O Great Basin College (GBC) enriquece a vida das pessoas ao oferecer educação pós-secundária centrada no aluno para a zona rural de Nevada. A GBC oferece ensino em nível de associado e bacharelado em carreiras e educação técnica. Cerca de 3.800 alunos estão matriculados on-line de todo o país e em campi espalhados por 86.500 milhas quadradas, dois fusos horários e dez dos maiores condados de Nevada.

O Veterans Resource Center (VRC) do Great Basin College tem o compromisso de apoiar a excelência acadêmica para sua família ligada ao serviço. A organização sem fins lucrativos é um ambiente seguro e encorajador, oferecendo aos veteranos um único ponto de contato para ajudar a maximizar os benefícios da educação militar e os serviços de apoio. O VRC oferece vários serviços de apoio e comodidades para veteranos e seus dependentes, além de trabalhar em rede com organizações locais de veteranos para fornecer mais recursos aos veteranos no campus.

Quando a coordenadora do VRC, Jennifer Koopman, começou seu cargo no Great Basin College em julho de 2019, ela entrou com novos olhos e novas ideias sobre como agilizar o processo de comunicação entre os alunos, outros departamentos da faculdade e o público.

O desafio

O Veterans Resource Center (Centro de Recursos para Veteranos) foi criado sob uma iniciativa introduzida pelo governador anterior de Nevada, com o plano de fornecer um "ponto único" onde os veteranos podem se conectar a recursos e encontrar orientação para navegar pelo processo de educação continuada. Jennifer, como oficial certificadora da Veteran Affairs School, é o elo de comunicação entre a faculdade e o U.S. Department of Veterans Affairs (VA). Ter essa função no VRC reduz o número de etapas para que os veteranos se registrem, se inscrevam e, por fim, usem seus benefícios educacionais do VA para frequentar a faculdade no GBC. No entanto, o fato de o VA School Certifying Official estar localizado no VRC deu início a uma transferência de documentos armazenados de outro departamento para o VRC. Ao transferir os documentos armazenados, ficou clara a necessidade de uma solução de gerenciamento de documentos, pois é necessário manter os registros dos alunos do VA por pelo menos três anos. Os arquivos dos alunos podem variar de dez a centenas de documentos e requerem muito espaço para serem armazenados.

Além disso, a coordenação com outros departamentos da faculdade era um desafio, pois a equipe precisava imprimir e/ou copiar documentos e depois transportá-los manualmente entre os departamentos do campus. Com o sistema manual em vigor, o papel era um gargalo, a segurança das informações estava em risco e o erro humano/perda de dados pessoais se tornou uma preocupação séria.

A solução

Jennifer, juntamente com o coordenador assistente do VRC, John Green, percebeu que a mudança dos registros dos alunos para um formato digital liberaria o espaço de escritório tão necessário, melhorando a colaboração entre os departamentos e proporcionando um ambiente seguro para a troca de informações confidenciais. Jennifer e John descobriram que já tinham acesso a uma solução de software de gerenciamento de documentos que exigia um dispositivo compatível com TWAIN, por isso John procurou o TWAIN Working Group para obter uma solução de digitalização de documentos.

O TWAIN Working Group fornece um padrão aberto e isento de royalties para que os desenvolvedores de software possibilitem a comunicação entre aplicativos e scanners de documentos, oferecendo uma solução de digitalização de ponta a ponta. O TWAIN Working Group entrou em contato com suas empresas associadas e a Alaris, uma empresa Kodak Alaris, generosamente deu um passo à frente, doando um scanner para ajudar a iniciativa do VRC de digitalizar seus documentos.

A Alaris enviou ao Veterans Resource Center o Kodak E1035 Scanner de documentos. O E1036 é fácil de configurar e integrar com os processos e aplicativos de negócios existentes - da rede à nuvem - e permite que os usuários digitalizem até 35 páginas por minuto assim que sai da caixa. O E1036 apresenta a tecnologia Smart Touch e um alimentador de documentos de 80 páginas, que é a maior capacidade de sua classe. No ano passado, a Keypoint Intelligence - Buyers Lab (BLI) selecionou o Scanner KODAK série E1000 como vencedor de seu prêmio Summer Pick com base em atributos-chave como usabilidade, qualidade de imagem e valor.

O Kodak E1035 Scanner, trabalhando com drivers TWAIN e com o software de gerenciamento de documentos do VRC, agora está proporcionando ao Veterans Resource Center a capacidade de digitalizar seus arquivos de alunos acumulados há três anos.

"O Scanner da Kodak Alaris é rápido, não congestiona e produz ótimas imagens", disse o coordenador assistente do Veterans Resource Centers, John Green. "Não tivemos necessidade de refazer as digitalizações, o que realmente acelera nosso processo. No futuro, após a conclusão da digitalização dos arquivos dos alunos, vejo que usaremos esse sistema para nos comunicarmos eletronicamente com mais eficiência com a comunidade, como fazemos regularmente."

O resultado

"Com a ajuda do TWAIN Working Group e da Kodak Alaris, esperamos digitalizar nosso acúmulo de documentos de três anos em alguns meses. Depois disso, poderemos começar a lidar com os novos arquivos dos alunos", disse Jennifer Koopman. "A adição dessa tecnologia nos permitiu oferecer continuidade e colaboração entre os departamentos da faculdade em um ambiente muito mais seguro. Mais importante ainda, a digitalização está nos permitindo defender melhor nossos alunos veteranos. Todos os departamentos agora podem trabalhar juntos com mais eficiência para que nossos alunos possam atingir suas metas educacionais com tranquilidade e em menos tempo. Fisicamente, o escritório está menos lotado, permitindo que nossos alunos veteranos e voluntários veteranos tenham um ótimo espaço para compartilhar informações e ideias. Somos muito gratos ao Grupo de Trabalho TWAIN e à Kodak Alaris por seu apoio a um recurso tão importante para nossos veteranos e suas famílias."

Sobre o TWAIN

O Grupo de Trabalho TWAIN, criado em 1992, é uma associação sem fins lucrativos de líderes do setor que se reuniram para criar um padrão que beneficia o setor de imagens como um todo. O objetivo do TWAIN é fornecer e promover um padrão público universal que vincule aplicativos e dispositivos de aquisição de imagens. A missão permanente dessa organização é continuar a aprimorar o padrão para acomodar tecnologias futuras. A TWAIN gera várias oportunidades para que desenvolvedores e usuários de aplicativos acessem informações e ampliem o padrão, por meio de um fórum de desenvolvedores (twainforum.org), do site principal (twain.org), do site TWAIN Direct (twaindirect.org) e do processo de autocertificação on-line. Para obter uma lista das empresas membros do Grupo de Trabalho do TWAIN, visite twain.org.

Sobre a Kodak Alaris

A Kodak Alaris é líder no fornecimento de soluções de captura de informações que simplificam os processos comerciais. Existimos para ajudar o mundo a dar sentido às informações com soluções inteligentes e conectadas, impulsionadas por décadas de inovação em ciência da imagem. Nossa premiada linha de Scanners, Software e serviços estão disponíveis em todo o mundo e por meio de nossa rede de parceiros de canal. Para obter mais informações, visite AlarisWorld.com e siga-nos @AlarisWorld.