par minute. Elle traite des lots de documents mixtes, élimine la manipulation manuelle du papier avant et après la numérisation et sépare automatiquement les documents en fonction de leur longueur. David ajoute : " Il est important pour nous de maximiser le rendement et l'i5850S combine parfaitement vitesse et qualité de sortie dans un encombrement réduit. Le parc de scanners de documents de Cleardata est complété par le logiciel Capture Pro de Kodak, une application logicielle complète de capture par lots de volumes élevés à faibles, qui permet d'extraire et de transmettre des données robustes à des référentiels et à des applications professionnelles, et qui est conçue pour fonctionner de manière transparente avec tous les scanners de Kodak Alaris.

Avantages

Il y a quatre ans, Cleardata a été la première entreprise britannique à prendre livraison de la Série Kodak i5000 et elle a également été la première à commander deux Kodak i5850S Series avant le lancement. "Nous étions très enthousiastes à l'idée de ce nouveau lancement", explique David. " Ce nouveau modèle dispose d'un certain nombre de fonctionnalités innovantes pour améliorer l'efficacité, renforcer la productivité et réduire les dépenses d'exploitation. "

L'entreprise a connu une croissance organique et le cabinet a continué à investir dans la technologie de Kodak Alaris pour fournir la capacité supplémentaire requise pour gérer et soutenir cette trajectoire de croissance. Les nouvelles solutions de numérisation ont permis d'augmenter la capacité et d'améliorer la productivité de l'entreprise. La flotte, qui compte désormais 15 appareils, a permis à Cleardata de poursuivre sa croissance, de faire face à de nouvelles activités et d'absorber les pics de charge de travail inattendus.

Un certain nombre de caractéristiques uniques, notamment le tri automatisé pendant le processus de numérisation qui élimine les erreurs potentielles et les pertes de temps, la possibilité de séparer les documents à alimentation multiple et de les identifier plus facilement, d'alimenter les documents à l'arrière du scanner, de séparer automatiquement les documents courts des autres pages et de réutiliser les feuilles de patch triées, apportent des avantages supplémentaires en termes de coûts et de temps à cette opération astucieuse.

"La qualité est extrêmement importante pour nous et nous sommes le seul bureau qui utilise deux paires d'yeux pour vérifier chaque image que nous numérisons", a expliqué David. "L'un des principaux avantages du logiciel est qu'il nous permet de voir huit images à l'écran en même temps, ce qui représente un gain de temps considérable lorsque vous traitez 420 images par minute."

Selon David, le processus de vérification manuelle à deux volets, qui prend beaucoup de temps, est essentiel à la mission et constitue un élément clé de son engagement à fournir un service de qualité constante. "Nous tirons parti des avantages de fonctionnalités intelligentes telles que la technologie Perfect Page qui optimise le processus de capture d'images et garantit une qualité d'image inégalée, la lecture de codes-barres, la détection et la suppression des pages blanches en fonction du contenu et la protection intelligente des documents pour se défendre contre les documents endommagés et les données perdues, afin d'améliorer notre efficacité sans faire de compromis sur le contrôle de la qualité", a-t-il ajouté.