Perfil del cliente

Cleardata es el mayor usuario de escáneres de Kodak Alaris en el Reino Unido. La oficina de escaneado, que es una de las mayores del país, captura más de cuatro millones de imágenes al mes en nombre de su base nacional de clientes. La empresa ofrece una gama de servicios de escaneado de documentos y soluciones de gestión documental que ayudan a las organizaciones a prescindir del papel, ahorrar valioso espacio de oficina, automatizar procesos manuales y reducir costes empresariales. Acreditada según la norma ISO 27001 de seguridad de la información, Cleardata es también una de las primeras empresas de su sector en obtener la certificación BS 10008:2014, The Evidential Weight and Legal Admissibility Standard.

Preparándose para el crecimiento

Lograr un crecimiento empresarial constante requiere adaptarse a los cambios para mantenerse a la vanguardia. Cleardata ha seguido invirtiendo en la última generación de soluciones de escaneado para entornos de producción, lo que garantiza que está bien posicionada para anticiparse y abordar las necesidades cambiantes de sus clientes.

El negocio ha ido viento en popa, la empresa registró un aumento de la facturación del 22% el año pasado y está en camino de aumentar los ingresos en un tercio este año. Con dos nuevos contratos importantes por un valor combinado de 1 millón de libras en su haber, Cleardata tomó la decisión estratégica de aumentar aún más su arsenal de producción e invertir en dos nuevos Kodak i5850S Scanner.

"Nuestra estrategia de inversión continua diseñada para ofrecer capacidad adicional y mejorar la productividad ha dado sus frutos a lo largo de los años", dijo el Director General David Bryce. "En un mercado en el que los márgenes son ajustados y la capacidad de ofrecer servicios especializados y capacidades de valor añadido es clave, consideramos que nuestro compromiso de adquirir la tecnología más avanzada es un factor diferenciador clave", añadió.

Ganancias de productividad gracias al escaneado a granel de alta velocidad

El KODAK i5850S Scanner, que aumenta la productividad, cuenta con funciones de clasificación integradas que reducen drásticamente el tiempo de manipulación. Ofrece ventajas de clasificación por parches, longitud y alimentación múltiple, separando lotes mixtos de documentos en tres bandejas de salida, que se configuran a través de sencillos controles de controladores TWAIN e ISIS.

"En particular, nos gusta el hecho de que el nuevo Scanner disponga de tres bandejas de salida para separar diferentes tipos de documentos y recoger ordenadamente las hojas separadoras de parches para su reutilización, lo que ofrece una excelente eficiencia posterior al escaneado, ya que elimina parte del esfuerzo manual", afirma David.

Esta solución de escaneado de alta velocidad cuenta con un rendimiento de 420 imágenes (a doble cara) o 210 páginas por minuto, procesa lotes de documentos mixtos, elimina la laboriosa manipulación manual del papel antes y después del escaneado y separa automáticamente los documentos por longitud. David añadió: "Maximizar el rendimiento es importante para nosotros y la i5850S combina a la perfección velocidad y calidad de salida en un tamaño reducido. La flota de escáneres de documentos de Cleardata se complementa con Kodak Capture Pro Software, una completa aplicación de software de captura por lotes de alto y bajo volumen que ofrece una sólida extracción y entrega de datos a aplicaciones empresariales y de repositorio, diseñada para funcionar a la perfección con cualquier escáner de Kodak Alaris.

Beneficios

Hace cuatro años, Cleardata fue la primera empresa del Reino Unido en recibir la Kodak Serie i5000 y también fue la primera en encargar dos Kodak Serie i5850S antes de su lanzamiento. "Estábamos muy ilusionados con este nuevo lanzamiento", explicó David. "Este nuevo modelo cuenta con una serie de características innovadoras para mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y reducir los gastos operativos"

El negocio ha crecido orgánicamente y la empresa ha seguido invirtiendo en la tecnología de Kodak Alaris para ofrecer la capacidad adicional necesaria para gestionar y apoyar esta trayectoria de crecimiento. La rapidez, la fiabilidad y la excelente calidad garantizan que Cleardata pueda cumplir continuamente los acuerdos de nivel de servicio de sus clientes.

Las nuevas soluciones de escaneado han proporcionado capacidad adicional y han mejorado la productividad de la empresa, y la flota, ahora de 15 equipos, ha proporcionado a Cleardata capacidad para seguir creciendo, para hacer frente a nuevos negocios y para adaptarse a picos inesperados de carga de trabajo.

Una serie de funciones exclusivas, como la clasificación automática durante el proceso de escaneado, que elimina posibles errores y pérdidas de tiempo, la posibilidad de separar documentos de alimentación múltiple e identificarlos con mayor facilidad, la alimentación de documentos en la parte posterior del escáner, la separación automática de documentos cortos de otras páginas y la reutilización de hojas sueltas clasificadas, están aportando ventajas adicionales de ahorro de costes y tiempo a esta ágil operación.

"La calidad es muy importante para nosotros y somos la única oficina que utiliza dos pares de ojos para comprobar cada una de las imágenes que escaneamos", explicó David. "Una de las principales ventajas del Software es que podemos ver ocho imágenes en la pantalla a la vez, lo que supone un enorme ahorro de tiempo cuando se procesan 420 imágenes por minuto"

Según David, el proceso de comprobación manual, que requiere mucho tiempo, es fundamental y un componente clave de su compromiso de ofrecer un servicio de calidad constante. "Estamos aprovechando las ventajas de funciones inteligentes como la Tecnología Perfect Page, que optimiza el proceso de captura de imágenes y garantiza una calidad de imagen inigualable, la lectura de códigos de barras, la detección y eliminación de páginas en blanco basada en el contenido y la Protección Inteligente de Documentos para defendernos de los documentos dañados y la pérdida de datos, con el fin de mejorar nuestra eficacia sin comprometer el control de calidad", añadió.

Asimismo, Cleardata acaba de conseguir una subvención de 300.000 libras esterlinas y tiene previsto construir un centro de escaneado y archivado de 1,5 millones de libras esterlinas en Deeside, lo que supondrá la creación de 18 nuevos puestos de trabajo.

"En nuestro negocio, tenemos que asegurarnos de contar con el hardware, el software y la mano de obra adecuados. Con Kodak Alaris como socio tecnológico, nuestro negocio está preparado para el futuro; como oficina de un único proveedor, hemos optimizado nuestros recursos internos a través de una única interfaz de usuario, un aspecto común y una única solución de Software, lo que facilita al personal el cambio de un dispositivo a otro sin necesidad de volver a formarse", concluye David.