Das Great Basin College (GBC) bereichert das Leben der Menschen, indem es im ländlichen Nevada eine studierendenzentrierte postsekundäre Ausbildung anbietet. Das GBC bietet Ausbildungen auf Associate- und Bakkalaureatsebene in den Bereichen Karriere und technische Ausbildung an. Etwa 3.800 Studenten aus dem ganzen Land sind online eingeschrieben und studieren auf dem Campus, der sich über 86.500 Quadratmeilen, zwei Zeitzonen und zehn der größten Bezirke Nevadas erstreckt.

Das Veterans Resource Center (VRC) am Great Basin College setzt sich dafür ein, akademische Spitzenleistungen für seine mit dem Militär verbundene Familie zu fördern. Die gemeinnützige Organisation ist eine sichere und ermutigende Umgebung und bietet Veteranen eine zentrale Anlaufstelle, die ihnen hilft, ihre militärischen Bildungsleistungen und Unterstützungsdienste zu maximieren. Das VRC bietet verschiedene Unterstützungsdienste und Annehmlichkeiten für Veteranen und ihre Angehörigen und vernetzt sich mit lokalen Veteranenorganisationen, um Veteranen auf dem Campus weitere Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Als VRC-Koordinatorin Jennifer Koopman im Juli 2019 ihre Stelle am Great Basin College antrat, kam sie mit frischen Augen und neuen Ideen, wie der Kommunikationsprozess zwischen Studierenden, anderen Abteilungen des Colleges und der Öffentlichkeit gestrafft werden könnte.

Die Herausforderung

Das Veterans Resource Center wurde im Rahmen einer Initiative des früheren Gouverneurs von Nevada mit dem Ziel eingerichtet, eine zentrale Anlaufstelle für Veteranen zu schaffen, die ihnen bei der Suche nach Ressourcen und bei der Navigation durch den Weiterbildungsprozess behilflich sein soll. Jennifer ist als "Veteran Affairs School Certifying Official" das Bindeglied zwischen dem College und dem U.S. Department of Veterans Affairs (VA). Dadurch, dass diese Funktion im VRC angesiedelt ist, müssen Veteranen weniger Schritte unternehmen, um sich anzumelden, einen Antrag zu stellen und schließlich ihre VA-Bildungsleistungen zu nutzen, um ein College an der GBC zu besuchen. Die Unterbringung des VA School Certifying Official im VRC führte jedoch zu einer Verlagerung der gespeicherten Dokumente von einer anderen Abteilung zum VRC. Durch die Verlagerung der gespeicherten Dokumente wurde der Bedarf an einer Dokumentenverwaltungslösung deutlich, da die VA-Studentenakten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Außerdem war die Koordinierung mit anderen Abteilungen des Colleges eine Herausforderung, da die Mitarbeiter die Dokumente ausdrucken und/oder kopieren und dann von Hand zwischen den Abteilungen auf dem Campus hin- und hertragen mussten. Mit dem manuellen System war Papier ein Engpass, die Informationssicherheit war gefährdet und menschliches Versagen bzw. der Verlust personenbezogener Daten wurde zu einem ernsthaften Problem.

Die Lösung

Jennifer und der stellvertretende Koordinator des VRC, John Green, erkannten, dass die Umstellung der Studentenakten auf ein digitales Format den dringend benötigten Büroraum freimachen, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern und gleichzeitig eine sichere Umgebung für den Austausch sensibler Daten bieten würde. Jennifer und John entdeckten, dass sie bereits Zugang zu einer Softwarelösung für die Dokumentenverwaltung hatten, die ein TWAIN-kompatibles Gerät erforderte, so dass John sich an die TWAIN-Arbeitsgruppe wandte, um eine Lösung für das Scannen von Dokumenten zu finden.

Die TWAIN-Arbeitsgruppe stellt einen lizenzfreien, offenen Standard für Softwareentwickler bereit, der die Kommunikation zwischen Anwendungen und Dokumentenscannern ermöglicht und eine durchgängige Scanlösung bietet. Die TWAIN Working Group wandte sich an ihre Mitglieder, und Alaris, ein Unternehmen der Kodak Alaris Gruppe, spendete großzügig einen Scanner, um die Initiative des VRC zur Digitalisierung seiner Dokumente zu unterstützen.

Alaris schickte dem Veterans Resource Center den Kodak E1035 Scanner. Der E1035 ist einfach einzurichten und in bestehende Geschäftsprozesse und -anwendungen zu integrieren - vom Netzwerk bis zur Cloud - und ermöglicht es Anwendern, sofort nach dem Auspacken bis zu 35 Seiten pro Minute zu scannen. Der E1035 verfügt über die Smart Touch Technology und einen 80-Seiten-Dokumenteneinzug - die größte Kapazität in seiner Klasse. Letztes Jahr wählte Keypoint Intelligence - Buyers Lab (BLI) die Kodak Serie E1000-Scanner zum Gewinner des Summer Pick Award, basierend auf Schlüsselattributen wie Benutzerfreundlichkeit, Bildqualität und Wert.

Der Kodak E1035 Scanner, der mit TWAIN-Treibern und der Dokumentenmanagement-Software des VRC zusammenarbeitet, ermöglicht es dem Veterans Resource Center nun, seinen dreijährigen Rückstand an Studentenakten zu digitalisieren.

"Der Scanner von Kodak Alaris ist schnell, staufrei und produziert großartige Bilder", sagte John Green, Assistant Coordinator des Veterans Resource Centers. "Wir mussten keine neuen Scans durchführen, was unseren Prozess wirklich beschleunigt. Ich kann mir vorstellen, dass wir dieses System in Zukunft nach dem Scannen der Studentenakten nutzen werden, um die elektronische Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft effektiver zu gestalten, wie wir es regelmäßig tun."

Das Ergebnis

"Mit Hilfe der TWAIN-Arbeitsgruppe und Kodak Alaris erwarten wir, dass wir unseren dreijährigen Dokumentenbestand in einigen Monaten digitalisiert haben werden. Danach können wir uns an die neuen Studentenakten machen", so Jennifer Koopman. "Die Einführung dieser Technologie hat es uns ermöglicht, die Kontinuität und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen hier an der Hochschule in einer wesentlich sichereren Umgebung zu gewährleisten. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Digitalisierung es uns ermöglicht, uns besser für unsere Veteranen-Studenten einzusetzen. Alle Abteilungen können nun effizienter zusammenarbeiten, damit unsere Studenten ihre Bildungsziele reibungslos und in kürzerer Zeit erreichen können. Das Büro ist nicht mehr so überfüllt und bietet unseren Veteranenstudenten und Freiwilligen einen großartigen Raum für den Austausch von Informationen und Ideen. Wir sind der TWAIN-Arbeitsgruppe und Kodak Alaris sehr dankbar für ihre Unterstützung einer so wichtigen Ressource für unsere Veteranen und ihre Familien."

Über TWAIN

Die 1992 gegründete TWAIN-Arbeitsgruppe ist ein gemeinnütziger Zusammenschluss von Branchenführern, die sich zusammengefunden haben, um einen Standard zu schaffen, der der gesamten Bildverarbeitungsbranche zugute kommt. Das Ziel von TWAIN ist es, einen universellen öffentlichen Standard zu schaffen und zu fördern, der Anwendungen und Bilderfassungsgeräte miteinander verbindet. Die Aufgabe dieser Organisation besteht darin, den Standard weiter zu verbessern, um zukünftige Technologien zu berücksichtigen. TWAIN bietet Anwendungsentwicklern und Anwendern zahlreiche Möglichkeiten, auf Informationen zuzugreifen und den Standard zu erweitern: über ein Entwicklerforum (twainforum.org), die Hauptwebsite (twain.org), die TWAIN Direct Website (twaindirect.org) und ein Online-Selbstzertifizierungsverfahren. Eine Liste der Mitgliedsunternehmen der TWAIN Working Group finden Sie unter twain.org.

Über Kodak Alaris

Kodak Alaris ist ein führender Anbieter von Lösungen zur Informationserfassung, die Geschäftsprozesse vereinfachen. Unser Ziel ist es, der Welt mit intelligenten, vernetzten Lösungen, die auf jahrzehntelanger Innovation in der Bildwissenschaft basieren, dabei zu helfen, "Das macht Sinn" aus Informationen zu machen. Unsere ausgezeichnete Palette von Scannern, Software und Dienstleistungen sind weltweit und über unser Netzwerk von Vertriebspartnern erhältlich. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte AlarisWorld.com und folgen Sie uns @AlarisWorld.