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Gulf Bank disposait d'un grand nombre de documents anciens au format papier et microfilm et la banque utilisait diverses solutions disparates pour la gestion des documents, y compris la numérisation et le stockage. Le stockage de ces documents au format papier était très coûteux et présentait des risques de dommages et de pertes, ainsi qu'une manipulation non sécurisée du papier. La récupération des documents était difficile et prenait du temps. Le microfilm rendait la recherche de documents fastidieuse et chronophage, exigeant un effort manuel pour parcourir l'ensemble du rouleau de film afin de localiser un document particulier puisqu'il n'y avait pas d'indexation
Objectif
Scannériser différents types de documents, les archiver dans le référentiel et les récupérer dans des formats de fichiers lisibles. L'objectif était simple : réduire considérablement le coût du stockage des documents et rendre la tâche de récupération des documents plus facile, plus efficace et plus rentable.
Solution
50 millions de documents ont été scannés jusqu'à présent à l'aide de production, départemental et desktop scanners de documents de Kodak Alaris (i1420/ i3500/ i4200/i5250). Ashraf & Co ltd. Kuwait, un partenaire de Kodak Alaris, a développé et mis en œuvre l'outil DocSearch en interne pour la banque, qui aide les utilisateurs à retrouver n'importe quel type de document en quelques minutes.
Résultats
La banque a considérablement réduit l'espace de stockage physique, ce qui a permis de réaliser d'énormes économies, grâce à la numérisation des documents. La recherche de documents se fait désormais en quelques clics. Des processus qui prenaient autrefois des semaines sont désormais réalisés en quelques minutes.
La numérisation des documents - la première étape sur la voie de la transformation numérique
Gulf Bank est l'une des principales banques du Koweït, avec une large offre de services bancaires aux consommateurs, de services bancaires de gros, de trésorerie et de services financiers.
Gulf Bank dispose d'un vaste réseau d'agences. La banque est actuellement classée "A" par les trois principales agences internationales de notation de crédit. Gulf Bank a été récompensée par de nombreux prix, répartis sur différents secteurs de son travail, y compris les services bancaires aux consommateurs, les services bancaires de gros, les produits, la performance, le marketing, les ressources humaines et son programme de responsabilité sociale des entreprises.
Gulf Bank a décidé il y a quelques années qu'à l'ère du numérique, pour maintenir sa position en tant que principale institution financière du pays, elle devait adopter la transformation numérique. Le point de départ idéal serait la numérisation des documents et la mise en place d'un système de gestion des documents d'entreprise afin de gérer les informations avec une plus grande efficacité, de faciliter un meilleur partage et une meilleure collaboration, de réduire les coûts, de renforcer la sécurité et la conformité, de stimuler la productivité et d'améliorer le résultat net.
"Nous avions des millions de documents qui étaient stockés dans différentes succursales et qui devaient être conservés conformément aux exigences réglementaires. Outre les coûts considérables liés au stockage de ces montagnes de documents, il y avait aussi le risque de dommages et de pertes dus aux incendies, aux vols, etc. Nous pensions également que notre personnel passait une grande partie de son temps de travail à classer, organiser, stocker et récupérer des documents liés à divers processus. Et lorsqu'un document était égaré, le temps passé à le retrouver augmentait de façon exponentielle. La numérisation de ces documents et la mise en œuvre d'un outil de recherche DocSearch étaient impératives."
Appel aux spécialistes
Gulf Bank contracté Ashraf & Co ltd. Kuwait, un partenaire de Kodak Alaris et une société de solutions informatiques de premier plan spécialisée dans la gestion de documents, l'archivage, la gestion des processus métier et l'externalisation de projets de numérisation de bout en bout.
Le backlog et la numérisation quotidienne ont lieu sur un site central en utilisant six scanners de Kodak Alaris, une entreprise de Kodak Alaris, au total. La banque utilise 3 scanners portant les numéros de modèle i5250, i4200, & i1420 pour le backlog scanning et 3 scanners portant les numéros de modèle i5250, i4200 & i3500 pour le daily scanning.
Pour le backlog scanning, les documents sont envoyés par les succursales et les différents départements à un emplacement central de scanning. Les documents sont ensuite triés, numérisés, indexés, soumis à un contrôle de qualité et téléchargés dans le système de stockage et de récupération des documents. Les documents physiques sont ensuite renvoyés soit à la succursale ou au département, soit à l'unité d'archivage, selon le processus convenu pour chaque type de document. Environ 50 000 pages sont traitées chaque jour, pour un total d'environ 15 millions de documents par an. Les données numérisées sont stockées dans une base de données SQL. La solution de numérisation et de capture s'intègre à d'autres systèmes d'entreprise. Ashraf & Co. a mis au point un outil de recherche de documents et l'a mis à la disposition de la banque pour l'indexation et la recherche rapide de documents.
Jusqu'à présent, Ashraf & Co. Ltd. et la banque ont scanné plus de 50 millions de documents et la majorité des demandes d'extraction de documents sont désormais effectuées par les employés de la banque qui utilisent l'outil fourni par Ashraf & Co. Mohammad Rashed d'Ashraf & Co Ltd. déclare : " Nous sommes un partenaire Kodak Alaris Elite et nous nous engageons à promouvoir les solutions de l'entreprise au Koweït parce qu'elles dépassent constamment nos attentes et les exigences de nos clients ".
En ce qui concerne le projet de la Gulf Bank, les scanners de Kodak Alaris ont fonctionné 24 heures sur 24 pour numériser des millions de documents sans la moindre défaillance. Cela témoigne de la qualité et de la durabilité de classe mondiale des produits de Kodak Alaris."
Ashraf & Co a terminé le projet de numérisation de l'arriéré et s'occupe maintenant de la numérisation quotidienne des documents pour laquelle la société a été engagée par la banque pour les trois prochaines années.
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