Situation
Avec des problèmes d'alimentation, des problèmes autour de l'empilage des sorties et un faible débit, le parc de scanners de production de Dajon n'était plus adapté.

Objectifs
Gagner de l'espace et du temps dans l'exploitation des scanners. Des économies de coûts et de temps sont nécessaires pour respecter les accords de niveau de service des clients et proposer des prix compétitifs.

Solution
Trois Kodak Scanners i4650
Kodak Série S2000

Résultats
Dajon a totalement transformé ses opérations de numérisation, améliorant considérablement l'efficacité et les marges de profit. Les scanners i4650 traitent près de trois fois plus d'images que les anciens modèles et les fonctionnalités supplémentaires des scanners, l'alimentation cohérente, l'empilage contrôlé des sorties et la capacité à détecter les agrafes, etc. portent leurs fruits en termes de productivité et d'efficacité.

Profil du client

Dajon Data Management est une société spécialisée basée à Londres la numérisation de documents avec une clientèle mondiale. Réputée pour fournir des services de haute qualité à des prix compétitifs, l'entreprise possède plus de vingt ans d'expertise dans les solutions de gestion des documents et des données, avec une expérience significative dans les exigences de traitement complexes. Sa gamme complète de services d'assistance permet aux clients de convertir les documents papier et les données dans n'importe quel format électronique, puis de traiter et d'exploiter les informations essentielles à l'entreprise à l'aide de systèmes de gestion de documents et de flux de travail intégrés.

Défi

Dajon exploitait un parc de neuf scanners de production de moyen à haut volume, dont elle a reconnu qu'il n'était plus adapté à l'usage prévu. L'entreprise a créé le bureau de numérisation en 2007, lorsque la majorité des documents papier qu'elle traitait nécessitait peu de préparation, que les pages étaient plus propres et dans des formats standard, et que les besoins d'indexation étaient minimes. Cependant, au fil du temps, l'utilisation de métadonnées pour indexer les documents est devenue plus critique afin de rendre l'information accessible sur demande, le bureau traitait désormais de nombreux types et tailles de documents différents, et les volumes continuaient d'augmenter de manière exponentielle.

"Historiquement, lors des décisions d'investissement dans les nouvelles technologies, nous avons simplement acheté de nouveaux scanners pour gérer l'augmentation du débit et nous sommes restés fidèles à la même marque. Mais ce que nous n'avons pas fait, c'est nous attaquer aux vrais problèmes : nous étions confrontés à des problèmes d'alimentation répétés et à des problèmes d'empilage de la production, les scanners traitaient des volumes très éloignés de leur vitesse nominale et nous devions travailler de plus en plus longtemps pour atteindre les niveaux de débit dont nous avions besoin pour livrer les travaux dans les délais", a-t-il ajouté.

Solution

Albert s'est adressé à Kodak Alaris, une entreprise de Kodak Alaris, pour obtenir des conseils sur la manière dont Dajon pouvait tirer parti des nouvelles technologies pour améliorer son modèle de numérisation actuel. Plutôt que de se concentrer sur les caractéristiques et les avantages des produits, et de suggérer des modèles de remplacement similaires, l'approche de Kodak Alaris a été consultative. L'équipe d'avant-vente a examiné le volume et les types de documents traités par Dajon, la façon dont les documents étaient préparés au cours du processus de pré-numérisation et la quantité d'étapes manuelles que cela impliquait.

Alaris a recommandé de rationaliser le parc, en remplaçant neuf anciens appareils par trois Kodak Scanner i4650. Avec un débit rapide (jusqu'à 130 pages par minute), ce scanner de production offre des heures de numérisation ininterrompue et son chemin papier rectiligne garantit que les matériaux épais tels que le carton et les chemises de classement, ainsi que les documents extra-longs, passent en un clin d'œil à travers le scanner. Le Kodak i4650 offre également de nombreuses fonctionnalités, notamment la protection intelligente des documents qui surveille l'état du papier en cours de numérisation et écoute le son du papier froissé, afin d'éviter d'endommager les documents en arrêtant automatiquement le scanner avant les bourrages, associée à une qualité d'image exceptionnelle, quelle que soit la difficulté des originaux, afin de garantir une productivité élevée. Un bac d'entrée de 500 feuilles et une technologie d'empilage contrôlé permettent au personnel de passer moins de temps à ajuster les documents et plus de temps à effectuer le travail.

"Kodak Alaris nous a installé une unité pour que nous l'essayions avant de l'acheter et, au bout de deux semaines, nous avions obtenu un numéro de commande", a déclaré Albert, ajoutant : " Nous avons fait fonctionner le Scanner parallèlement à l'un de nos anciens modèles pour traiter un projet de grande envergure qui consistait à numériser 13 000 boîtes de documents historiques, y compris du papier carbone et des cartes. La différence était flagrante, le Scanner Kodak produisant entre 115 et 120 ppm (débit presque maximal), alors que le scanner existant ne traitait qu'entre 45 et 50 ppm. C'est à ce moment-là que la décision a été prise.

Dajon utilise également deux Kodak Scanners de la série S2000 pour traiter les documents numériques de la salle de courrier de ses clients. Ces scanners de bureau rapides servent à isoler la production à grande vitesse et à grand volume des articles ad hoc, tout en renforçant l'efficacité sur la ligne de production.

Avantages

Dajon a d'abord acheté deux Scanner i4650 pour le bureau de numérisation, ajoutant un troisième un peu plus tard. "La principale pierre d'achoppement a été la résistance au changement, et nous avons donc procédé à un changement progressif", explique Albert. " Le produit est excellent, mais l'assistance que nous avons reçue de Kodak Alaris et la formation sur site ont vraiment aidé le personnel à accepter le changement et ont facilité la transition vers les nouveaux produits. "

Les opérateurs de numérisation récoltent maintenant les fruits des trois nouveaux scanners. "Au cours de la période d'essai, notre responsable de la numérisation a été ravi des performances et a vraiment perçu le potentiel. Les fonctionnalités supplémentaires, l'alimentation régulière, l'empilage contrôlé des sorties et la capacité à détecter les agrafes, etc. portent réellement leurs fruits en termes de productivité et d'efficacité", poursuit Albert.

Dajon a également réalisé des économies supplémentaires en termes de temps et de coûts. " Grâce à la fonction de détection du métal, nous ne payons plus de nouvelles pièces, en raison d'agrafes et de trombones oubliés qui rayent la vitre du scanner - cela nous a permis de réaliser de fortes économies ", a-t-il expliqué, avant d'ajouter : " Nous économisons également sur les fournitures : "L'entreprise a également pu redéployer le personnel au sein du bureau de numérisation afin d'accroître l'efficacité. Sous l'ancien régime, neuf scanners nécessitaient neuf opérateurs de numérisation, avec du personnel supplémentaire chargé de préparer les pages à numériser. Aujourd'hui, seuls trois opérateurs sont chargés de scanner, ce qui a permis de libérer des ressources supplémentaires pour gérer la préparation des documents et les processus post-scanner.

Albert ajoute : "Avec les nouveaux scanners, nous avons totalement transformé notre opération de numérisation, amélioré de manière spectaculaire l'efficacité et nos marges bénéficiaires. Les nouveaux scanners fonctionnent en permanence à leur vitesse nominale et traitent en toute transparence de nombreux types de papier différents. En fait, les Scanner i4650 traitent presque trois fois plus d'images que les anciens modèles."

Pour illustrer l'impact, Albert a déclaré : " Par Kodak Scanner, nous traitons généralement 46 000 images au cours d'une période de travail de huit heures - contre une moyenne de seulement 16 000 images sur un appareil ancien. Lors d'une " mauvaise " journée, nous numérisons environ 38 000 originaux, alors que les anciens périphériques ne pouvaient traiter que 8 à 10 000 pages au cours d'une même période de travail en raison de problèmes d'alimentation. "

Les projets futurs incluent une transition vers le logiciel Kodak Capture Pro. "Nous avons d'abord décidé de nous en tenir à notre logiciel actuel, qui fonctionne parfaitement avec les Kodak Scanners, en grande partie parce que le personnel le connaît bien et est à l'aise pour l'utiliser, mais maintenant que nous avons le matériel en place et qu'il a été bien accueilli, il est fort probable que nous changions à l'avenir", a déclaré Albert.

Les nouveaux scanners fonctionnent actuellement à 80 % de leur capacité, ce qui laisse une marge de manœuvre pour une croissance future. Dajon prévoit de déménager dans de nouveaux locaux plus vastes, qui offriront plus d'espace pour la préparation et la numérisation des documents et lui permettront de gagner de nouveaux marchés. Albert a déclaré : "Les nouveaux locaux pourront accueillir en toute sécurité jusqu'à "Les nouveaux locaux pourront accueillir en toute sécurité jusqu'à 12 scanners, ce qui nous offre de nombreuses possibilités de croissance. Si nous réussissons, nous investirons dans d'autres scanners Kodak, convaincus qu'ils nous permettront de tenir nos promesses ".

Dajon a conservé deux des anciens scanners pour assurer la continuité de ses activités. "Je pense que cela en dit long sur les nouveaux scanners lorsque notre personnel préfère attendre un ingénieur et faire de la préparation de documents plutôt que d'allumer les anciens appareils !" conclut Albert.

www.dajon.co.uk