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Situación
La flota de escáneres de producción de Dajon ya no era adecuada para su propósito debido a problemas de alimentación, apilamiento y bajo rendimiento.
Objetivos
Ahorrar espacio y tiempo en el funcionamiento de los escáneres. Se necesita ahorrar costes y tiempo para cumplir los SLA de los clientes y ofrecer precios competitivos.
Solución
Tres Escáneres Kodak i4650
Kodak Escáneres de la Serie S2000
Resultados
Dajon ha transformado totalmente su operación de escaneado, mejorando drásticamente la eficiencia y los márgenes de beneficio. Los i4650 Scanner están procesando casi tres veces más imágenes que los modelos anteriores y la funcionalidad adicional de los escáneres, la alimentación consistente, el apilamiento controlado de la salida y la capacidad de detectar grapas, etc. están pagando dividendos en términos de productividad y eficiencia.
Perfil del cliente
Dajon Data Management es una empresa londinense especializada en escaneado de documentos con una base de clientes global. Reconocida por ofrecer servicios de alta calidad a precios competitivos, la empresa cuenta con más de dos décadas de experiencia en soluciones de gestión de documentos y datos, con una gran experiencia en requisitos de manipulación complejos. Su amplia gama de servicios de asistencia permite a los clientes convertir documentos y datos en papel a cualquier formato electrónico y, a continuación, procesar y procesar información crítica para la empresa mediante sistemas de gestión de documentos y flujos de trabajo integrados.
Desafío
Dajon contaba con una flota de nueve escáneres de producción de volumen medio a alto, que reconoció que ya no eran adecuados para su propósito. La empresa creó la oficina de escaneado en 2007, cuando la mayoría de los documentos en papel que procesaba requerían poca preparación, las páginas estaban más limpias y en formatos estándar, y los requisitos de indexación eran mínimos. Sin embargo, con el paso del tiempo, el uso de metadatos para indexar los documentos se ha vuelto más importante para poder acceder a la información bajo demanda, la oficina gestiona ahora documentos de muchos tipos y tamaños diferentes, y los volúmenes siguen aumentando exponencialmente.
"Históricamente, cuando tomábamos decisiones de inversión en nuevas tecnologías, nos limitábamos a comprar nuevos escáneres para gestionar el aumento del rendimiento y nos quedábamos con la misma marca. Esto se debía principalmente a que nuestro personal estaba acostumbrado a ellos y trabajaba en su zona de confort", explica Albert Tsang, Director de Tecnología.
"Pero lo que no hicimos fue abordar los verdaderos problemas: experimentábamos repetidos problemas de alimentación y de apilamiento de la producción, los escáneres procesaban volúmenes que no se acercaban ni de lejos a su velocidad nominal y cada vez teníamos que trabajar turnos más largos para alcanzar los niveles de producción que necesitábamos para entregar los trabajos a tiempo", añade.
Dajon llegó a un punto de inflexión al procesar un trabajo para una empresa de construcción que requería digitalizar grandes volúmenes de papel carbón y recibos. "Este trabajo puso de manifiesto que los escáneres heredados no daban abasto. Nos encontramos con múltiples problemas de alimentación, a los escáneres no les gustaban los recibos y teníamos suerte si conseguíamos un rendimiento de 15-20 páginas por minuto (ppm). El trabajo tardaba mucho más de lo que debería y nos dimos cuenta de que hacer lo que siempre habíamos hecho no era sostenible y que había llegado el momento de cambiar", explica Albert: "No podíamos seguir comprando más escáneres y más ordenadores (cada uno de los cuales requería personal para manejarlos), nos habíamos quedado literalmente sin espacio. Además, teníamos que mirar el balance final: el mercado es extremadamente competitivo y tenemos que asegurarnos de obtener beneficios con cada negocio. Era hora de dejar de hacer concesiones porque estábamos acostumbrados a utilizar un tipo de escáner, y de buscar alternativas."
Solución
Albert se dirigió a Kodak Alaris, una empresa de Kodak Alaris, para que le aconsejara sobre cómo Dajon podía aprovechar las nuevas tecnologías para mejorar su modelo de escaneado actual. En lugar de centrarse en las características y ventajas de los productos y sugerir modelos de sustitución similares, el enfoque de Kodak Alaris fue consultivo. El equipo de preventa analizó el volumen y los tipos de documentos que procesaba Dajon, cómo se preparaban los documentos durante el proceso previo al escaneado y la cantidad de pasos manuales que esto implicaba.
Alaris recomendó racionalizar la flota, sustituyendo nueve dispositivos heredados por tres Kodak i4650 Scanner. Con un rendimiento rápido (hasta 130 páginas por minuto), este escáner de producción ofrece horas de escaneado ininterrumpido y su recorrido recto del papel garantiza que los materiales gruesos, como el cartón y las carpetas de archivos, además de los documentos extralargos, vuelen a través del escáner. El Kodak i4650 también ofrece una serie de funciones, entre las que se incluye la Protección Inteligente de Documentos, que supervisa el estado del papel que se está escaneando y escucha el sonido del papel al arrugarse, lo que evita que se dañe el documento al detener el escáner automáticamente antes de que se produzcan atascos; todo ello combinado con una calidad de imagen excepcional, independientemente de lo difíciles que sean los originales, para garantizar una alta productividad. La bandeja de entrada de 500 hojas y la tecnología de apilado controlado permiten que el personal dedique menos tiempo a ajustar los documentos y más a realizar su trabajo.
"Kodak Alaris nos instaló una unidad para que la probáramos antes de comprarla y, en dos semanas, ya habíamos solicitado un número de pedido de compra", afirma Albert, que añade: "Pusimos en marcha el Scanner junto con uno de nuestros modelos antiguos para gestionar un gran proyecto que implicaba la digitalización de 13.000 cajas de documentos históricos, incluyendo papel carbón y tarjetas. La diferencia era de la noche al día: el Scanner Kodak procesaba entre 115 y 120 ppm (casi el máximo rendimiento), mientras que el escáner existente procesaba entre 45 y 50 ppm. Ese fue el punto de inflexión, la decisión estaba tomada."
Dajon también está utilizando dos Escaneres de la Serie S2000 para gestionar el correo digital de sus clientes. Estos rápidos escáneres de sobremesa sirven para aislar la producción de alta velocidad y gran volumen de los artículos ad hoc, al tiempo que refuerzan la eficiencia en la línea de producción.
Beneficios
Dajon adquirió inicialmente dos i4650 Scanner para la oficina de digitalización, añadiendo un tercero un poco más tarde. "El mayor escollo fue la resistencia al cambio, así que hicimos el cambio gradualmente", explicó Albert. "El producto es estupendo, pero el apoyo que recibimos de Kodak Alaris y la formación in situ ayudaron mucho al personal a aceptar el cambio e hicieron que la transición a los nuevos productos fuera mucho más fácil".
Los operadores de escaneado están cosechando ahora los beneficios de los tres nuevos escáneres. "Durante el periodo de prueba, nuestro jefe de escaneado quedó encantado con el rendimiento y vio realmente el potencial. La funcionalidad adicional, la alimentación uniforme, el apilamiento controlado de la salida y la capacidad de detectar grapas, etc., están dando sus frutos en términos de productividad y eficacia", continúa Albert. "Gracias a la detección de metales, ya no tenemos que comprar piezas nuevas porque las grapas y los clips olvidados rayan el cristal del Scanner: "
La empresa también ha podido redistribuir al personal de la oficina de escaneado para aumentar la eficacia. Con el antiguo régimen, nueve escáneres requerían nueve operarios de escaneado, con personal adicional dedicado a preparar las páginas que se iban a escanear. Ahora, sólo tres operadores se encargan del escaneado, lo que ha liberado recursos adicionales para ocuparse de la preparación de documentos y los procesos posteriores al escaneado.
Albert añadió: "Con los nuevos escáneres, hemos transformado totalmente nuestra operación de escaneado, mejorado drásticamente la eficiencia y nuestros márgenes de beneficio. Los nuevos escáneres funcionan continuamente a velocidades nominales y manejan sin problemas muchos tipos diferentes de papel, de hecho los i4650 Scanner están procesando casi tres veces más imágenes que los modelos heredados."
Para ilustrar el impacto Albert dijo: "Por cada Scanner Kodak, procesamos normalmente 46.000 imágenes durante un turno de ocho horas, frente a una media de sólo 16.000 imágenes en un dispositivo antiguo. En un día "malo" escaneamos alrededor de 38.000 originales, en comparación, los antiguos dispositivos sólo procesaban entre 8.000 y 10.000 páginas en el mismo turno debido a problemas de alimentación."
Los planes de futuro incluyen una transición al software Kodak Capture Pro Software. "En un principio decidimos seguir con nuestro software actual, que funciona perfectamente con los escáneres Kodak, en gran parte debido a que el personal está familiarizado con él y se siente cómodo utilizándolo, pero ahora que hemos instalado el hardware y ha tenido una buena acogida, es muy probable que cambiemos en el futuro", afirma Albert.
Los nuevos escáneres funcionan actualmente al 80% de su capacidad, lo que deja margen para un futuro crecimiento. Dajon tiene previsto trasladarse a unas instalaciones más grandes que le proporcionarán más espacio para preparar y escanear documentos y le permitirán captar más negocio. Albert ha declarado: "Las nuevas instalaciones albergarán con seguridad hasta 12 escáneres, lo que nos dará muchas posibilidades de crecimiento. Los i4650 Scanner y las nuevas instalaciones nos sitúan en una posición privilegiada para conseguirlo y, si tenemos éxito, invertiremos en más i4650 Scanner de Kodak, con la seguridad de que nos garantizarán el éxito".
Dajon ha conservado dos de los escáneres antiguos para garantizar la continuidad de la empresa. "¡Creo que dice mucho de los nuevos Scanner que nuestro personal prefiera esperar a un ingeniero y hacer la preparación de documentos antes que encender los antiguos dispositivos!". concluyó Albert.
