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Situation
Mit Einzugsproblemen, Problemen beim Stapeln der Ausgabe und geringem Durchsatz war die Flotte der Produktionsscanner von Dajon nicht mehr zweckmäßig.
Ziele
Platz- und Zeitersparnis beim Betrieb von Scannern. Kosten- und Zeiteinsparungen sind erforderlich, um die SLAs der Kunden zu erfüllen und wettbewerbsfähige Preise anbieten zu können.
Lösung
Drei Kodak i4650 Scanner
Kodak S2000 Scannerserie
Ergebnisse
Dajon hat seinen Scanbetrieb völlig umgestellt, die Effizienz und die Gewinnmargen drastisch verbessert. Die i4650 Scanner verarbeiten fast dreimal so viele Bilder wie die Vorgängermodelle, und die zusätzlichen Funktionen der Scanner, der gleichmäßige Einzug, die kontrollierte Stapelung der Ausgabe und die Fähigkeit, Heftklammern usw. zu erkennen, zahlen sich in Bezug auf Produktivität und Effizienz aus.
Kundenprofil
Dajon Data Management ist ein in London ansässiges, auf Dokumentenscannen spezialisiertes Unternehmen mit einem weltweiten Kundenstamm. Das Unternehmen ist für seine qualitativ hochwertigen und preisgünstigen Dienstleistungen bekannt und verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung im Bereich der Dokumenten- und Datenmanagementlösungen, insbesondere bei komplexen Anforderungen. Sein umfassendes Angebot an unterstützenden Dienstleistungen ermöglicht es den Kunden, Papierdokumente und -daten in ein beliebiges elektronisches Format umzuwandeln und anschließend geschäftskritische Informationen mit Hilfe von Dokumentenmanagement- und integrierten Workflow-Systemen zu verarbeiten.
Herausforderung
Dajon betrieb eine neunköpfige Flotte von Produktionsscannern für mittlere bis hohe Stückzahlen, die nicht mehr zweckmäßig waren. Das Unternehmen richtete das Scanbüro im Jahr 2007 ein, als die meisten der verarbeiteten Papierdokumente nur wenig Vorbereitung erforderten, die Seiten sauberer und in Standardformaten waren und die Anforderungen an die Indexierung minimal waren. Im Laufe der Zeit wurde jedoch die Verwendung von Metadaten zur Indizierung von Dokumenten immer wichtiger, um Informationen bei Bedarf zugänglich zu machen, das Büro bearbeitete nun viele verschiedene Arten und Größen von Dokumenten, und das Volumen stieg exponentiell an.
"In der Vergangenheit haben wir bei Investitionsentscheidungen in neue Technologien einfach neue Scanner gekauft, um den erhöhten Durchsatz zu bewältigen, und sind bei der gleichen Marke geblieben. Das lag vor allem daran, dass unsere Mitarbeiter daran gewöhnt waren und in ihrer Komfortzone arbeiteten", erklärte Chief Technology Officer Albert Tsang.
"Was wir aber nicht taten, war, die wirklichen Probleme anzugehen - wir hatten immer wieder Probleme mit der Zuführung und dem Stapeln der Ausgabe, die Scanner verarbeiteten Volumen, die nicht annähernd an ihre Nenngeschwindigkeit heranreichten, und wir mussten immer längere Schichten einlegen, um den Durchsatz zu erreichen, den wir brauchten, um Aufträge rechtzeitig zu liefern", fügte er hinzu.
Bei der Bearbeitung eines Auftrags für ein Bauunternehmen, bei dem große Mengen an Kohlepapier und Quittungen digitalisiert werden mussten, erreichte Dajon einen Wendepunkt. "Bei diesem Auftrag zeigte sich, dass die alten Scanner einfach nicht mehr ausreichten. Wir hatten mehrere Einzugsprobleme, die Scanner mochten keine Belege und wir konnten von Glück reden, wenn wir einen Durchsatz von 15-20 Seiten pro Minute erreichten. Die Arbeit dauerte wesentlich länger, als sie hätte dauern sollen, und wir erkannten, dass das, was wir immer getan hatten, nicht nachhaltig war und dass es Zeit war, etwas zu ändern", sagte Albert: "Wir konnten nicht immer mehr Scanner und PCs kaufen (für deren Bedienung jeweils Personal benötigt wird), wir hatten buchstäblich keinen Platz mehr. Außerdem mussten wir auf das Endergebnis schauen, denn der Markt ist extrem wettbewerbsintensiv und wir müssen sicherstellen, dass wir bei jedem Geschäft einen Gewinn erzielen. Es war an der Zeit, keine Kompromisse mehr einzugehen, weil wir es gewohnt waren, einen bestimmten Scannertyp zu verwenden, und nach Alternativen zu suchen."
Lösung
Albert wandte sich an Kodak Alaris, ein Unternehmen der Kodak Alaris Gruppe, um sich beraten zu lassen, wie Dajon neue Technologien nutzen könnte, um sein derzeitiges Scanmodell zu verbessern. Kodak Alaris konzentrierte sich nicht auf die Funktionen und Vorteile der Produkte und schlug keine gleichwertigen Ersatzmodelle vor, sondern verfolgte einen beratenden Ansatz. Das Pre-Sales-Team untersuchte das Volumen und die Art der von Dajon verarbeiteten Papiere, die Art und Weise, wie die Dokumente während des Vor-Scan-Prozesses vorbereitet wurden, und die Anzahl der manuellen Schritte, die damit verbunden waren.
Alaris empfahl, die Flotte zu rationalisieren und neun alte Geräte durch drei Kodak i4650 Scanner zu ersetzen. Mit einem schnellen Durchsatz (bis zu 130 Seiten pro Minute) bietet dieser Produktionsscanner stundenlanges ununterbrochenes Scannen, und sein gerader Papierweg sorgt dafür, dass dicke Materialien wie Karton und Aktenordner sowie überlange Dokumente durch den Scanner fliegen. Der Kodak i4650 Scanner bietet darüber hinaus eine Vielzahl von Funktionen, wie z. B. den intelligenten Dokumentenschutz, der den Zustand des zu scannenden Papiers überwacht und auf das Geräusch zerknitterten Papiers achtet, um Schäden an den Dokumenten zu vermeiden, indem der Scanner automatisch angehalten wird, bevor es zu einem Papierstau kommt, sowie eine außergewöhnliche Bildqualität, egal wie anspruchsvoll die Vorlagen sind. Das 500-Blatt-Zufuhrfach und die Technologie zum kontrollierten Stapeln bedeuten, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für die Anpassung von Dokumenten aufwenden müssen und mehr Zeit für die Arbeit haben.
"Kodak Alaris installierte ein Gerät, das wir vor dem Kauf testen konnten, und innerhalb von zwei Wochen hatten wir eine Bestellnummer vergeben", sagte Albert und fügte hinzu: "Wir haben den Scanner zusammen mit einem unserer älteren Modelle eingesetzt, um ein großes Projekt zu bearbeiten, bei dem 13.000 Kisten mit historischen Dokumenten, einschließlich Kohlepapier und Karton, digitalisiert wurden. Der Unterschied war wie Tag und Nacht: Der Kodak Scanner schaffte zwischen 115 und 120 Seiten pro Minute (fast maximaler Durchsatz), während der vorhandene Scanner zwischen 45 und 50 Seiten pro Minute schaffte. Das war der Wendepunkt, die Entscheidung war gefallen."
Dajon setzt auch zwei Kodak Scanner der S2000 Scannerserie ein, um digitale Poststücke für seine Kunden zu bearbeiten. Diese schnellen Desktop-Scanner dienen dazu, die Hochgeschwindigkeits- und Massenproduktion von Ad-hoc-Sendungen zu isolieren und gleichzeitig die Effizienz der Produktionslinie zu steigern.
Vorteile
Dajon kaufte zunächst zwei i4650 Scanner für das Scan-Büro und fügte wenig später einen dritten hinzu. "Der größte Stolperstein war der Widerstand gegen Veränderungen, so dass wir die Umstellung schrittweise vornahmen", erklärte Albert. "Das Produkt ist großartig, aber die Unterstützung, die wir von Kodak Alaris erhalten haben, und die Schulungen vor Ort haben den Mitarbeitern wirklich geholfen, die Umstellung anzunehmen, und haben den Übergang zu den neuen Produkten sehr viel einfacher gemacht."
Die Mitarbeiter des Scanbüros ernten jetzt die Vorteile der drei neuen Scanner. "Während der Testphase war unser Leiter der Scanabteilung von der Leistung begeistert und hat das Potenzial wirklich erkannt. Die zusätzlichen Funktionen, der gleichmäßige Einzug, das kontrollierte Stapeln der Ausgabe und die Möglichkeit, Heftklammern usw. zu erkennen, zahlen sich in Bezug auf Produktivität und Effizienz wirklich aus", so Albert weiter.
Dajon hat außerdem zusätzliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt. "Die Metallerkennungsfunktion bedeutet, dass wir nicht mehr für neue Teile bezahlen müssen, weil vergessene Heftklammern und Büroklammern das Scannerglas zerkratzen - das ist eine große Ersparnis", erklärt er und fügt hinzu: "Wir sparen auch Geld für Verbrauchsmaterialien, da die Betriebskosten insgesamt niedriger sind."
Das Unternehmen konnte auch Personal innerhalb des Scanbüros umschichten, um die Effizienz zu steigern. Nach dem alten System waren für neun Scanner neun Mitarbeiter erforderlich, die zusätzlich mit der Vorbereitung der zu scannenden Seiten beschäftigt waren. Jetzt sind nur noch drei Mitarbeiter mit dem Scannen betraut, wodurch zusätzliche Ressourcen für die Dokumentenvorbereitung und die Prozesse nach dem Scannen freigesetzt wurden.
Albert fügte hinzu: "Mit den neuen Scannern haben wir unseren Scanbetrieb völlig umgestellt, die Effizienz und unsere Gewinnspannen drastisch verbessert. Die neuen Scanner laufen kontinuierlich mit Nenngeschwindigkeiten und verarbeiten nahtlos viele verschiedene Papiersorten. Tatsächlich verarbeiten die i4650 Scanner fast dreimal mehr Bilder als die alten Modelle."
Um die Auswirkungen zu veranschaulichen, sagte Albert: "Pro Kodak Scanner verarbeiten wir in einer Acht-Stunden-Schicht typischerweise 46.000 Bilder - im Vergleich zu durchschnittlich nur 16.000 Bildern bei einem älteren Gerät. An einem 'schlechten' Tag scannen wir etwa 38.000 Originale, während die alten Geräte aufgrund von Einzugsproblemen nur zwischen 8-10.000 Seiten in der gleichen Schicht schafften."
Zukunftspläne beinhalten einen Übergang zur Kodak Capture Pro Software. "Wir haben uns zunächst dafür entschieden, bei unserer derzeitigen Software zu bleiben, die nahtlos mit den Kodak Scannern zusammenarbeitet, vor allem, weil die Mitarbeiter damit vertraut sind und sich damit wohlfühlen, aber jetzt, wo wir die Hardware installiert haben und sie gut angenommen wird, ist es sehr wahrscheinlich, dass wir in Zukunft umsteigen werden", sagte Albert.
Die neuen Scanner sind derzeit zu 80 Prozent ausgelastet und bieten Raum für künftiges Wachstum. Dajon plant, in neue, größere Räumlichkeiten umzuziehen, die mehr Platz für die Dokumentenvorbereitung und das Scannen bieten und es dem Unternehmen ermöglichen, mehr neue Aufträge zu gewinnen. Albert sagte: "Die neuen Räumlichkeiten bieten Platz für bis zu 12 Scanner und geben uns die Möglichkeit zu wachsen. Mit den i4650 Scannern und den neuen Räumlichkeiten sind wir in einer guten Position, um neue Kunden zu gewinnen, und wenn wir erfolgreich sind, werden wir in weitere Kodak Scanner investieren, weil wir sicher sind, dass wir damit unsere Ziele erreichen werden."
Dajon hat zwei der alten Scanner für die Geschäftskontinuität behalten. "Ich denke, es sagt viel über die neuen Scanner aus, wenn unsere Mitarbeiter lieber auf einen Techniker warten und Dokumente vorbereiten, als die alten Geräte einzuschalten!" so Albert abschließend.
