Kodak Alaris gibt heute bekannt, dass sein Partner MISL, ein in Großbritannien ansässiger Bureau- und BPO-Anbieter, dem Zeitplan 24 Monate voraus ist und bis Weihnachten 2015 alle Patientenakten des Royal Free London NHS Foundation Trusts gescannt haben wird. Mit einer Laufzeit von nur 21 Monaten ist dies eine beachtliche Leistung, da rund 750.000 Patientenakten mit insgesamt 300 Millionen Bildern digitalisiert werden.

MISL erhielt im November 2013 den bedeutenden Auftrag im Wert von 4,5 Millionen Pfund zur Erbringung von Dokumentenscandienstleistungen für The Royal Free. Das Projekt umfasste die Digitalisierung des gesamten Krankenaktenarchivs des Krankenhauses und das fortlaufende Scannen von Patienteninformationen, wenn neue klinische Aufzeichnungen erstellt werden, das sogenannte "Day Forward Scanning". Ursprünglich sollte das Projekt fünf Jahre dauern, aber MISL wird das Projekt angesichts der neuen Prozesse, der harten Arbeit der Mitarbeiter und der Investitionen in neue Technologien, die die Produktivität des Büros um über 20 % gesteigert haben, vorzeitig abschließen.

Das Royal Free, eines der berühmtesten medizinischen Zentren des Landes, ist ein Lehrkrankenhaus in Hampstead im Norden Londons. Es bietet klinisches Fachwissen von Weltrang in den Bereichen Nieren-, Leber- und Knochenmarktransplantation, Brust- und plastische Chirurgie sowie Tumorbehandlung. Es hat im Vereinigten Königreich eine Reihe von Pionierleistungen erbracht: Es war das erste Krankenhaus, das eine Lebertransplantation zwischen einem erwachsenen Lebendspender und einer Patientin durchführte, und das erste, das einen PET-Scan für Brustkrebs einführte. Jährlich werden rund 68.000 Patienten stationär und 500.000 ambulant behandelt.

Will Smart, Chief Information Officer des Royal Free, erklärt: "Die Digitalisierung unserer Krankenakten entspricht der QIPP-Agenda der Regierung, der Aufforderung von Jeremy Hunt, dass die Trusts papierarm sein sollen, und natürlich unserem Wunsch, die Patientenversorgung weiter zu verbessern. Um die spezifischen vertraglichen Anforderungen zu erfüllen, stellte MISL neue Mitarbeiter ein, mietete ein neues Gebäude für das Projekt und kaufte neue IT-Ausrüstung - eine Investition von insgesamt 500.000 £. In diesem Zusammenhang kaufte MISL fünf Kodak i5600 und sechs Kodak i5800 Production Scanner zusammen mit der Kodak Capture Pro Network Edition Imaging Software.

Steven Clarke, MISL's Sales & Marketing Director, sagt: "Um unsere vereinbarten SLA's2 zu erreichen, Ausfallzeiten zu minimieren, die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass wir die BS100083 Regeln erfüllen, haben wir auf die neuesten Scanner von Kodak Alaris aufgerüstet. Der Umgang mit medizinischen Unterlagen ist nicht mit dem Scannen von Rechnungen oder Kontoauszügen zu vergleichen. Man spielt möglicherweise mit dem Leben eines Menschen, wenn die Qualität der gescannten Bilder nicht stimmt. Das vergisst man leicht, und deshalb wollten wir die beste Ausrüstung für diese Aufgabe."

SLAs waren nicht erstrebenswert, sondern mussten eingehalten werden

MISL vereinbarte mit dem Royal Free verschiedene SLAs je nach Art der Unterlagen. Für das Scannen von Archiven galt eine Frist von fünf Tagen von der Abholung bis zum Hochladen der Bilder, von zwei Tagen für das Scannen von Tagesvorlagen und von zwei Stunden für Unfall- und Notfallakten nach Eingang der Akten im MISL-Büro. Die Bilder wurden sicher über eine Standleitung an das elektronische Dokumenten- und Aktenverwaltungssystem (EDRM) des Royal Free von Open Text übertragen.

Alastair Crisp, EDRM-Programmmanager des Royal Free, sagt: "MISL hat uns täglich über 500.000 Bilder geschickt, die in Open Text geladen wurden und allen Klinikern am Behandlungsort zur Verfügung standen."

Da sich das Royal Free auf Transplantationspatienten konzentriert - von denen es mehr als 600 gibt - hat MISL das Scannen dieser Aufzeichnungen vor Ort mit einem Kodak i5600 Scanner durchgeführt, so wichtig sind diese Aufzeichnungen.

Die Zuverlässigkeit der Scanausrüstung ist daher von größter Bedeutung. "Neben der Bildqualität waren auch Service und Support für das gesamte Projekt von entscheidender Bedeutung und ein weiterer Grund für die Wahl von Kodak Alaris", sagt Francesca Foy, Betriebsleiterin von MISL. "Der Service von Kodak Alaris ist unübertroffen, denn wir konnten uns keine Ausfallzeiten leisten."

Zudem hat MISL robuste Disaster-Recovery-Pläne eingeführt, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Clarke sagt: "Wir haben unsere Prozesse getestet, ohne dass Kodak Alaris davon wusste. Die Leistung war hervorragend, was uns die Gewissheit gab, dass wir alle unsere geschäftlichen Verpflichtungen gegenüber dem Trust erfüllen können."

Scannerleistung bringt bereits 20 % Produktivitätssteigerung

MISL hat mit den Kodak i5600 und i5800 Production Scanners eine 20 %ige Verbesserung der Bedienerproduktivität im Vergleich zu den im Büro eingesetzten älteren Geräten festgestellt. Die neuen Scanner verarbeiten 170 bzw. 210 Seiten pro Minute, ohne dass das tägliche Volumen begrenzt ist. Clarke sagt: "Wir haben mit knappen Margen gearbeitet, so dass der Zuwachs von 20 % bedeutet, dass wir 70 statt 84 Mitarbeiter für die Betreuung von The Royal Free eingestellt haben - das ist eine Einsparung, die sich direkt in unserem Ergebnis niederschlägt."

Neil Murphy, Vertriebsleiter von Kodak Alaris in Großbritannien, sagt: "Zuverlässigkeit, Leistung, Service und Support sind die Markenzeichen, die uns auf dem Markt einzigartig machen. Das wird bei dem Royal Free Projekt groß geschrieben. Auch die Bildqualität ist entscheidend. MISL musste die Zielvorgabe von 0,01 % für die Bildausfallrate erfüllen, was auch gelungen ist. Dies ist ein Beweis für die Leistungsfähigkeit der Kodak Capture Pro Software, die übrigens auch keine Klickgebühren erhebt - perfekt für kostenbewusste Büros, in denen große Mengen an Papier verarbeitet werden."

Die Kodak-Marke und die Handelsaufmachung werden unter Lizenz von Eastman Kodak Company verwendet.