Kundenprofil

Der University Hospitals Bristol NHS Foundation Trust (UH Bristol) ist einer von 12 Akutkrankenhäusern im Vereinigten Königreich, die als digitales Vorbild dienen. Der Trust beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter an seinen neun Krankenhausstandorten im und um das Zentrum von Bristol. Der Trust bietet nicht nur allgemeine Dienste für die Patienten in der Umgebung, sondern auch spezialisierte Dienste, die einem größeren Einzugsgebiet im Südwesten und darüber hinaus zur Verfügung stehen.

Herausforderung

Das UH Bristol verfügte über eine unglaublich große Bibliothek mit medizinischen Unterlagen. Als größtes Lehr- und Ausbildungszentrum im Südwesten des Landes erfasste, lagerte und bewahrte die Organisation in ihren Räumlichkeiten eine riesige Anzahl von medizinischen Unterlagen in Papierform auf. Trotz sieben großer Bibliotheken vor Ort, in denen diese Unterlagen aufbewahrt werden, musste der Trust immer noch Archivmaterial in ein sicheres Lager außerhalb des Standorts schicken.

Das UH Bristol hat über 200.000 Unterlagen sicher außerhalb des Standorts aufbewahrt, bei denen es sich überwiegend um Notizen handelte, auf die der Trust wahrscheinlich keinen unmittelbaren klinischen Zugriff benötigte, die aber im Einklang mit den Standards der Informationsverwaltung über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden mussten. "Die Lagerkosten waren beträchtlich"

Max Perry, Senior Systems Specialist, erklärte und fügte hinzu: "Der Versand kostet ca. 3 Pfund pro Kiste, dann ist eine jährliche Gebühr pro Kiste zu zahlen. Zusätzlich fällt jedes Mal eine Gebühr von etwa 50 Pence bis 1 Pfund an, wenn wir Notizen zurückfordern."

Das UH Bristol scannt bereits seit zehn Jahren in irgendeiner Form. Vor zehn Jahren richtete es ein kleines internes Scannerbüro ein, zunächst um Platz zu sparen. Allerdings war das Volumen, das gescannt wurde, recht klein - das alte Büro verarbeitete ein paar hundert Blätter pro Woche, indem es Archivnotizen usw. in ein altes, auf dem Trust basierendes System einscannte.

"Um es in den Kontext zu stellen: Wir hatten etwa 1,5 Millionen aktive Patientenakten - das sind Papierakten, die für Kliniken oder stationäre Aufenthalte gezogen wurden. Einige dieser Patienten hatten möglicherweise mehrere Jahrgänge, und die älteren Datensätze waren nicht 'aktiv'", sagte Max und fügte hinzu: "Ich würde schätzen, dass wir etwa eine weitere Million nicht aktiver Akten in der Krankenaktenbibliothek hatten, die aufbewahrt werden mussten."

Der Hauptgrund für die Beschleunigung und Ausweitung der digitalen Transformation des Trusts war die Minderung des Risikos, das sich aus der getrennten Erfassung von Patientenakten für verschiedene Standorte ergab. "Wir haben insgesamt neun Standorte und fünf verschiedene Sätze von Patientenakten. Unser erstes Ziel war es also, eine zentrale Patientenakte an einem Ort zu haben und nicht nur ein Fragment der Akte, das für ein bestimmtes Fachgebiet oder einen bestimmten Standort relevant ist", erklärt Max.

Das zweite Ziel des Projekts betraf die Qualität, d. h. es sollte sichergestellt werden, dass das Personal bei einem Krankenhausbesuch sofort auf die Patientenakten zugreifen konnte. "Wir hatten die Antwortzeit auf eine Anfrage zum Abruf von Akten auf etwa 90 Minuten gesenkt", sagte Max und bezog sich dabei auf die durchschnittliche Zeit zwischen der Anfrage eines Klinikers und dem Eintreffen der Akte in der Abteilung. "Mit diesem Projekt wollten wir erreichen, dass das Personal bei der Einlieferung eines Patienten in die Notaufnahme Zugriff auf alle Notizen hat, sobald er durch die Tür kommt."

Lösung

Das UH Bristol entschied sich dafür, die Kontrolle über das eigene Scannen zu behalten und das bereits vorhandene Fachwissen zu nutzen, anstatt das Scannen der Fallnotizen an ein externes Unternehmen zu vergeben. Der Trust führte ein Ausschreibungsverfahren durch und beauftragte den Kodak Alaris Partner Kainos.

In partnerschaftlicher Zusammenarbeit unterstützten Kodak Alaris und Kainos den Trust bei der Erweiterung seiner internen Scankapazität. Ein neues, mit zehn Kodak Scannern ausgestattetes Scan-Büro wurde eingerichtet und das Kainos Evolve Electronic Medical Record (EMR) System eingeführt.

"Die professionelle Unterstützung, die wir in dieser Anfangsphase erhielten, war von unschätzbarem Wert", so Max. "Wir verfügten zwar über ein gewisses Maß an Fachwissen, aber das Ausmaß der Aufgabe, die vor uns lag, war mit dem, was wir zuvor getan hatten, nicht zu vergleichen. In der Spitze haben wir etwa 1,5 Millionen Seiten pro Monat gescannt."

Die Einführungsstrategie für das Projekt orientierte sich an der alten Praxis, dass verschiedene Standorte getrennte Datensätze führten. "Wir entschieden uns für einen standortbezogenen Ansatz und begannen mit dem multidisziplinären St. Michael's Hospital (ein Krankenhaus mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen, darunter Entbindungen, Neugeborene und Hals-Nasen-Ohren-Krankheiten), das seine Krankenakten mit dem Bristol Royal Hospital for Children austauschte, nicht aber mit den übrigen Krankenhäusern für Erwachsene", erklärte Max.

Der Ausgangspunkt war die Digitalisierung von Akten nach Bedarf. Bevor ein Patient einen Wahltermin wahrnahm, wurden die Informationen gescannt und in die Kainos Evolve-Plattform migriert. Die digitale Akte des betreffenden Krankenhauses stand dann allen Ärzten zur Verfügung, die darauf zugreifen konnten. Auf diese Weise konnte jedes Krankenhaus sein eigenes "Go-Live" haben, ohne dass die Daten an anderen Standorten beeinträchtigt wurden. Bis heute hat der Trust den Prozess im St. Michael's Hospital, im Bristol Royal Hospital for Children, im Bristol Royal Infirmary (BRI), im Bristol Heart Institute, im South Bristol Community Hospital und in der Central Health Clinic des UH Bristol eingeführt. Für die drei verbleibenden Standorte - das Bristol Haematology and Oncology Centre, das Dental Hospital und das Eye Hospital - ist geplant, in naher Zukunft einen papierlosen Ansatz zu verfolgen und das Scannen von Papiernotizen im Hintergrund durchzuführen.

Im Laufe des Projekts hat das UH Bristol in zwei zusätzliche Scanner investiert, so dass die Gesamtzahl der Scanner auf zwölf gestiegen ist. Sieben von ihnen werden nun ganztägig eingesetzt, um neu erstellte Inhalte zu scannen. Die anderen sind für das Rückwärtsscannen alter Bibliotheken zuständig. Die Scanner, auf die eine siebenjährige Garantie gewährt wird und von denen einige bereits seit fünf Jahren im Einsatz sind, haben sich laut Max als äußerst zuverlässig erwiesen. "Gelegentlich gibt es Probleme, aber die Unterstützung, die wir in Bezug auf Service und Reparatur erhalten haben, war beispielhaft. Wir hatten wahrscheinlich noch nie einen Scanner, der länger als einen Tag ausfiel, und das war nur bei einer Handvoll Gelegenheiten der Fall." Er fuhr fort: "Die Bildqualität ist wirklich gut, und es gab keine Beschwerden. Tatsächlich hatten wir nur sehr wenige Probleme mit irgendeinem Aspekt des Scannens. Was das Verhältnis zwischen Effizienz und Qualität angeht, haben wir meiner Meinung nach das gesamte Potenzial des Projekts ausgeschöpft."

Mit der Evolve-Plattform haben die Ärzte nun von jedem Computer, iPad oder Laptop aus Zugriff auf die Patientenakten. "Eines der Dinge, auf die ich bei unserem Projekt besonders stolz bin, ist die Tatsache, dass unsere Kliniker an der Spitze des Prozesses standen, in die Entscheidungsfindung einbezogen wurden und das Projekt durchgehend unterstützt haben", sagte Max.

Als Beispiel nannte er die Tatsache, dass das Bristol Royal Hospital for Children ein spezialisiertes Kinderkrankenhaus ist, dessen Berater Kliniken in anderen Krankenhäusern auf der gesamten Südwesthalbinsel leiten. "Diese Berater haben eine Menge Erfahrung mit verschiedenen EDM-Systemen. Insgesamt erhält das Evolve-System am UH Bristol außergewöhnlich hohe Zustimmungsraten - die Mitarbeiter mögen das Produkt, das Aussehen und die Möglichkeit, über ein mobiles Gerät darauf zuzugreifen", erklärt Max.

Das St. Michael's und das Kinderkrankenhaus arbeiten jetzt völlig papierlos mit Fallzetteln. "Wir haben bisher etwa 20 Prozent ihrer Bibliothek gescannt und sind immer noch aktiv am Scannen, wobei wir etwa 1.000 Aktennotizen pro Monat verarbeiten. Jeder Patient, der diese beiden Krankenhäuser besucht, hat keine Papierakte, es sei denn, es handelt sich um etwas Außergewöhnliches, wie z. B. eine Notaufnahme für einen Patienten mit einer umfangreichen historischen Akte (die dann nach der Aufnahme gescannt wird)", so Max. In der Bibliothek der Bristol Royal Infirmary, zu der auch das Bristol Heart Institute und das South Bristol Community Hospital gehören, hat der Trust bisher etwa 10 Prozent der aktiven Bibliothek gescannt. "Diese Standorte sind noch nicht frei von Fallnotizen", erklärte Max. "Etwa die Hälfte der Patienten hat noch Papiernotizen, während die andere Hälfte papierlos behandelt wird."

Vorteile

"Das Projekt zur Umstellung auf die Digitalisierung hat die Patientensicherheit und -erfahrung verbessert, da es den sofortigen Zugriff auf die Patientenakten zum Zeitpunkt des Bedarfs ermöglicht. Das UH Bristol hat die Gefahr des Verlegens von Akten, Verzögerungen bei der Behandlung durch Warten auf die Lieferung von Akten sowie die Kosten für die Aufbewahrung physischer Akten reduziert und damit Zeit und Geld gespart, die in die Patientenversorgung investiert werden können."

Entscheidungen können zu dem Zeitpunkt getroffen werden, zu dem man sie treffen möchte, anstatt auf die Informationen warten zu müssen. So können zum Beispiel alle Fragen, die Patienten nach einem Termin haben, sofort beantwortet werden, während sie früher weitergeleitet wurden oder Tage später anriefen, wenn die Notizen abgerufen worden waren", so Max.

"Ein weiterer großer Vorteil ist, dass wir keine Fallnotizen mehr verlieren. In der Vergangenheit haben wir jedes Jahr etwa 200 bis 250 Notizen als "verloren" registriert. Als Stiftung waren wir ziemlich gut darin, "fehlende" Notizen zu erfassen und später wiederzufinden, aber auch hier kam es zu Verzögerungen innerhalb der Stiftung."

Kosteneinsparungen waren zwar nicht der Hauptgrund für das Projekt, aber die Stiftung erwartete, die Ausgaben für das Versenden, Speichern und Abrufen von Informationen zu senken und im Laufe der Zeit die Bibliothek der medizinischen Unterlagen zu verkleinern. Um dem Projekt eine gewisse Dimension zu verleihen, beschäftigt der Trust 82 Mitarbeiter in der Abteilung für Krankenakten. "

Im Jahr 2015 verfügte der Trust über mehr als 1,5 Millionen aktive Fallnotizen und etwa 1,25 Millionen archivierte Notizen, die nicht mehr aktuelle Patienteninformationen wie alte Krankenblätter enthalten. "Wir haben eine der Bibliotheken fast vollständig freigegeben. Wir gehen davon aus, dass der Umfang der verbleibenden Krankenaktenbibliotheken im Laufe der nächsten zehn Jahre auf natürliche Weise schrumpfen wird, und wir freuen uns, dass wir den Platz zurückgeben können, um ihn für klinische Zwecke wiederzuverwenden". erklärte Max.

Das UH Bristol gab einen großen Teil seines Budgets für die externe Lagerung von Krankenakten aus. "Dieser Betrag hat sich erheblich verringert (um etwa ein Drittel, ohne die Kosten für die Wiederbeschaffung) und, was vielleicht noch wichtiger ist, er ist nicht mehr gestiegen", sagte Max.

In der nächsten Phase wird der Trust vorrangig die wichtigsten BRI-Notizen scannen. Darüber hinaus ist geplant, eine Reihe zusätzlicher Scan-Projekte außerhalb der Öffnungszeiten durchzuführen. Max erklärte: "Einige der Inhalte in unseren Archivbibliotheken würden vom On-Demand-Scannen nicht erfasst werden, daher möchten wir in kurzen Zeitabständen scannen, um Platz zu schaffen."

Das Projekt hat es dem Trust auch ermöglicht, seine digitale Transformation in anderen Bereichen zu beschleunigen. "Zuvor war ein Großteil der Arbeit papierbasiert - wir haben Papier angeschaut, auf Papier geschrieben, Dinge auf Papier angefordert, jetzt sind mehr Arbeitsabläufe digital. Da wir das Projekt gut gemanagt haben und während der gesamten Zeit gut eingebunden waren, hat die IT-Abteilung eine enge Beziehung zum klinischen Personal aufgebaut, um effektive Ergebnisse für Patienten und Personal zu gewährleisten."

"Wir waren in der Lage, andere digitale Projekte schnell und effektiv einzuführen, wir haben Kliniker, die gut mit der IT-Abteilung vernetzt sind, sie sind es gewohnt, Entscheidungen darüber zu treffen, wie ihre IT-Systeme aussehen, und sie sind mit der Art und Weise vertraut, wie wir an die Einführung herangehen", schloss Max.

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