Gulf Bank stellt mit Hilfe von Kodak Alaris, einem Unternehmen von Kodak Alaris, von Papier auf digitale Aufzeichnungen um

Situation
Die Golfbank verfügte über eine große Anzahl alter Dokumente in Papierform und auf Mikrofilm, und die Bank verwendete verschiedene unterschiedliche Lösungen für die Dokumentenverwaltung, einschließlich Scannen und Speicherung. Die Aufbewahrung dieser Dokumente in Papierform war sehr kostspielig, und es bestand das Risiko von Beschädigungen und Verlusten sowie der ungesicherte Umgang mit Papier. Das Wiederauffinden von Dokumenten war schwierig und zeitaufwändig. Der Mikrofilm machte das Auffinden von Dokumenten mühsam und zeitaufwändig, da es keine Indexierung gab und die gesamte Filmrolle manuell durchgesehen werden musste, um ein bestimmtes Dokument zu finden

Zielsetzung
Viele verschiedene Arten von Dokumenten zu scannen, sie im Repository zu archivieren und über lesbare Dateiformate abzurufen. Das Ziel war einfach: die Kosten für die Dokumentenablage drastisch zu senken und das Abrufen von Dokumenten einfacher, effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Lösung
50 Millionen Dokumente wurden bisher mit Produktions-, Abteilungs- und Desktop-Dokumentenscannern von Kodak Alaris (i1420/ i3500/ i4200/i5250) gescannt. Ashraf & Co ltd. Kuwait, ein Partner von Kodak Alaris, hat das DocSearch-Tool intern für die Bank entwickelt und implementiert, das den Benutzern hilft, jede Art von Dokument in wenigen Minuten abzurufen.

Ergebnisse
Die Bank hat dank der Digitalisierung der Dokumente den physischen Speicherplatz drastisch reduziert, was zu enormen Kosteneinsparungen geführt hat. Das Abrufen von Dokumenten erfordert jetzt nur noch ein paar Klicks. Vorgänge, die früher Wochen dauerten, werden jetzt in wenigen Minuten erledigt.

Digitalisierung von Dokumenten - der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation

Gulf Bank ist eine der führenden Banken in Kuwait mit einem breiten Angebot an Privatkunden-, Großkunden-, Treasury- und Finanzdienstleistungen.

Die Gulf Bank verfügt über ein großes Filialnetz. Die Bank wird derzeit von den drei führenden internationalen Rating-Agenturen mit 'A' bewertet. Die Gulf Bank hat zahlreiche Auszeichnungen erhalten, die sich auf verschiedene Bereiche ihrer Arbeit verteilen, darunter das Privatkundengeschäft, das Großkundengeschäft, die Produkte, die Leistung, das Marketing, das Personalwesen und ihr Programm zur sozialen Verantwortung der Unternehmen.

Vor einigen Jahren beschloss die Gulf Bank, dass sie sich im digitalen Zeitalter der digitalen Transformation stellen muss, um ihre Position als führendes Finanzinstitut des Landes zu halten. Der perfekte Ausgangspunkt wäre die Digitalisierung von Dokumenten und die Einrichtung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems, um Informationen effizienter zu verwalten, eine bessere gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit zu ermöglichen, Kosten zu senken, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Produktivität zu steigern und das Endergebnis zu verbessern.

"Wir hatten Millionen von Dokumenten, die in verschiedenen Filialen aufbewahrt wurden und gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden mussten. Abgesehen von den enormen Kosten, die mit der Aufbewahrung der Dokumentenberge verbunden waren, bestand auch das Risiko von Schäden und Verlusten durch Feuer, Diebstahl usw. Wir waren außerdem der Meinung, dass unsere Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Ablegen, Organisieren, Speichern und Wiederauffinden von Dokumenten im Zusammenhang mit verschiedenen Prozessen verbringen mussten. Und wenn ein Dokument verlegt wurde, stieg der Zeitaufwand für das Wiederauffinden exponentiell an. Die Digitalisierung dieser Dokumente und die Implementierung eines DocSearch Retrieval-Tools waren unumgänglich."

Die Spezialisten rufen

Gulf Bank beauftragte Ashraf & Co ltd. Kuwait, einen Kodak Alaris Partner und ein führendes IT-Lösungsunternehmen, das sich auf Dokumentenmanagement, Archivierung, Geschäftsprozessmanagement und das Outsourcing von End-to-End-Digitalisierungsprojekten spezialisiert hat.

Backlog und tägliches Scannen finden an einem zentralen Standort statt, wobei insgesamt sechs Scanner von Kodak Alaris, einem Unternehmen von Kodak Alaris, eingesetzt werden. Die Bank verwendet drei Scanner mit den Modellnummern i5250, i4200 und i1420 für das Backlog-Scannen und drei Scanner mit den Modellnummern i5250, i4200 und i3500 für das tägliche Scannen.

Für das Backlog-Scannen werden die Dokumente von den Filialen und verschiedenen Abteilungen an einen zentralen Scan-Standort gesendet. Die Dokumente werden dann sortiert, gescannt, indiziert, einer Qualitätsprüfung unterzogen und in das Dokumentenspeicher- und -abrufsystem hochgeladen. Die physischen Dokumente werden dann entweder an die Zweigstelle/Abteilung oder an die Archivierungseinheit zurückgeschickt, je nach dem für die einzelnen Dokumenttypen vereinbarten Verfahren. Täglich werden ca. 50.000 Seiten mit einer Gesamtzahl von ca. 15 Millionen Dokumenten pro Jahr verarbeitet. Die digitalisierten Daten werden in einer SQL-Datenbank gespeichert. Die Scan- und Erfassungslösung lässt sich mit anderen Geschäftssystemen integrieren. Ashraf & Co. hat ein Tool zur Dokumentensuche entwickelt und der Bank für die Indexierung und das schnelle Auffinden von Dokumenten zur Verfügung gestellt.

Bislang haben Ashraf & Co. Ltd. und die Bank haben mehr als 50 Millionen Dokumente gescannt, und die meisten Anfragen zur Dokumentensuche werden nun von den Bankangestellten mit Hilfe des von Ashraf & Co. zur Verfügung gestellten Tools selbst bearbeitet. Mohammad Rashed von Ashraf & Co Ltd. sagt: "Wir sind ein Kodak Alaris Elite-Partner und setzen uns für die Förderung der Lösungen des Unternehmens in Kuwait ein, weil die Lösungen des Unternehmens unsere Erwartungen und die Anforderungen unserer Kunden stets übertreffen. Hochvolumenscanner von Kodak Alaris bieten schnelles Scannen, zuverlässige Leistung mit präziser Ausgabe, und unser Serviceteam ist für den Betrieb und die Wartung dieser Geräte bestens geschult."

"Beim Projekt der Gulf Bank liefen die Scanner von Kodak Alaris rund um die Uhr, um Millionen von Dokumenten zu scannen, ohne einen einzigen Ausfall. Dies ist ein Beweis für die erstklassige Qualität und Langlebigkeit der Produkte von Kodak Alaris."

Ashraf & Co hat das Projekt zum Scannen des Rückstands abgeschlossen und übernimmt nun das tägliche Scannen von Dokumenten, für das das Unternehmen von der Bank für die nächsten drei Jahre unter Vertrag genommen wurde.

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