A Kodak Alaris anuncia hoje que seu parceiro, MISL, um bureau e provedor de BPO com sede no Reino Unido, está 24 meses à frente do cronograma e terá digitalizado todos os registros médicos dos pacientes do Royal Free London NHS Foundation Trusts até o Natal de 2015. Com apenas 21 meses de duração, essa é uma conquista significativa, já que cerca de 750.000 arquivos de pacientes terão sido digitalizados, totalizando cerca de 300 milhões de imagens.

A MISL ganhou o importante contrato de £ 4,5 milhões para fornecer serviços de digitalização de documentos para o Royal Free em novembro de 2013. O projeto envolveu a digitalização de todo o arquivo de registros médicos do hospital e a digitalização contínua das informações dos pacientes à medida que novas anotações clínicas são criadas, a chamada digitalização do dia seguinte. Originalmente, esperava-se que o projeto levasse cinco anos, mas a MISL concluirá o projeto mais cedo, devido aos novos processos implementados, ao trabalho árduo da equipe e ao investimento em novas tecnologias que aumentaram a produtividade do bureau em mais de 20%.

Um dos centros médicos mais famosos do país, o Royal Free é um hospital-escola localizado em Hampstead, no norte de Londres. Ele oferece experiência clínica de classe mundial em transplantes de rim, fígado e medula óssea, cirurgia plástica e de mama e tratamento de tumores. O hospital foi o primeiro no Reino Unido a realizar um transplante de fígado entre um doador adulto vivo e um paciente e o primeiro a introduzir um exame PET para câncer de mama. Todos os anos, o hospital trata cerca de 68.000 pacientes internados e 500.000 pacientes ambulatoriais.

Will Smart, diretor de informações do Royal Free, afirma: "A digitalização de nossa biblioteca de registros médicos está alinhada com a agenda QIPP do governo, com o desafio de Jeremy Hunt de que os Trusts devem ser livres de papel e, é claro, com nosso desejo de continuar aprimorando o atendimento ao paciente. O acesso rápido às anotações por meio de computadores proporciona isso e significa que nossos médicos agora têm os registros dos pacientes na ponta dos dedos."

Para atender aos requisitos contratuais específicos, a MISL contratou novos funcionários, alugou um novo prédio dedicado ao projeto e comprou novos equipamentos de TI - um investimento total de £500.000. Como parte desse investimento, a MISL adquiriu cinco Kodak i5600 e seis Kodak i5800 Production Scanners, juntamente com o software de geração de imagens Kodak Capture Pro Network Edition.

Steven Clarke, diretor de vendas e marketing da MISL, afirma: "Para que pudéssemos cumprir nossos SLAs2 acordados, minimizar o tempo de inatividade, aumentar a produtividade e garantir o cumprimento das regras da BS100083, atualizamos para os mais recentes scanners da Kodak Alaris. Lidar com registros médicos não é como digitalizar faturas ou extratos bancários. Você pode estar brincando com a vida de uma pessoa se não houver um nível de qualidade nas imagens digitalizadas. É muito fácil esquecer isso, e é por isso que queríamos o melhor equipamento para fazer o trabalho."

Os SLAs não eram aspiracionais, eles tinham que ser cumpridos

A MISL acordou vários SLAs com o Royal Free, dependendo do tipo de registro. Para a digitalização de arquivos, o prazo era de cinco dias, desde a coleta até o upload da imagem, dois dias para a digitalização diária e duas horas para os registros de acidentes e emergências após o recebimento dos arquivos no escritório da MISL. As imagens foram transmitidas com segurança por meio de uma linha alugada para o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e registros (EDRM) do Royal Free a partir do Open Text.

Alastair Crisp, gerente do programa EDRM do Royal Free, afirma: "A MISL tem nos enviado mais de 500.000 imagens por dia, que são carregadas no Open Text e disponibilizadas no ponto de atendimento para todos os médicos."

Dado o foco do Royal Free em pacientes transplantados - que são mais de 600 - a MISL fez toda a digitalização desses registros no local, usando um scanner Kodak i5600, tamanha a importância dessas anotações.

A confiabilidade do equipamento de digitalização é, portanto, fundamental. "Juntamente com a qualidade da imagem, o serviço e o suporte foram cruciais para todo o projeto e outro motivo pelo qual a Kodak Alaris foi selecionada", diz Francesca Foy, gerente de operações da MISL. "

Além disso, a MISL implementou planos robustos de recuperação de desastres para garantir a continuidade dos negócios. Clarke diz: "Testamos nossos processos sem que a Kodak Alaris sequer soubesse. O desempenho foi excelente, o que nos deu total confiança de que poderíamos cumprir todos os nossos compromissos comerciais com o Trust."

O desempenho do scanner já está proporcionando ganhos de produtividade de 20%

A MISL observou uma melhoria de 20% na produtividade do operador usando os Kodak i5600 e i5800 Production Scanners, em comparação com os equipamentos mais antigos implantados no bureau. Os novos Scanners processam 170 e 210 páginas por minuto, respectivamente, sem limites de volume diário. Clarke diz: "Temos trabalhado com margens apertadas, de modo que o ganho de 20% significa que contratamos 70 funcionários para atender à conta do Royal Free, e não 84 - isso é uma economia direta para o nosso resultado final."

Neil Murphy, gerente de vendas da Kodak Alaris no Reino Unido, diz: "Confiabilidade, desempenho, serviço e suporte são as marcas do que nos torna únicos no mercado. Isso está bem claro no projeto The Royal Free. A qualidade da imagem também é fundamental. A MISL teve que cumprir uma meta de taxa de falha de imagem de 0,01%, o que foi feito. Isso é uma prova do desempenho do software de geração de imagens KODAK Capture Pro Software que, incidentalmente, também não tem taxas de clique - perfeito para escritórios sensíveis a custos, onde os volumes de processamento de papel são enormes."

A marca registrada e a imagem comercial da Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.