Acesse o Portal do Parceiro
Situação
O Gulf Bank tinha um grande número de documentos antigos disponíveis em formato de papel e microfilme, e o banco estava usando várias soluções diferentes para o gerenciamento de documentos, incluindo digitalização e armazenamento. O armazenamento desses documentos em papel era muito caro e havia risco de danos e perdas, além do manuseio não seguro do papel. A recuperação de documentos era difícil e demorada. O microfilme tornava a recuperação de documentos tediosa e demorada, exigindo esforço manual para percorrer todo o rolo de filme para localizar um determinado documento, pois não havia indexação
Objetivo
Digitalizar vários tipos de documentos, arquivá-los no repositório e recuperá-los por meio de formatos de arquivo legíveis. A meta era simples: reduzir drasticamente o custo de armazenamento de documentos e tornar a tarefa de recuperação de documentos mais fácil, eficiente e econômica.
Solução
50 milhões de documentos foram digitalizados até o momento usando produção, departamental e desktop dos scanners de documentos KODAK Alaris (i1420/ i3500/ i4200/i5250). Ashraf & Co ltd. Kuwait, um parceiro da Kodak Alaris, desenvolveu e implementou a ferramenta DocSearch internamente para o banco, o que ajuda os usuários a recuperar qualquer tipo de documento em minutos.
Resultados
O banco reduziu drasticamente o espaço de armazenamento físico, o que resultou em uma enorme economia de custos, graças à digitalização de documentos. A recuperação de documentos agora leva apenas alguns cliques. Os processos que antes levavam semanas agora são concluídos em poucos minutos.
Digitalização de documentos - o primeiro passo no caminho para a transformação digital
O Gulf Bank é um dos principais bancos do Kuwait, com uma ampla oferta de serviços bancários ao consumidor, bancos de atacado, tesouraria e serviços financeiros.
O Gulf Bank tem uma grande rede de agências. Atualmente, o banco tem uma classificação "A" pelas três principais agências internacionais de classificação de crédito. O Gulf Bank foi reconhecido com vários prêmios, distribuídos em diferentes setores de seu trabalho, incluindo serviços bancários ao consumidor, serviços bancários no atacado, produtos, desempenho, marketing, recursos humanos e seu programa de responsabilidade social corporativa.
O Gulf Bank decidiu há alguns anos que, nesta era digital, para manter sua posição como a principal instituição financeira do país, ele precisava adotar a transformação digital. O ponto de partida perfeito seria a digitalização de documentos e o estabelecimento de um sistema de gerenciamento de documentos corporativos para gerenciar informações com maior eficiência, facilitar o compartilhamento e a colaboração, reduzir custos, aumentar a segurança e a conformidade, impulsionar a produtividade e melhorar os resultados financeiros.
"Tínhamos milhões de documentos armazenados em várias filiais e que precisavam ser mantidos de acordo com os requisitos regulamentares. Além dos enormes custos envolvidos no armazenamento de montanhas de documentos, havia também o risco de danos e perdas devido a incêndios, roubos etc. Também acreditávamos que nossa equipe costumava passar a maior parte de suas horas de trabalho arquivando, organizando, armazenando e recuperando documentos relacionados a vários processos. E quando um documento era extraviado, o tempo gasto para recuperá-lo aumentava exponencialmente. Era imperativo digitalizar esses documentos e implementar uma ferramenta de recuperação DocSearch."
Chamando os especialistas
Gulf Bank contratou a Ashraf & Co ltd. Kuwait, uma parceira da Kodak Alaris e uma empresa líder em soluções de TI especializada em gerenciamento de documentos, arquivamento, gerenciamento de processos de negócios e terceirização de projetos de digitalização de ponta a ponta.
Os scanners de backlog e diários são realizados em um local central, utilizando seis scanners da Kodak Alaris, uma empresa da Kodak Alaris, no total. O banco está usando 3 scanners com os números de modelo i5250, i4200 e i1420 para digitalização de backlog e 3 scanners com os números de modelo i5250, i4200 e i3500 Scanner para digitalização diária.
Para a digitalização de backlog, os documentos são enviados pelas agências e por vários departamentos para um local de digitalização central. Em seguida, os documentos são classificados, digitalizados, indexados, verificados quanto à qualidade e carregados no sistema de armazenamento e recuperação de documentos. Em seguida, os documentos físicos são devolvidos à filial/departamento ou à unidade de arquivamento, conforme o processo acordado para cada tipo de documento. Aproximadamente 50.000 páginas são processadas diariamente, com um número total de cerca de 15 milhões de documentos por ano. Os dados digitalizados são armazenados em um banco de dados SQL. A solução de digitalização e captura se integra a outros sistemas comerciais. A Ashraf & Co. desenvolveu uma ferramenta de recuperação de documentos e a disponibilizou ao banco para indexação e recuperação rápida de documentos.
Até o momento, a Ashraf & Co. Ltd. e o banco escanearam mais de 50 milhões de documentos e a maioria das solicitações de recuperação de documentos agora é feita pelos funcionários do banco usando a ferramenta fornecida pela Ashraf & Co. Mohammad Rashed, da Ashraf & Co Ltd., diz: "Somos um parceiro Kodak Alaris Elite e temos o compromisso de promover as soluções da empresa no Kuwait, porque as soluções da empresa excedem consistentemente nossas expectativas e as exigências de nossos clientes. Os scanners de alto volume da Kodak Alaris proporcionam digitalização mais rápida, desempenho confiável com saída precisa e nossa equipe de serviços é bem treinada na operação e manutenção dessas máquinas."
"Com relação ao projeto do Gulf Bank, os scanners da Kodak Alaris funcionaram 24 horas por dia para digitalizar milhões de documentos sem uma única falha. Isso é um testemunho da qualidade e durabilidade de classe mundial dos produtos da Kodak Alaris."
Ashraf & Co concluiu o projeto de digitalização de pendências e agora está lidando com a digitalização diária de documentos para a qual a empresa foi contratada pelo Banco pelos próximos três anos.
© 2019 Kodak Alaris Inc. TM/MC/MR: Alaris
Todas as marcas registradas e nomes comerciais usados são propriedade de seus respectivos detentores. A marca registrada e a imagem comercial da Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.
