Profil du client

University Hospitals Bristol NHS Foundation Trust (UH Bristol) est l'un des 12 établissements de soins aigus du Royaume-Uni à devenir un modèle numérique. Il emploie environ 10 000 personnes sur ses neuf sites hospitaliers situés dans le centre de Bristol et ses environs. En plus de fournir des services généraux à une population de patients dans la région environnante, le Trust fournit également des services spécialisés qui sont disponibles pour un bassin plus large dans le Sud-Ouest et au-delà.

Challenge

UH Bristol avait une bibliothèque de dossiers médicaux incroyablement grande. En tant que plus grand centre d'enseignement et de formation du Sud-Ouest, l'organisation enregistrait, stockait et conservait un très grand nombre de dossiers médicaux sur papier dans ses locaux. L'hôpital de Bristol possède plus de 200 000 dossiers stockés hors site en toute sécurité. Il s'agit principalement de notes auxquelles l'hôpital n'a probablement pas besoin d'accéder immédiatement, mais qui doivent être conservées pendant un certain temps, conformément aux normes de gouvernance de l'information. Les coûts de stockage étaient considérables", explique Max Perry, spécialiste principal des systèmes, avant d'ajouter : "Le coût est d'environ 3 livres sterling par dossier : "Il en coûte environ 3 livres sterling par boîte pour l'expédition, puis il faut payer une redevance annuelle par boîte. En outre, il y a des frais d'environ 50 pence à 1 livre sterling chaque fois que nous demandons le retour des notes."

L'hôpital de Bristol effectue des numérisations depuis une dizaine d'années. Il a mis en place un petit bureau de numérisation interne il y a dix ans, initialement pour gagner de la place. Cependant, les volumes numérisés étaient assez faibles - l'ancien bureau traitait quelques centaines de feuilles par semaine, numérisant les notes d'archives, etc. dans un ancien système basé sur le Trust.

"Pour replacer les choses dans leur contexte, nous avions environ 1,5 million de dossiers de patients actifs - il s'agit de dossiers papier tirés pour des cliniques ou des épisodes d'hospitalisation. Certains de ces patients pouvaient avoir plusieurs volumes, et les dossiers les plus anciens n'étaient pas "actifs"", a déclaré M. Max, avant d'ajouter : "J'estime que nous avons environ 1,5 million de dossiers de patients actifs : "Je dirais que nous avions environ un million de dossiers non actifs dans la bibliothèque des dossiers médicaux qui devaient être conservés."

La principale raison de l'accélération et de l'extension de la transformation numérique du Trust était d'atténuer le risque lié à l'existence de notes de cas distinctes pour chaque site. "Nous avons neuf sites au total, et cinq ensembles différents de notes de cas, donc notre premier objectif était d'avoir un dossier patient central, en un seul endroit, plutôt qu'un fragment du dossier le plus pertinent pour une discipline ou un lieu particulier", a expliqué Max.

Le deuxième objectif du projet concernait la qualité, en s'assurant que lorsque les patients se présentaient à l'hôpital, le personnel pouvait immédiatement accéder à leur dossier. "Nous avions réussi à réduire le temps de réponse à une demande d'extraction de notes à environ 90 minutes", a déclaré Max, faisant référence au temps moyen entre le moment où un clinicien demande une note de cas et le moment où elle arrive dans le service. "Cependant, avec ce projet, notre objectif était que si un patient se présentait au service des urgences, par exemple, le personnel ait accès à toutes ses notes dès qu'il franchirait la porte.

Solution

L'hôpital de Bristol a décidé de garder le contrôle de sa propre numérisation et de tirer parti de l'expertise dont il disposait déjà en interne plutôt que d'externaliser la numérisation de ses casenotes auprès d'un bureau tiers. Le Trust a lancé un appel d'offres et désigné Kainos, partenaire de Kodak Alaris.

En travaillant en partenariat, Kodak Alaris et Kainos ont aidé le Trust à développer ses capacités de numérisation en interne. Un nouveau bureau de numérisation équipé de dix scanners Kodak a été mis en place et le système de dossier médical électronique (DME) Evolve de Kainos a été déployé.

"L'assistance des services professionnels fournie au cours de ces étapes initiales a été inestimable", a déclaré Max. "Bien que nous disposions d'une certaine expertise, l'ampleur de la tâche qui nous attendait était incomparable à ce que nous avions fait auparavant. À notre apogée, nous scannions environ 1,5 million de pages par mois."

La stratégie de mise en service du projet s'est articulée autour de la pratique héritée des différents sites qui conservaient des enregistrements distincts. Nous avons décidé d'adopter une approche "site par site" et avons commencé par l'hôpital multidisciplinaire St Michael's (un hôpital offrant une gamme variée de services, dont la maternité, la néonatalogie et l'oto-rhino-laryngologie), qui partageait des notes de cas avec l'hôpital royal pour enfants de Bristol, mais pas avec le reste de nos hôpitaux pour adultes", a expliqué Max. Avant qu'un patient ne se rende à un rendez-vous électif, l'information était scannée et migrée dans la plateforme Evolve de Kainos. Le fichier numérique relatif à cet hôpital était alors disponible pour tous les cliniciens qui pouvaient y accéder. Cela a permis à chaque hôpital d'avoir son propre "go-live", sans avoir d'impact sur les dossiers des autres sites. Michael's Hospital, le Bristol Royal Hospital for Children, le Bristol Royal Infirmary (BRI), le Bristol Heart Institute, le South Bristol Community Hospital et les services de l'UH Bristol fournis dans la Central Health Clinic. Les trois sites restants - le Bristol Haematology and Oncology Centre, le Dental Hospital et l'Eye Hospital - devraient adopter une approche sans papier dans un avenir proche et la numérisation des notes papier sera effectuée en arrière-plan.

Au cours du projet, l'UH Bristol a investi dans deux scanners supplémentaires, ce qui porte le total à douze. Sept d'entre eux sont désormais utilisés à plein temps pour la numérisation des contenus nouvellement créés. Les autres sont dédiés à la numérisation des anciennes bibliothèques. Bénéficiant d'une garantie de sept ans et certains scanners étant utilisés depuis cinq ans, Max affirme qu'ils ont été extrêmement fiables. "Nous avons parfois des problèmes, mais l'assistance que nous avons reçue en termes de service et de réparation a été exemplaire. Nous n'avons probablement jamais eu un scanner hors service pendant plus d'une journée, et ce, à quelques occasions seulement". Il poursuit : "La qualité de l'image est vraiment bonne et nous n'avons eu aucune réclamation, en fait, nous avons eu très peu de problèmes liés à la numérisation. En termes de rapport efficacité/qualité, je pense que nous avons réalisé tout le potentiel du projet."

Avec la plateforme Evolve, les cliniciens ont désormais accès aux dossiers des patients à partir de n'importe quel ordinateur, iPad ou portable. "L'une des choses dont je suis particulièrement fier dans notre projet, c'est que nos cliniciens ont été au premier plan du processus, qu'ils ont participé à la prise de décision et qu'ils ont soutenu le projet tout au long de son déroulement", a déclaré Max.

À titre d'exemple, il a cité le fait que l'hôpital royal pour enfants de Bristol étant un hôpital spécialisé pour les enfants, ses consultants dirigent des cliniques dans d'autres hôpitaux à travers toute la péninsule du Sud-Ouest. "Ces consultants ont une grande expérience des différents systèmes de GED. Dans l'ensemble, le système Evolve de l'UH Bristol obtient un taux d'approbation exceptionnellement élevé - les gens apprécient le produit, son aspect et sa convivialité, ainsi que la possibilité d'y accéder via un appareil mobile", explique Max.

St Michael's et l'hôpital pour enfants sont désormais entièrement exempts de notes de cas sur papier. "Nous avons numérisé environ 20 % de leur bibliothèque à ce jour et nous continuons à numériser activement, en traitant environ 1 000 casenotes par mois. Chaque patient qui fréquente ces deux hôpitaux n'aura pas de dossier papier, sauf s'il s'agit d'une situation exceptionnelle, comme l'admission d'urgence d'un patient ayant un dossier historique volumineux (qui sera scanné après son admission)", a déclaré Max. Dans la bibliothèque du Bristol Royal Infirmary, qui comprend le Bristol Heart Institute et le South Bristol Community Hospital, le Trust a numérisé environ 10 % de la bibliothèque active à ce jour. "Ces sites ne sont pas encore exempts de notes de cas, explique Max. "Environ la moitié des patients ont des notes sur papier, tandis que l'autre moitié est traitée sans papier."

Bénéfices

"Le projet de numérisation a amélioré la sécurité et l'expérience des patients, en leur permettant d'accéder immédiatement à leur dossier au moment où ils en ont besoin. L'UH Bristol a réduit les risques d'égarement des dossiers, les retards dans les soins dus à l'attente des dossiers, ainsi que le coût du stockage des casenotes physiques, économisant ainsi du temps et de l'argent qui peuvent être réinvestis dans les soins aux patients.

La prise de décision peut se faire au moment où l'on souhaite la prendre, plutôt que d'avoir à attendre que l'information arrive. Par exemple, les questions que les patients peuvent se poser après un rendez-vous peuvent trouver une réponse sur place, alors qu'auparavant, ils auraient été redirigés ou rappelés des jours plus tard lorsque les notes avaient été récupérées", a déclaré Max.

"Un autre grand avantage est que nous ne perdons plus de notes de cas. Par le passé, nous enregistrions chaque année entre 200 et 250 séries de notes comme étant "manquantes". Bien que les économies ne soient pas le principal moteur du projet, le centre espère réduire les dépenses liées à l'envoi, au stockage et à la récupération des informations et, au fil du temps, être en mesure de réduire la taille de sa bibliothèque de dossiers médicaux. Pour donner de l'ampleur au projet, il emploie 82 personnes dans le service des dossiers médicaux. "En 2015, le Trust comptait plus de 1,5 million de notes de cas actives et environ 1,25 million de notes archivées contenant des informations non courantes sur les patients, telles que d'anciens dossiers d'infirmières. "Nous avons presque entièrement libéré l'une des bibliothèques. Nous nous attendons à ce que la taille des bibliothèques de dossiers médicaux restantes diminue naturellement au cours des dix prochaines années environ, et nous sommes impatients de pouvoir restituer l'espace pour le réaffecter à un usage clinique". Max a expliqué que l'hôpital de Bristol consacrait une grande partie de son budget de gestion des dossiers médicaux au stockage hors site. "Ce montant a considérablement diminué (d'environ un tiers, sans compter les coûts de récupération) et, ce qui est peut-être plus important, il a cessé d'augmenter", a déclaré Max.

La prochaine étape consistera à donner la priorité à la numérisation des principales notes de l'IRB. En outre, il envisage de mener un certain nombre de projets de numérisation supplémentaires en dehors des heures de travail. Max explique : "Certains contenus de nos bibliothèques d'archives ne seraient pas pris en compte par la numérisation à la demande, nous aimerions donc réaliser de courtes périodes d'activité, en numérisant ces documents pour libérer de l'espace."

Le projet a également permis au Trust d'accélérer sa transformation numérique dans d'autres domaines. "Auparavant, une grande partie du travail se faisait sur papier - regarder du papier, écrire sur du papier, demander des choses sur du papier - alors qu'aujourd'hui, la plupart des flux de travail sont numériques. Nous avons pu déployer rapidement et efficacement d'autres projets numériques, car les cliniciens sont bien reliés au service informatique, ils ont l'habitude de prendre des décisions sur l'aspect de leurs systèmes informatiques et ils connaissent bien notre approche du déploiement", conclut Max.

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