Kodak Alaris ha anunciado hoy que su socio MISL, un proveedor de servicios de oficina y BPO con sede en el Reino Unido, se ha adelantado 24 meses al calendario previsto y habrá escaneado todos los historiales médicos de los pacientes del Royal Free London NHS Foundation Trusts para las Navidades de 2015. En tan solo 21 meses, se trata de un logro significativo, ya que se habrán digitalizado alrededor de 750.000 expedientes de pacientes, con un total de unos 300 millones de imágenes.

MISL consiguió el importante contrato de 4,5 millones de libras para prestar servicios de escaneado de documentos a The Royal Free en noviembre de 2013. El proyecto ha supuesto la digitalización de todo el archivo de historias clínicas del hospital y el escaneado continuo de la información de los pacientes a medida que se crean nuevas notas clínicas, lo que se denomina escaneado de día en adelante. En un principio se preveía que el proyecto duraría cinco años, pero MISL lo finalizará antes de lo previsto gracias a los nuevos procesos implantados, el duro trabajo del personal y la inversión en nuevas tecnologías que han aumentado la productividad de la oficina en más de un 20%.

El Royal Free, uno de los centros médicos más famosos del país, es un hospital universitario situado en Hampstead, al norte de Londres. Ofrece una experiencia clínica de primer orden en trasplantes de riñón, hígado y médula ósea, cirugía mamaria y plástica y tratamiento de tumores. Ha sido el primer hospital del Reino Unido en realizar un trasplante de hígado entre un donante adulto vivo y un paciente, y el primero en introducir la tomografía por emisión de positrones (PET) para el cáncer de mama. Cada año atiende a unos 68.000 pacientes hospitalizados y 500.000 ambulatorios.

Will Smart, director de información de The Royal Free, afirma: "La digitalización de nuestra biblioteca de historias clínicas está en consonancia con el programa QIPP del Gobierno, con el reto de Jeremy Hunt de que los hospitales dejen de utilizar papel y, por supuesto, con nuestro deseo de seguir mejorando la atención al paciente. Para cumplir los requisitos contractuales específicos, MISL contrató nuevo personal, alquiló un nuevo edificio dedicado al proyecto y compró nuevos equipos informáticos, lo que supuso una inversión total de 500.000 libras. Como parte de esta inversión, MISL adquirió cinco escáneres de producción Kodak i5600 y seis escáneres de producción Kodak i5800, junto con el software de tratamiento de imágenes Kodak Capture Pro Network Edition.

Steven Clarke, director de ventas y marketing de MISL, afirma: "Para cumplir los acuerdos de nivel de servicio2 acordados, minimizar el tiempo de inactividad, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la normativa BS100083, nos actualizamos con los últimos escáneres de Kodak Alaris. Trabajar con historiales médicos no es como escanear facturas o extractos bancarios. Puedes estar jugando con la vida de alguien si las imágenes escaneadas no tienen el nivel de calidad necesario. Es muy fácil olvidarse de esto, por eso queríamos el mejor equipo para hacer el trabajo".

Los SLA no eran una aspiración, había que cumplirlos

MISL acordó varios SLA con The Royal Free en función del tipo de registro. Para el escaneado de archivos, el plazo de entrega era de cinco días desde la recogida hasta la carga de imágenes, de dos días para el escaneado en el día siguiente y de dos horas para los registros de accidentes y emergencias desde la recepción de los archivos en la oficina de MISL. Las imágenes se han transmitido de forma segura a través de una línea alquilada al sistema de gestión electrónica de documentos y registros (EDRM) de The Royal Free desde Open Text.

Alastair Crisp, director del programa EDRM de The Royal Free, afirma: "MISL nos ha estado enviando más de 500.000 imágenes al día que se cargan en Open Text y se ponen a disposición de todos los médicos en el punto de atención."

Dado que el Royal Free se centra en los pacientes trasplantados -de los que hay más de 600- MISL ha escaneado todos estos registros in situ utilizando un Kodak i5600 Scanner, tal es la importancia de estas notas.

La fiabilidad del equipo de escaneado es, por tanto, primordial. "Junto con la calidad de imagen, el Service and Support era crucial para todo el proyecto y otra de las razones por las que se eligió a Kodak Alaris", afirma Francesca Foy, directora de operaciones de MISL. "Además, MISL puso en marcha sólidos planes de recuperación ante desastres para garantizar la continuidad del negocio. Clarke afirma: "Pusimos a prueba nuestros procesos sin que Kodak Alaris lo supiera. El rendimiento fue excelente, lo que nos proporcionó una confianza total en que podríamos cumplir todos nuestros compromisos comerciales con el Trust."

El rendimiento de los escáneres ya está proporcionando un 20% de aumento de la productividad

MISL ha observado una mejora del 20% en la productividad de los operarios que utilizan los escáneres de producción Kodak i5600 e i5800, en contraste con los equipos más antiguos desplegados en la oficina. Los nuevos Scanners procesan 170 y 210 páginas por minuto respectivamente sin límite de volumen diario. Clarke afirma: "Hemos estado trabajando con márgenes ajustados, por lo que el aumento del 20% significa que hemos contratado a 70 empleados para dar servicio a la cuenta de The Royal Free, en lugar de 84, lo que supone un ahorro directo en nuestra cuenta de resultados".

Neil Murphy, director de ventas de Kodak Alaris en el Reino Unido, afirma: "Fiabilidad, rendimiento, Service and Support son las señas de identidad que nos hacen únicos en el mercado. El proyecto The Royal Free lo demuestra con creces. La calidad de imagen también es clave. MISL tenía que cumplir un objetivo del 0,01% de fallos de imagen, y lo ha conseguido. Esto es una prueba del rendimiento del software de captura de imágenes Kodak Capture Pro Software que, por cierto, no cobra por clic, lo que resulta perfecto para las oficinas sensibles a los costes en las que los volúmenes de procesamiento de papel son enormes."

La marca registrada y la imagen comercial de Kodak se utilizan bajo licencia de Eastman Kodak Company.

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