Kundenprofil

Cleardata ist der größte Einzelanwender von Scannern von Kodak Alaris in Großbritannien. Das Scanbüro, das zu den größten des Landes gehört, erfasst im Auftrag seines landesweiten Kundenstamms über vier Millionen Bilder pro Monat. Das Unternehmen bietet eine Reihe von Dokumentenscanning-Dienstleistungen und Dokumentenmanagementlösungen an, die Unternehmen dabei helfen, papierlos zu arbeiten, wertvollen Büroraum einzusparen, manuelle Prozesse zu automatisieren und Geschäftskosten zu senken. Cleardata ist nach ISO 27001 für Informationssicherheit akkreditiert und eines der ersten Unternehmen der Branche, das nach BS 10008:2014, dem Standard für Beweiskraft und rechtliche Zulässigkeit, zertifiziert ist.

Vorbereitung auf Wachstum

Ein stetiges Unternehmenswachstum erfordert die Anpassung an Veränderungen, um der Zeit voraus zu sein. Cleardata hat weiterhin in die neueste Generation von Scanlösungen für Produktionsumgebungen investiert, um sicherzustellen, dass das Unternehmen gut positioniert ist, um die sich ändernden Anforderungen seiner Kunden zu antizipieren und zu erfüllen.

Das Unternehmen hat sich von Jahr zu Jahr verbessert, verzeichnete im letzten Jahr einen Umsatzanstieg von 22 Prozent und ist auf dem besten Weg, seine Einnahmen in diesem Jahr um ein Drittel zu steigern. Mit zwei neuen Großaufträgen im Gesamtwert von 1 Million Pfund hat Cleardata die strategische Entscheidung getroffen, seine Produktionskapazitäten weiter auszubauen und in zwei neue KODAK i5850S Scanner zu investieren.

"Unsere fortlaufende Investitionsstrategie, die darauf abzielt, zusätzliche Kapazitäten zu schaffen und die Produktivität zu verbessern, hat sich über die Jahre hinweg ausgezahlt", so Geschäftsführer David Bryce. "

Produktivitätssteigerung durch Hochgeschwindigkeits-Bulk-Scanning

Der produktivitätssteigernde KODAK i5850S Scanner verfügt über integrierte Sortierfunktionen, die die Verarbeitungszeit drastisch reduzieren. Er bietet die Vorteile der Patch-, Längen- und Mehrfacheinzugssortierung und trennt gemischte Dokumentenstapel in drei Ausgabefächer, die über einfache TWAIN- und ISIS-Treibersteuerungen konfiguriert werden.

"Besonders gut gefällt uns, dass der neue Scanner über drei Ausgabefächer verfügt, um verschiedene Dokumententypen zu trennen und Patch-Trennblätter für die Wiederverwendung sauber zu sammeln, was eine hervorragende Effizienz nach dem Scannen ermöglicht, da ein Teil des manuellen Aufwands entfällt", so David.

Diese Hochgeschwindigkeits-Scanlösung hat einen Durchsatz von 420 Bildern (doppelseitig) oder 210 Seiten pro Minute, verarbeitet Stapel gemischter Dokumente, eliminiert zeitraubende manuelle Papierverarbeitung vor und nach dem Scannen und trennt Dokumente automatisch nach Länge. David fügte hinzu: "Die Maximierung des Durchsatzes ist uns wichtig, und der i5850S vereint Geschwindigkeit und Ausgabequalität auf kleinstem Raum perfekt.

Cleardata's Flotte von Dokumentenscannern wird durch die Kodak Capture Pro Software ergänzt, eine komplette Softwareanwendung für die Stapelverarbeitung mit hohem bis niedrigem Volumen, die eine robuste Datenextraktion und -übermittlung an Repository- und Geschäftsanwendungen bietet und so konzipiert ist, dass sie nahtlos mit jedem Scanner von Kodak Alaris zusammenarbeitet.

Vorteile

Vor vier Jahren war Cleardata das erste britische Unternehmen, das die Kodak i5000 Scannerserie in Empfang nahm, und es war auch das erste, das zwei Kodak i5850S-Serien vor der Markteinführung bestellte. "Wir haben uns sehr über diese Neueinführung gefreut", erklärte David. "

Das Unternehmen ist organisch gewachsen und hat weiter in die Technologie von Kodak Alaris investiert, um die zusätzlichen Kapazitäten bereitzustellen, die zur Bewältigung und Unterstützung dieses Wachstumskurses erforderlich sind. Schnelle Geschwindigkeiten, Zuverlässigkeit und hervorragende Qualität stellen sicher, dass Cleardata die Kunden-SLAs kontinuierlich einhalten kann.

Die neuen Scanlösungen haben dem Unternehmen zusätzliche Kapazitäten und eine verbesserte Produktivität beschert, und die nun 15-köpfige Flotte hat Cleardata Kapazitäten für weiteres Wachstum, die Fähigkeit zur Bewältigung zusätzlicher neuer Geschäfte und zur Bewältigung unerwarteter Arbeitsspitzen verschafft.

Eine Reihe einzigartiger Funktionen, darunter die automatische Sortierung während des Scanvorgangs, die potenzielle Fehler und Zeitverschwendung ausschließt, die Möglichkeit, Dokumente mit mehreren Einzügen zu trennen und leichter zu identifizieren, Dokumente in den hinteren Teil des Scanners einzuziehen, kurze Dokumente automatisch von anderen Seiten zu trennen und sortierte Patch Sheets wiederzuverwenden, bringen zusätzliche Kosten- und Zeitersparnisse für diesen ausgeklügelten Betrieb.

"Qualität ist für uns enorm wichtig, und wir sind das einzige Büro, das jedes einzelne Bild, das wir scannen, mit zwei Augen prüft", erklärt David. "Einer der Hauptvorteile der Software besteht darin, dass wir acht Bilder gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen können, was bei einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von 420 Bildern pro Minute eine enorme Zeitersparnis bedeutet."

Das zweigleisige, zeitintensive manuelle Prüfverfahren ist laut David von entscheidender Bedeutung und ein Schlüsselelement seines Engagements für die Erbringung einer gleichbleibenden Qualitätsdienstleistung. "Wir nutzen die Vorteile intelligenter Funktionen wie Perfect Page-Technologie, die den Bilderfassungsprozess optimiert und eine unvergleichliche Bildqualität gewährleistet, Barcode-Lesung, inhaltsbasierte Leerseitenerkennung und -löschung sowie Intelligent Document Protection zum Schutz vor beschädigten Dokumenten und verlorenen Daten, um unsere Effizienz zu steigern, ohne Kompromisse bei der Qualitätskontrolle einzugehen", fügte er hinzu.

Eine weitere Expansion ist geplant: Cleardata hat gerade einen Zuschuss von 300.000 Pfund erhalten und plant den Bau eines 1,5 Millionen Pfund teuren Scanning- und Archivierungszentrums in Deeside, in dem 18 neue Arbeitsplätze geschaffen werden sollen.

"In unserem Geschäft müssen wir sicherstellen, dass wir über die richtige Hardware, Software und Arbeitskräfte verfügen. Mit Kodak Alaris als Technologiepartner ist unser Unternehmen zukunftssicher. Als Unternehmen mit einem einzigen Anbieter haben wir unsere internen Ressourcen durch eine einzige Benutzeroberfläche, ein einheitliches Erscheinungsbild und eine einzige Software-Lösung optimiert, so dass unsere Mitarbeiter problemlos von einem Gerät zum anderen wechseln können, ohne dass sie umgeschult werden müssen", so David abschließend.