Great Basin College (GBC) enriquece la vida de las personas proporcionando educación postsecundaria centrada en el estudiante en las zonas rurales de Nevada. GBC ofrece enseñanza de nivel asociado y de bachillerato tanto en educación profesional como técnica. Alrededor de 3.800 estudiantes están matriculados en línea de todo el país y en los campus a través de 86.500 millas cuadradas, dos zonas horarias, y diez de los condados más grandes de Nevada.

El Centro de Recursos para Veteranos (VRC) en Great Basin College se compromete a apoyar la excelencia académica de su familia relacionada con el servicio. La organización sin ánimo de lucro es un entorno seguro y alentador, que ofrece a los veteranos un único punto de contacto para ayudar a maximizar los beneficios de la educación militar y los servicios de apoyo. El VRC ofrece varios servicios de apoyo y comodidades para los veteranos y sus dependientes y la creación de redes con organizaciones de veteranos locales para proporcionar más recursos a los veteranos en el campus.

Cuando la coordinadora del VRC, Jennifer Koopman, comenzó su puesto en Great Basin College en julio de 2019, entró con ojos frescos y nuevas ideas sobre cómo agilizar el proceso de comunicación entre los estudiantes, otros departamentos de la universidad y el público.

El Desafío

El Centro de Recursos para Veteranos se estableció bajo una iniciativa introducida por el anterior gobernador de Nevada, con el plan de proporcionar un "punto único" donde los veteranos puedan conectarse a los recursos y encontrar orientación para navegar a través del proceso de educación continua. Jennifer, como Veteran Affairs School Certifying Official, es el enlace de comunicación entre la universidad y el Departamento de Asuntos de Veteranos de EE.UU. (VA). Tener este papel dentro del VRC crea menos pasos para que los veteranos se registren, soliciten y, en última instancia, utilicen sus beneficios de educación VA para asistir a la universidad en GBC. Sin embargo, el hecho de que el VA School Certifying Official esté alojado en el VRC inició un traslado de documentos almacenados de otro departamento al VRC. Al trasladar los documentos almacenados, se hizo evidente la necesidad de una solución de gestión de documentos, ya que es obligatorio conservar los expedientes de los estudiantes de la VA durante al menos tres años. Además, la coordinación con otros departamentos de la universidad suponía un reto, ya que el personal tenía que imprimir o copiar los documentos y transportarlos a mano de un departamento a otro del campus. Con el sistema manual existente, el papel era un cuello de botella, la seguridad de la información estaba en riesgo y los errores humanos y la pérdida de datos personales se convirtieron en una seria preocupación.

La solución

Jennifer, junto con el coordinador adjunto del VRC, John Green, se dieron cuenta de que pasar los expedientes de los estudiantes a un formato digital liberaría un espacio de oficina muy necesario, mejorando la colaboración entre departamentos y proporcionando al mismo tiempo un entorno seguro para el intercambio de información confidencial. Jennifer y John descubrieron que ya tenían acceso a una solución de software de gestión de documentos que requería un dispositivo compatible con TWAIN, por lo que John se puso en contacto con el TWAIN Working Group para obtener una solución de escaneado de documentos.

El TWAIN Working Group proporciona un estándar abierto y libre de derechos de autor para que los desarrolladores de software permitan la comunicación entre aplicaciones y escáneres de documentos, ofreciendo una solución de escaneado de extremo a extremo. El Grupo de Trabajo TWAIN se puso en contacto con sus empresas miembros, y Alaris, una empresa de Kodak Alaris, se ofreció generosamente a donar un escáner para ayudar al Centro de Recursos de Veteranos en su iniciativa de digitalizar sus documentos.

Alaris envió al Centro de Recursos de Veteranos el Kodak E1035 document scanner. El E1035 es fácil de configurar e integrar con los procesos y aplicaciones empresariales existentes -desde la red hasta la Nube- y permite a los usuarios escanear hasta 35 páginas por minuto desde el primer momento. La E1035 incorpora la tecnología Smart Touch y un alimentador de documentos de 80 páginas, que es el de mayor capacidad de su categoría. El año pasado, Keypoint Intelligence - Buyers Lab (BLI) seleccionó el Escáneres de la Serie E1000 de Kodak como ganador de su premio Summer Pick basado en atributos clave como usabilidad, calidad de imagen y valor.

El escáner Kodak E1035, que funciona con controladores TWAIN y el software de gestión de documentos del VRC, proporciona ahora al Centro de Recursos para Veteranos la posibilidad de digitalizar los archivos de los estudiantes que tienen acumulados desde hace 3 años.

"El escáner de Kodak Alaris es rápido, no se atasca y produce imágenes excelentes", afirma John Green, Coordinador Adjunto del Centro de Recursos para Veteranos. "No hemos tenido necesidad de volver a escanear, lo que realmente acelera nuestro proceso. En el futuro, una vez finalizado el escaneado de los archivos de los estudiantes, creo que utilizaremos este sistema para comunicarnos electrónicamente de forma más eficaz con la comunidad, como hacemos habitualmente".

El resultado

"Con la ayuda del Grupo de Trabajo TWAIN y Kodak Alaris, esperamos tener digitalizados nuestros documentos atrasados de 3 años en unos meses. Después, podremos empezar a ocuparnos de los nuevos expedientes de los estudiantes", afirma Jennifer Koopman. "La incorporación de esta tecnología nos ha permitido ofrecer continuidad y colaboración entre los departamentos de la universidad en un entorno mucho más seguro. Y lo que es más importante, la digitalización nos permite defender mejor a nuestros estudiantes veteranos. Ahora todos los departamentos pueden trabajar juntos de manera más eficiente para que nuestros estudiantes puedan alcanzar sus objetivos educativos sin problemas y en menos tiempo. Físicamente, la oficina está menos abarrotada, lo que permite a nuestros estudiantes veteranos y voluntarios veteranos disponer de un gran espacio para compartir información e ideas. Estamos muy agradecidos al Grupo de Trabajo TWAIN y a Kodak Alaris por su apoyo a un recurso tan importante para nuestros veteranos y sus familias."

Acerca de TWAIN

El Grupo de Trabajo TWAIN, establecido en 1992, es una asociación sin ánimo de lucro de líderes de la industria que se han reunido para crear un estándar que beneficie a la industria de la imagen en su conjunto. El propósito de TWAIN es proporcionar y fomentar un estándar público universal que vincule las aplicaciones y los dispositivos de adquisición de imágenes. La misión permanente de esta organización es seguir mejorando el estándar para adaptarlo a las tecnologías futuras. TWAIN genera múltiples oportunidades para que los desarrolladores de aplicaciones y los usuarios accedan a la información y amplíen el estándar; a través de un foro de desarrolladores (twainforum.org), el sitio web principal (twain.org), el sitio web TWAIN Direct (twaindirect.org) y el proceso de autocertificación en línea. Para obtener una lista de las empresas miembros del grupo de trabajo TWAIN, visite twain.org.

Acerca de Kodak Alaris

Kodak Alaris es un proveedor líder de soluciones de captura de información que simplifican los procesos empresariales. Existimos para ayudar al mundo a dar sentido a la información con soluciones inteligentes y conectadas impulsadas por décadas de innovación en la ciencia de la imagen. Nuestra galardonada gama de Scanner, Software y servicios está disponible en todo el mundo, y a través de nuestra red de socios de canal. Para obtener más información, visite AlarisWorld.com y síganos @AlarisWorld.