MISL a remporté l'important contrat de 4,5 millions de livres sterling pour fournir des services de numérisation de documents à The Royal Free en novembre 2013. Le projet a impliqué la numérisation de l'ensemble des archives des dossiers médicaux de l'hôpital et la numérisation continue des informations sur les patients au fur et à mesure que de nouvelles notes cliniques sont créées, ce que l'on appelle la numérisation au jour le jour. À l'origine, le projet devait durer cinq ans, mais MISL l'achèvera plus tôt que prévu compte tenu des nouveaux processus mis en place, du travail acharné du personnel et de l'investissement dans les nouvelles technologies qui ont permis d'augmenter la productivité du bureau de plus de 20 %.

L'un des centres médicaux les plus célèbres du pays, The Royal Free est un hôpital universitaire situé à Hampstead, dans le nord de Londres. Il offre une expertise clinique de classe mondiale en matière de greffes de rein, de foie et de moelle osseuse, de chirurgie mammaire et plastique, et de traitement des tumeurs. Il a réalisé un certain nombre de "premières" au Royaume-Uni : il a été le premier hôpital à réaliser une greffe de foie entre un donneur adulte vivant et un patient, et le premier à introduire un PET scan pour le cancer du sein. Chaque année, il traite environ 68 000 patients hospitalisés et 500 000 patients externes. Will Smart, directeur de l'information du Royal Free, déclare : "La numérisation de notre bibliothèque de dossiers médicaux est conforme à l'agenda QIPP du gouvernement, au défi lancé par Jeremy Hunt aux Trusts pour qu'ils réduisent leur consommation de papier et, bien sûr, à notre désir de continuer à améliorer les soins aux patients. L'accès rapide aux notes via les ordinateurs permet d'atteindre ces objectifs et signifie que nos cliniciens ont désormais les dossiers des patients à portée de main."

Pour répondre aux exigences contractuelles spécifiques, MISL a embauché du personnel, loué un nouveau bâtiment dédié au projet et acheté du nouveau matériel informatique - un investissement d'un montant total de 500 000 livres sterling. Dans ce cadre, MISL a acheté cinq Kodak i5600 et six Kodak i5800 Production Scanners ainsi que le logiciel d'imagerie Kodak Capture Pro Network Edition.

Steven Clarke, directeur des ventes et du marketing de MISL, déclare : " Pour atteindre les accords de niveau de service convenus2, minimiser les temps d'arrêt, améliorer la productivité et garantir la conformité aux règles BS100083, nous sommes passés aux derniers scanners de Kodak Alaris ". Le traitement des dossiers médicaux n'a rien à voir avec la numérisation de factures ou de relevés bancaires. Vous jouez potentiellement avec la vie d'une personne si la qualité des images numérisées n'est pas au rendez-vous. Il est très facile de l'oublier, c'est pourquoi nous voulions le meilleur équipement pour faire le travail."

Les accords de niveau de service n'étaient pas ambitieux, ils devaient être respectés

MISL a convenu de divers accords de niveau de service avec le Royal Free en fonction du type d'enregistrement. Pour la numérisation des archives, le délai d'exécution était de cinq jours entre la collecte et le téléchargement de l'image, de deux jours pour la numérisation du jour suivant et de deux heures pour les dossiers d'accidents et d'urgences à la réception des fichiers au bureau MISL. Les images ont été transmises en toute sécurité par ligne louée au système de gestion électronique des documents et des dossiers (GEDD) du Royal Free à partir d'Open Text.

Alastair Crisp, responsable du programme GEDD du Royal Free, déclare : "MISL nous a envoyé plus de 500 000 images par jour, qui sont chargées dans Open Text et mises à la disposition de tous les cliniciens sur le lieu de soins."Étant donné que le Royal Free se concentre sur les patients transplantés - qui sont plus de 600 - MISL a numérisé tous ces dossiers sur place à l'aide d'un scanner Kodak i5600, en raison de l'importance de ces notes. "Parallèlement à la qualité de l'image, le service et l'assistance étaient cruciaux pour l'ensemble du projet et constituent une autre raison pour laquelle Kodak Alaris a été choisi", explique Francesca Foy, responsable des opérations de MISL. "En outre, MISL a mis en place de solides plans de reprise après sinistre pour garantir la continuité des activités. Clarke déclare : "Nous avons testé nos processus sans que Kodak Alaris le sache. Les performances ont été excellentes, ce qui nous a donné une confiance totale dans le fait que nous pouvions respecter tous nos engagements commerciaux envers le Trust."

Les performances des scanners permettent déjà des gains de productivité de 20 %

MISL a constaté une amélioration de 20 % de la productivité des opérateurs utilisant les Kodak i5600 et i5800 Production Scanners, contrairement à l'ancien équipement déployé au sein du bureau. Les nouveaux scanners traitent respectivement 170 et 210 pages par minute, sans limite de volume journalier. Clarke déclare : " Nous avons travaillé avec des marges serrées, donc le gain de 20 % signifie que nous avons embauché 70 personnes pour le compte du Royal Free, au lieu de 84 - c'est une économie qui se répercute directement sur nos résultats. "

Neil Murphy, directeur des ventes de Kodak Alaris au Royaume-Uni, déclare : " La fiabilité, la performance, le service et l'assistance sont les marques de fabrique de ce qui nous rend unique sur le marché. C'est écrit en toutes lettres dans le projet Royal Free. La qualité de l'image est également essentielle. MISL devait atteindre un taux de défaillance de 0,01 %, ce qu'elle a fait. Cela témoigne des performances du logiciel d'imagerie Capture Pro de Kodak qui, par ailleurs, ne comporte pas de frais de clics, ce qui est parfait pour les bureaux sensibles aux coûts où les volumes de traitement de papier sont énormes."

La marque et l'habillage commercial Kodak sont utilisés sous licence par Eastman Kodak Company.

La marque et l'habillage commercial Kodak sont utilisés sous licence par Eastman Kodak Company.

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