Perfil do cliente

O University Hospitals Bristol NHS Foundation Trust (UH Bristol) é um dos 12 trusts de agudos do Reino Unido a se tornar um exemplo digital. O Trust emprega aproximadamente 10.000 funcionários em suas nove unidades hospitalares no centro de Bristol e arredores. Além de fornecer serviços gerais a uma população de pacientes na área circundante, o Trust também fornece serviços especializados que estão disponíveis para uma área de captação mais ampla no sudoeste e além.

Desafio

O UH Bristol tinha uma biblioteca de registros médicos incrivelmente grande. Como o maior fundo de ensino e treinamento do sudoeste dos EUA, a organização registrava, armazenava e mantinha um grande número de registros médicos em papel em suas instalações. Apesar de sete grandes bibliotecas no local para armazenar esses registros, o Trust ainda tinha que enviar o material de arquivo para um local de armazenamento seguro.

O UH Bristol tem mais de 200.000 registros armazenados com segurança fora do local; eles eram predominantemente anotações às quais o Trust provavelmente não precisaria ter acesso clínico imediato, mas que precisavam ser mantidas por um período de tempo de acordo com os padrões de governança de informações. "Os custos de armazenamento eram substanciais."

Max Perry, especialista sênior em sistemas, explicou, acrescentando: "O custo de envio é de aproximadamente £3 por caixa e, depois, há uma taxa anual por caixa a ser paga. Além disso, há uma taxa de cerca de 50p-£1 cada vez que solicitamos a devolução das anotações."

O UH Bristol tem feito algum tipo de digitalização na última década. Ele montou um pequeno escritório interno de digitalização há dez anos, inicialmente para economizar espaço. No entanto, os volumes que estavam sendo digitalizados eram muito pequenos - o bureau legado processava algumas centenas de folhas por semana, digitalizando notas de arquivo etc. em um antigo sistema baseado no Trust.

"Para contextualizar, tínhamos cerca de 1,5 milhão de registros de pacientes ativos - esses são registros em papel que eram obtidos para clínicas ou episódios de internação. Alguns desses pacientes podem ter tido vários volumes, e os registros mais antigos não estavam 'ativos'", disse Max, acrescentando: "

O principal motivador para acelerar e ampliar a transformação digital do Trust foi mitigar o risco de ter registros de pacientes separados para locais diferentes. "Temos nove locais no total e cinco conjuntos diferentes de casenotes, portanto, nosso primeiro objetivo era ter um registro central do paciente, em um só lugar, em vez de um fragmento do registro mais relevante para uma disciplina ou local individual", explicou Max.

O segundo objetivo do projeto era a qualidade, garantindo que, quando os pacientes fossem ao hospital, a equipe pudesse acessar imediatamente seus registros. "Conseguimos reduzir o tempo de resposta a uma solicitação de recuperação de notas para cerca de 90 minutos", disse Max, referindo-se ao tempo médio entre a solicitação de uma nota de caso por um médico e sua chegada ao departamento. "No entanto, com esse projeto, nosso objetivo era que, se um paciente se apresentasse, por exemplo, no departamento de emergência, a equipe teria acesso a todas as suas anotações assim que ele entrasse pela porta."

Solução

O UH Bristol tomou a decisão de manter o controle de sua própria digitalização e aproveitar o conhecimento especializado que já possuía internamente, em vez de terceirizar a digitalização de suas casenotes para um escritório de terceiros. O Trust conduziu um processo de licitação competitivo e nomeou a Kainos, parceira da Kodak Alaris.

Trabalhando em parceria, a Kodak Alaris e a Kainos apoiaram o Trust na expansão de sua capacidade interna de digitalização. Um novo bureau de digitalização equipado com dez scanners Kodak foi instalado e o sistema de Registro Médico Eletrônico (EMR) Kainos Evolve foi implantado.

"O suporte de serviços profissionais fornecido durante os estágios iniciais foi inestimável", disse Max. "Embora tivéssemos algum conhecimento especializado, a escala da tarefa que tínhamos pela frente era incomparável com o que havíamos feito anteriormente. Em nosso auge, estávamos digitalizando cerca de 1,5 milhão de páginas por mês."

A estratégia de entrada em operação do projeto foi moldada em torno da prática herdada de diferentes sites com registros separados. Decidimos adotar uma abordagem "local por local" e começamos com o hospital multidisciplinar St Michael's (um hospital com uma gama diversificada de serviços, incluindo maternidade, neonatal e de ouvido, nariz e garganta), que compartilhava casenotes com o Bristol Royal Hospital for Children, mas não com o restante dos nossos hospitais para adultos", explicou Max. Antes de um paciente comparecer a uma consulta eletiva, as informações eram digitalizadas e migradas para a plataforma Kainos Evolve. O arquivo digital referente àquele hospital ficava então disponível para todos os médicos que pudessem acessá-lo. Isso permitiu que cada hospital tivesse seu próprio "go-live", sem afetar os registros em outros locais. Isso promoveu um processo de gerenciamento de mudanças comerciais eficiente e bem-sucedido em cada um dos hospitais antes da entrada em operação.

Até o momento, o Trust implementou o processo no St Michael's Hospital, no Bristol Royal Hospital for Children, no Bristol Royal Infirmary (BRI), no Bristol Heart Institute, no South Bristol Community Hospital e nos serviços do UH Bristol prestados na Central Health Clinic. Com os três locais restantes - o Bristol Haematology and Oncology Centre, o Dental Hospital e o Eye Hospital, o plano é que eles adotem uma abordagem sem papel em um futuro próximo e que a digitalização de notas em papel seja realizada em segundo plano.

Ao longo do projeto, o UH Bristol investiu em dois scanners adicionais, elevando o total para doze. Agora, sete são utilizados em tempo integral, realizando a digitalização diária (digitalização de conteúdo recém-criado). Os outros são dedicados à digitalização de bibliotecas antigas. Com o respaldo de uma garantia de sete anos e com alguns dos scanners em uso há cinco anos, Max diz que eles têm sido extremamente confiáveis. "Ocasionalmente, temos problemas, mas o suporte que recebemos em termos de serviço e reparo tem sido exemplar. Provavelmente, não tivemos um Scanner fora de ação por mais de um dia, e isso foi apenas em algumas ocasiões." Ele continuou: "A qualidade da imagem é muito boa e não tivemos nenhuma reclamação; na verdade, tivemos pouquíssimos problemas em relação a qualquer aspecto da digitalização. Em termos da relação eficiência/qualidade, acho que realizamos todo o potencial do projeto."

Com a plataforma Evolve, os médicos agora têm acesso aos registros dos pacientes em qualquer computador, iPad ou laptop. "Uma das coisas de que me orgulho particularmente em nosso projeto é que nossos médicos estiveram na vanguarda do processo, envolvidos na tomada de decisões e apoiaram o projeto durante todo o tempo", disse Max.

Como exemplo, ele citou o fato de que, como o Bristol Royal Hospital for Children é um hospital infantil especializado, seus consultores administram clínicas em outros hospitais em toda a península do sudoeste. "Esses consultores têm muita experiência com diferentes sistemas de EDM. De modo geral, o sistema Evolve no UH Bristol tem um índice de aprovação excepcionalmente alto - as pessoas gostam do produto, da aparência e da capacidade de acessá-lo por meio de um dispositivo móvel", explicou Max.

O St Michael's e o hospital infantil agora não têm mais notas de casos em papel. "Digitalizamos cerca de 20% da biblioteca deles até o momento e ainda estamos digitalizando ativamente, processando cerca de 1.000 casenotes por mês. Todos os pacientes atendidos nesses dois hospitais não terão um registro em papel, a menos que seja algo excepcional, como uma admissão de emergência de um paciente com um grande registro histórico (que será digitalizado após o atendimento)", disse Max. Na biblioteca do Bristol Royal Infirmary, que inclui o Bristol Heart Institute e o South Bristol Community Hospital, o Trust digitalizou cerca de 10% da biblioteca ativa até o momento. "Esses locais ainda não estão livres de anotações de casos", explicou Max. "Cerca de metade dos pacientes tem anotações em papel, enquanto a outra metade é tratada com pouco papel."

Benefícios

"O projeto de digitalização melhorou a segurança e a experiência do paciente, permitindo o acesso imediato aos registros do paciente no momento em que ele precisa. O UH Bristol reduziu a possibilidade de extravio de registros, atrasos no atendimento devido à espera pela entrega dos registros, bem como o custo de armazenamento de casenotes físicos, economizando tempo e dinheiro que podem ser reinvestidos no atendimento ao paciente."

A tomada de decisões pode ser feita no momento em que você gostaria de tomá-la, em vez de ter que esperar a chegada das informações. Por exemplo, qualquer dúvida que os pacientes possam ter depois de uma consulta pode ser respondida na hora, ao passo que, anteriormente, eles eram redirecionados ou retornavam dias depois, quando as anotações eram recuperadas", disse Max.

"Outro grande benefício é que não perdemos mais anotações de casos. Historicamente, registrávamos cerca de 200 a 250 conjuntos de notas como "perdidas" a cada ano. Como Trust, éramos razoavelmente bons em registrar e encontrar notas "perdidas" mais tarde, mas, novamente, isso causava atrasos em todo o Trust."

Embora a economia de custos não fosse o principal motivador, o Trust esperava reduzir os gastos com envio, armazenamento e recuperação de informações e, com o tempo, reduzir sua biblioteca de registros médicos. Para dar escala ao projeto, ele emprega 82 funcionários no departamento de registros médicos. "No auge do projeto, esse número aumentou para aproximadamente 120 pessoas", disse Max.

Em 2015, o Trust tinha mais de 1,5 milhão de notas de casos ativas, com cerca de 1,25 milhão de notas arquivadas contendo informações não atuais sobre os pacientes, como antigos prontuários de enfermagem. "Nós praticamente liberamos uma das bibliotecas por completo. Esperamos que o tamanho das bibliotecas de registros médicos restantes diminua naturalmente ao longo dos próximos dez anos, aproximadamente, e estamos animados com a possibilidade de devolver o espaço para ser reaproveitado para uso clínico." Max explicou.

O UH Bristol estava gastando muito do seu orçamento de registros médicos em armazenamento externo. "Esse valor foi reduzido significativamente (em cerca de um terço, excluindo os custos de recuperação) e, talvez mais importante, parou de crescer", disse Max.

Na próxima etapa, o Trust priorizará a digitalização das principais anotações do BRI. Além disso, ele está procurando executar vários projetos adicionais de digitalização fora do horário comercial. Max explicou: "Parte do conteúdo de nossas bibliotecas de registros não seria captada pela digitalização sob demanda, portanto, gostaríamos de realizar pequenas atividades, digitalizando-as para liberar espaço."

O projeto também permitiu que o Trust acelerasse sua transformação digital em outras áreas. "Anteriormente, muito do trabalho era baseado em papel - olhar para o papel, escrever no papel, solicitar coisas via papel, agora mais fluxos de trabalho são digitais. Como gerenciamos bem o projeto e tivemos um bom envolvimento durante todo o processo, a TI formou um relacionamento coeso com a equipe clínica, para garantir resultados eficazes para os pacientes e a equipe.

"Conseguimos implantar outros projetos digitais de forma rápida e eficaz, pois temos médicos que estão bem ligados à TI, eles estão acostumados a tomar decisões sobre a aparência de seus sistemas de TI e estão familiarizados com a forma como abordamos a implantação", concluiu Max.

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