Situación
Gulf Bank disponía de un gran número de documentos antiguos en formato papel y microfilm y utilizaba varias soluciones distintas para la gestión de documentos, incluido el escaneado y el almacenamiento. Almacenar estos documentos en papel resultaba muy caro y existía riesgo de daños y pérdidas, así como de manipulación insegura del papel. Recuperar los documentos era difícil y llevaba mucho tiempo. El microfilm hacía que la recuperación de documentos fuera tediosa y lenta, ya que requería un esfuerzo manual para recorrer todo el rollo de película y localizar un documento concreto, puesto que no existía indexación

Objetivo
Escanear varios tipos de documentos, archivarlos en el depósito y recuperarlos a través de formatos de archivo legibles. El objetivo era sencillo: reducir drásticamente el coste del almacenamiento de documentos y hacer que la tarea de recuperación de documentos fuera más fácil, eficiente y rentable.

Solución
Hasta la fecha se han escaneado 50 millones de documentos utilizando producción, departamental y desktop escáneres de documentos de Kodak Alaris (i1420/ i3500/ i4200/i5250). Ashraf & Co ltd. Kuwait, socio de Kodak Alaris, ha desarrollado e implementado la herramienta DocSearch internamente para el banco, que ayuda a los usuarios a recuperar cualquier tipo de documento en cuestión de minutos.

Resultados
El banco ha reducido drásticamente el espacio de almacenamiento físico, lo que ha supuesto un enorme ahorro de costes, gracias a la digitalización de documentos. La recuperación de documentos se realiza ahora con unos pocos clics. Los procesos que antes llevaban semanas ahora se completan en unos minutos.

Digitalización de documentos: el primer paso en el camino hacia la transformación digital

Gulf Bank es uno de los principales bancos de Kuwait con una amplia oferta de servicios de banca de consumo, banca mayorista, tesorería y servicios financieros.

Gulf Bank cuenta con una amplia red de sucursales. El Banco tiene actualmente una calificación "A" por las tres principales agencias internacionales de calificación crediticia. Gulf Bank ha sido reconocido con numerosos premios, repartidos en diferentes sectores de su trabajo, incluyendo banca de consumo, banca mayorista, productos, rendimiento, marketing, recursos humanos y su programa de responsabilidad social corporativa.

Gulf Bank decidió hace unos años que en esta era digital, para mantener su posición como la principal institución financiera del país, necesitaba adoptar la transformación digital. El punto de partida perfecto sería la digitalización de documentos y el establecimiento de un sistema de gestión de documentos empresariales con el fin de gestionar la información con mayor eficiencia, facilitar un mejor intercambio y colaboración, reducir costes, mejorar la seguridad y el cumplimiento, impulsar la productividad y mejorar los resultados finales.

"Teníamos millones de documentos que se almacenaban en varias sucursales y debían conservarse según los requisitos normativos. Además de los enormes costes que suponía almacenar montañas de documentos, también existía el riesgo de daños y pérdidas por incendio, robo, etc. También creíamos que nuestro personal solía pasar gran parte de su jornada laboral archivando, organizando, almacenando y recuperando documentos relacionados con diversos procesos. Y cuando un documento se extraviaba, el tiempo dedicado a recuperarlo aumentaba exponencialmente. La digitalización de estos documentos y la implantación de una herramienta de recuperación DocSearch eran imprescindibles"

Llamando a los especialistas

i5250Gulf Bank contrató a Ashraf & Co ltd. Kuwait, un socio de Kodak Alaris y una empresa líder en soluciones de TI especializada en gestión de documentos, archivo, gestión de procesos empresariales y externalización de proyectos de digitalización de principio a fin.

El escaneado diario y de backlog se realiza en una ubicación central utilizando seis escáneres de Kodak Alaris, una empresa de Kodak Alaris, en total. El banco utiliza 3 escáneres con los números de modelo i5250, i4200 e i1420 para el escaneado de documentos pendientes y 3 escáneres con los números de modelo i5250, i4200 e i3500 para el escaneado diario.

Para el escaneado de documentos pendientes, las sucursales y varios departamentos envían los documentos a una ubicación central de escaneado. A continuación, los documentos se clasifican, escanean, indexan, se comprueba su calidad y se cargan en el sistema de almacenamiento y recuperación de documentos. A continuación, los documentos físicos se devuelven a la sucursal / departamento o a la unidad de archivo según el proceso acordado para cada tipo de documento. Cada día se procesan unas 50.000 páginas, con un total de unos 15 millones de documentos al año. Los datos digitalizados se almacenan en una base de datos SQL. La solución de escaneado y captura se integra con otros sistemas empresariales. Ashraf & Co. ha desarrollado una herramienta de recuperación de documentos y la ha puesto a disposición del banco para indexar y recuperar rápidamente los documentos.

Hasta ahora, Ashraf & Co. Ltd. y el banco han escaneado más de 50 millones de documentos y la mayoría de las solicitudes de recuperación de documentos las realizan ahora los propios empleados del banco utilizando la herramienta proporcionada por Ashraf & Co. Mohammad Rashed, de Ashraf & Co Ltd., afirma: "Somos un socio Elite de Kodak Alaris y estamos comprometidos con la promoción de las soluciones de la empresa en Kuwait porque las soluciones de la empresa superan constantemente nuestras expectativas y los requisitos de nuestros clientes". Los escáneres de gran volumen de Kodak Alaris proporcionan un escaneado más rápido, un rendimiento fiable con resultados precisos y nuestro equipo de servicio está bien formado en el funcionamiento y mantenimiento de estas máquinas."

"En lo que respecta al proyecto del Gulf Bank, los escáneres de Kodak Alaris funcionaron las 24 horas del día para escanear millones de documentos sin una sola avería. Esto es un testimonio de la calidad de clase mundial y la durabilidad de los productos de Kodak Alaris."

Ashraf & Co ha completado el proyecto de escaneo de atrasos y ahora está manejando el escaneo diario de documentos para el que la compañía ha sido contratada por el Banco para los próximos tres años.

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