Le Veterans Resource Center (VRC) du Great Basin College s'engage à soutenir l'excellence académique pour sa famille liée au service. L'organisation à but non lucratif est un environnement sûr et encourageant, offrant aux anciens combattants un point de contact unique pour aider à maximiser les avantages de l'éducation militaire et les services d'assistance. Le CRV offre plusieurs services de soutien et commodités pour les anciens combattants et leurs personnes à charge et le réseautage avec les organisations locales d'anciens combattants pour fournir d'autres ressources aux anciens combattants sur le campus.

Lorsque la coordonnatrice du CRV, Jennifer Koopman, a commencé son poste au Great Basin College en juillet 2019, elle est entrée avec un regard neuf et de nouvelles idées sur la façon de rationaliser le processus de communication entre les étudiants, les autres départements du collège et le public.

Le défi

Le Veterans Resource Center a été créé dans le cadre d'une initiative introduite par le précédent gouverneur du Nevada, avec le plan de fournir un "point unique" où les vétérans peuvent se connecter aux ressources et trouver une orientation pour naviguer dans le processus de formation continue. Jennifer, en tant que Veteran Affairs School Certifying Official, est le lien de communication entre le collège et le ministère américain des Anciens Combattants (VA). Le fait d'avoir ce rôle au sein du CRV réduit le nombre d'étapes à franchir par les vétérans pour s'inscrire, faire une demande et finalement utiliser leurs avantages éducatifs VA pour suivre des cours à GBC. Cependant, le fait que l'agent de certification de l'école VA soit logé dans le CRV a entraîné le déplacement de documents stockés d'un autre département vers le CRV. En déplaçant les documents stockés, le besoin d'une solution de gestion des documents est devenu évident, car il est nécessaire de conserver les dossiers des étudiants VA pendant au moins trois ans. En outre, la coordination avec les autres départements de l'université s'est avérée difficile, car le personnel devait imprimer et/ou copier les documents, puis les transporter à la main d'un département à l'autre sur le campus. Avec le système manuel en place, le papier était un goulot d'étranglement, la sécurité de l'information était menacée et l'erreur humaine/la perte de données personnelles devenait une préoccupation sérieuse.

La solution

Jennifer, ainsi que le coordinateur adjoint du CRV, John Green, ont réalisé que le passage des dossiers des étudiants au format numérique permettrait de libérer l'espace de bureau nécessaire, d'améliorer la collaboration entre les départements tout en fournissant un environnement sécurisé pour l'échange d'informations confidentielles. Jennifer et John ont découvert qu'ils avaient déjà accès à une solution logicielle de gestion de documents qui nécessitait un appareil compatible TWAIN, et John s'est donc adressé au TWAIN Working Group pour trouver une solution de numérisation de documents.

Le TWAIN Working Group fournit une norme ouverte et libre de droits pour les développeurs de logiciels afin de permettre la communication entre les applications et les scanners de documents, offrant ainsi une solution de numérisation de bout en bout. Le groupe de travail TWAIN a fait appel à ses sociétés membres, et Alaris, une entreprise de Kodak Alaris, a généreusement répondu à l'appel en faisant don d'un scanner pour aider le VRC dans son initiative de numérisation de ses documents.

Alaris a envoyé au Veterans Resource Center le Kodak Scanner de documents E1035. Le E1035 est facile à configurer et à intégrer aux processus et applications d'entreprise existants - du réseau au Cloud - et permet aux utilisateurs de numériser jusqu'à 35 pages par minute dès sa sortie de l'emballage. L'E1035 est doté de la technologie Smart Touch et d'un chargeur de documents de 80 pages, soit la plus grande capacité de sa catégorie. L'année dernière, Keypoint Intelligence - Buyers Lab (BLI) a sélectionné le Kodak Série E1000 Scanner comme gagnant de son Summer Pick award sur la base d'attributs clés tels que la convivialité, la qualité d'image et la valeur.

Le Kodak E1035, associé aux pilotes TWAIN et au logiciel de gestion de documents du centre de ressources pour les vétérans, permet désormais au centre de ressources pour les vétérans de numériser ses dossiers d'étudiants accumulés depuis trois ans.

" Le scanner de Kodak Alaris est rapide, ne provoque pas de bourrage et produit des images de grande qualité ", a déclaré John Green, coordinateur adjoint du centre de ressources pour les vétérans. "Nous n'avons pas eu besoin d'effectuer de nouvelles numérisations, ce qui accélère vraiment notre processus. À l'avenir, lorsque la numérisation des dossiers des étudiants sera terminée, je pense que nous utiliserons ce système pour communiquer plus efficacement par voie électronique au sein de la communauté, comme nous le faisons régulièrement."

Le résultat

"Avec l'aide du groupe de travail TWAIN et de Kodak Alaris, nous prévoyons de numériser notre arriéré de documents de trois ans dans un certain nombre de mois. Ensuite, nous pourrons nous attaquer aux nouveaux dossiers des étudiants", a déclaré Jennifer Koopman. "L'ajout de cette technologie nous a permis d'assurer la continuité et la collaboration entre les départements du collège dans un environnement beaucoup plus sûr. Plus important encore, la numérisation nous permet de mieux défendre les intérêts de nos étudiants vétérans. Tous les départements peuvent désormais travailler ensemble plus efficacement afin que nos étudiants puissent atteindre leurs objectifs éducatifs en douceur et en moins de temps. Physiquement, le bureau est moins encombré, ce qui permet à nos étudiants anciens combattants et à nos bénévoles anciens combattants de disposer d'un espace idéal pour partager des informations et des idées. Nous sommes très reconnaissants au groupe de travail TWAIN et à Kodak Alaris pour leur soutien à une ressource aussi importante pour nos anciens combattants et leurs familles."

A propos de TWAIN

Le groupe de travail TWAIN, créé en 1992, est une association à but non lucratif de leaders de l'industrie qui se sont rassemblés pour créer une norme qui profite à l'ensemble de l'industrie de l'imagerie. L'objectif de TWAIN est de fournir et d'encourager une norme publique universelle qui relie les applications et les dispositifs d'acquisition d'images. La mission permanente de cette organisation est de continuer à améliorer la norme pour l'adapter aux technologies futures. TWAIN offre aux développeurs d'applications et aux utilisateurs de multiples possibilités d'accéder à l'information et d'élargir la norme, par le biais d'un forum de développeurs (twainforum.org), du site web principal (twain.org), du site web TWAIN Direct (twaindirect.org) et d'un processus d'autocertification en ligne. Pour obtenir la liste des sociétés membres du groupe de travail TWAIN, veuillez consulter twain.org.

A propos de Kodak Alaris

Kodak Alaris est l'un des principaux fournisseurs de solutions de capture d'informations qui simplifient les processus commerciaux. Notre raison d'être est d'aider le monde à donner un sens à l'information grâce à des solutions intelligentes et connectées, alimentées par des décennies d'innovation en matière de science de l'image. Notre gamme primée de scanners, de logiciels et de services est disponible dans le monde entier et par le biais de notre réseau de partenaires de distribution. Pour plus d'informations, visitez le site AlarisWorld.com et suivez-nous @AlarisWorld.