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Situação
Com problemas de alimentação, problemas de empilhamento de saída e baixo rendimento, a frota de scanners de produção da Dajon não era mais adequada para o propósito.
Objetivos
Economizar espaço e tempo na operação dos scanners. A economia de custo e tempo é necessária para atender aos SLAs dos clientes e oferecer preços competitivos.
Solução
Três scanners KODAK i4650 Scanner
Kodak Scanners da série S2000
Resultados
A Dajon transformou totalmente sua operação de digitalização, melhorando drasticamente a eficiência e as margens de lucro. Os i4650 Scanners estão processando quase três vezes mais imagens do que os modelos antigos e a funcionalidade adicional dos scanners, a alimentação consistente, o empilhamento controlado da saída e a capacidade de detectar grampos, etc., estão rendendo dividendos em termos de produtividade e eficiência.
Perfil do cliente
A Dajon Data Management é uma empresa especializada em Londres digitalização de documentos com uma base de clientes global. Reconhecida por fornecer serviços de alta qualidade e com preços competitivos, a empresa tem mais de duas décadas de experiência em soluções de gerenciamento de documentos e dados, com experiência significativa em requisitos complexos de manuseio. Sua ampla gama de serviços de suporte permite que os clientes façam a transição de documentos e dados em papel para qualquer formato eletrônico e, em seguida, processem e atuem com informações críticas para os negócios usando sistemas de gerenciamento de documentos e de fluxo de trabalho integrado.
Desafio
A Dajon tinha uma frota de nove scanners de produção de médio e alto volume, que reconhecia não serem mais adequados à finalidade. A empresa criou o bureau de digitalização em 2007, quando a maioria dos documentos em papel que processava exigia pouca preparação, as páginas eram mais limpas e em formatos padrão, e os requisitos de indexação eram mínimos. No entanto, com o passar do tempo, o uso de metadados para indexar documentos se tornou mais importante para tornar as informações acessíveis sob demanda, o bureau estava agora lidando com muitos tipos e tamanhos diferentes de documentos e os volumes continuavam a aumentar exponencialmente.
"Historicamente, ao tomar decisões de investimento em novas tecnologias, simplesmente comprávamos novos Scanners para gerenciar o aumento do rendimento e continuávamos com a mesma marca. Isso ocorria principalmente porque nosso pessoal estava acostumado com eles e trabalhava em sua zona de conforto", explicou o diretor de tecnologia Albert Tsang.
"Mas o que não fizemos foi resolver os problemas reais - estávamos enfrentando repetidos problemas de alimentação e de empilhamento de saída, os scanners estavam processando volumes que não chegavam nem perto de suas velocidades nominais e estávamos cada vez mais fazendo turnos mais longos para atingir os níveis de produtividade necessários para entregar os trabalhos no prazo", acrescentou.
Foi ao processar um trabalho para uma empresa de construção que exigia a digitalização de grandes volumes de papel carbono e recibos que a Dajon chegou a um ponto crítico. "Esse trabalho mostrou que os Scanners antigos simplesmente não conseguiam dar conta do recado. Tivemos vários problemas de alimentação, os scanners não gostavam de recibos e tínhamos sorte se conseguíssemos uma taxa de transferência de 15 a 20 páginas por minuto (ppm). O trabalho demorava muito mais do que deveria e, então, percebemos que fazer o que sempre fizemos não era sustentável e que era hora de mudar", disse Albert: "Não podíamos continuar comprando mais Scanners e mais PCs (cada um dos quais exigia uma equipe para operá-los), pois estávamos literalmente sem espaço. Além disso, tínhamos que olhar para o resultado final, pois o mercado é extremamente competitivo e temos que garantir lucro em cada negócio. Estava na hora de parar de fazer concessões porque estávamos acostumados a usar um tipo de scanner e procurar alternativas."
Solução
Albert procurou a Kodak Alaris, uma empresa Kodak Alaris, para obter conselhos sobre como a Dajon poderia aproveitar a nova tecnologia para melhorar seu modelo de digitalização atual. Em vez de se concentrar nos recursos e benefícios dos produtos e sugerir modelos de substituição semelhantes, a abordagem da Kodak Alaris foi consultiva. A equipe de pré-vendas analisou o volume e os tipos de papéis que a Dajon estava processando, como os documentos eram preparados durante o processo de pré-digitalização e a quantidade de etapas manuais que isso envolvia.
A Alaris recomendou a simplificação da frota, substituindo nove dispositivos antigos por três Kodak i4650 Scanner. Com uma taxa de transferência rápida (até 130 páginas por minuto), esse scanner de produção oferece horas de digitalização ininterrupta e seu caminho de papel direto garante que materiais espessos, como papelão e pastas de arquivo, além de documentos extralongos, passem pelo scanner. O Kodak i4650 Scanner também oferece uma série de recursos, incluindo a Proteção Inteligente de Documentos, que monitora a condição do papel que está sendo digitalizado e ouve o som do papel se amassando, evitando danos ao documento ao parar o scanner automaticamente antes de atolamentos; combinada com uma qualidade de imagem excepcional, independentemente do grau de dificuldade dos originais, para garantir alta produtividade. Uma bandeja de entrada para 500 folhas e a tecnologia de empilhamento controlado significam que a equipe gasta menos tempo ajustando documentos e mais tempo trabalhando.
"A Kodak Alaris instalou uma unidade para experimentarmos antes de comprar e, em duas semanas, já tínhamos um número de pedido de compra", disse Albert, acrescentando: "Usamos o Scanner junto com um de nossos modelos antigos para lidar com um grande projeto que envolvia a digitalização de 13.000 caixas de documentos históricos, incluindo papel carbono e cartão. A diferença foi da noite para o dia: o Scanner da Kodak processou entre 115 e 120 ppm (quase o rendimento máximo), enquanto o scanner existente processou entre 45 e 50 ppm. Esse foi o ponto de virada, a decisão foi tomada."
A Dajon também está utilizando dois Kodak Scanners da série S2000 para lidar com itens de correspondência digital para seus clientes. Esses scanners de mesa rápidos servem para isolar a produção de alta velocidade e alto volume dos itens ad-hoc, ao mesmo tempo em que aumentam a eficiência na linha de produção.
Benefícios
A Dajon comprou inicialmente dois i4650 Scanners para o bureau de digitalização, acrescentando um terceiro um pouco mais tarde. "O maior obstáculo foi a resistência à mudança, por isso fizemos a troca gradualmente", explicou Albert. "O produto é excelente, mas o suporte que recebemos da Kodak Alaris e o treinamento no local realmente ajudaram a equipe a aceitar a mudança e tornaram a transição para os novos produtos muito mais fácil."
Os operadores de digitalização estão agora colhendo os benefícios dos três novos scanners. "Durante o período de teste, nosso chefe de digitalização ficou encantado com o desempenho e realmente percebeu o potencial. A funcionalidade adicional, a alimentação consistente, o empilhamento controlado da saída e a capacidade de detectar grampos, etc. estão realmente rendendo dividendos em termos de produtividade e eficiência", continuou Albert.
A Dajon também percebeu uma economia adicional de tempo e custos. "O recurso de detecção de metais significa que não estamos mais pagando por novas peças, devido a grampos e clipes de papel esquecidos que arranham o vidro do Scanner - isso tem sido uma grande economia", explicou ele, acrescentando: "
A empresa também conseguiu redistribuir a equipe dentro do departamento de digitalização para aumentar a eficiência. Sob o antigo regime, nove scanners exigiam nove operadores de digitalização, com uma equipe adicional ocupada com a preparação das páginas a serem digitalizadas. Agora, apenas três operadores estão encarregados da digitalização, o que liberou recursos adicionais para lidar com a preparação de documentos e processos pós-digitalização.
Albert acrescentou: "Com os novos scanners, transformamos totalmente nossa operação de digitalização, melhoramos drasticamente a eficiência e nossas margens de lucro. Os novos scanners funcionam continuamente em velocidades nominais e lidam perfeitamente com muitos tipos diferentes de papel; na verdade, os i4650 Scanners estão processando quase três vezes mais imagens do que os modelos antigos."
Para ilustrar o impacto, Albert disse: "Por Scanner Kodak, normalmente processamos 46.000 imagens durante um turno de oito horas - isso em comparação com uma média de apenas 16.000 imagens em um dispositivo legado. Em um dia 'ruim', digitalizaremos cerca de 38.000 originais; em comparação, os dispositivos antigos só conseguiriam digitalizar de 8 a 10.000 páginas no mesmo turno devido a problemas de alimentação."
Os planos futuros incluem uma transição para o software KODAK Capture Pro Software. "Inicialmente, decidimos manter nosso software atual, que funciona perfeitamente com os Kodak Scanners, em grande parte devido ao fato de que a equipe está familiarizada com ele e se sente confortável em usá-lo, mas agora que o hardware está instalado e foi bem recebido, é muito provável que façamos a mudança no futuro", disse Albert.
Os novos scanners estão funcionando atualmente com 80% da capacidade, oferecendo espaço para crescimento futuro. A Dajon está planejando se mudar para novas instalações maiores, que oferecerão mais espaço para a preparação e digitalização de documentos e permitirão que ela conquiste mais novos negócios. Albert disse: "As novas instalações acomodarão com segurança até 12 scanners, o que nos dará muitas oportunidades de crescimento. Temos uma série de grandes clientes em potencial, os Scanners i4650 e as novas instalações nos colocam em uma posição forte para vencer e, se formos bem-sucedidos, investiremos em mais Scanners KODAK, confiantes de que eles garantirão o resultado."
A Dajon manteve dois dos scanners antigos para fins de continuidade dos negócios. "Acho que isso diz muito sobre os novos Scanners quando nossa equipe prefere esperar por um engenheiro e fazer a preparação de documentos em vez de ligar os dispositivos antigos!" concluiu Albert.
