Perfil del cliente

University Hospitals Bristol NHS Foundation Trust (UH Bristol) es uno de los 12 hospitales de agudos del Reino Unido que se han convertido en un ejemplo digital. En sus nueve centros hospitalarios, situados en el centro de Bristol y sus alrededores, trabajan unas 10.000 personas. Además de prestar servicios generales a una población de pacientes de los alrededores, el centro también ofrece servicios especializados a una zona de influencia más amplia en el suroeste y más allá.

Desafío

UH Bristol tenía una biblioteca de historiales médicos increíblemente grande. En su calidad de mayor centro de enseñanza y formación del suroeste, la organización registraba, almacenaba y conservaba en sus instalaciones un enorme número de historiales médicos en papel. A pesar de contar con siete grandes bibliotecas en sus instalaciones para almacenar estos historiales, el centro seguía teniendo que enviar el material de archivo fuera de sus instalaciones a un almacén de seguridad.

El hospital de Bristol tiene más de 200.000 historiales almacenados de forma segura fuera de sus instalaciones; se trataba principalmente de notas a las que era poco probable que el centro necesitara tener acceso clínico inmediato, pero que debían conservarse durante un periodo de tiempo de acuerdo con las normas de gestión de la información. "Los costes de almacenamiento eran considerables"

Explicó Max Perry, especialista principal en sistemas, y añadió: "El envío cuesta aproximadamente 3 libras por caja y luego hay que pagar una cuota anual por caja. Además, cada vez que solicitamos que nos devuelvan las notas, hay que pagar entre 50 y 1 libra esterlina".

La UH de Bristol lleva escaneando de alguna forma desde hace una década. Hace diez años creó una pequeña oficina interna de escaneado, inicialmente para ahorrar espacio. Sin embargo, los volúmenes que escaneaba eran bastante reducidos: la antigua oficina procesaba un par de centenares de hojas a la semana, escaneando notas de archivo, etc. en un antiguo sistema basado en el Trust.

"Para ponerlo en contexto, teníamos alrededor de 1,5 millones de historiales de pacientes activos, es decir, historiales en papel que se extraían para consultas o episodios de hospitalización. Algunos de esos pacientes podían tener varios volúmenes, y los registros más antiguos no estaban 'activos'", dijo Max, y añadió: "

El principal motivo para acelerar y ampliar la transformación digital de la fundación fue mitigar el riesgo que suponía tener historias clínicas de pacientes separadas para centros distintos. "Tenemos nueve centros en total y cinco conjuntos diferentes de historias clínicas, por lo que nuestro primer objetivo era disponer de un registro central de pacientes, en un único lugar, en lugar de un fragmento del registro más relevante para una disciplina o ubicación individual", explicó Max.

El segundo objetivo del proyecto giraba en torno a la calidad, asegurándonos de que cuando los pacientes acudían al hospital, el personal podía acceder inmediatamente a sus historias clínicas. "Habíamos conseguido que el tiempo de respuesta a una solicitud de recuperación de notas se redujera a unos 90 minutos", dijo Max, refiriéndose al tiempo medio entre que un clínico solicita una nota de caso y ésta llega al departamento. "Sin embargo, con este proyecto, nuestro objetivo era que si un paciente se presentaba, por ejemplo, en el servicio de urgencias, el personal tuviera acceso a todas sus notas en cuanto entrara por la puerta".

Solución

UH Bristol tomó la decisión de mantener el control de su propio escaneado y aprovechar la experiencia con la que ya contaba internamente, en lugar de subcontratar el escaneado de sus notas de casos a una empresa externa. Kodak Alaris y Kainos, socios de Kodak Alaris, colaboraron para ayudar al Trust a ampliar su capacidad interna de escaneado. Se creó una nueva oficina de escaneado equipada con diez escáneres Kodak y se implantó el sistema de historia clínica electrónica (EMR) Evolve de Kainos.

"El apoyo de servicios profesionales prestado durante esas fases iniciales fue inestimable", afirmó Max. "Aunque contábamos con cierta experiencia, la magnitud de la tarea que teníamos por delante era incomparable con lo que habíamos hecho anteriormente. En nuestro punto álgido, escaneábamos alrededor de 1,5 millones de páginas al mes".

La estrategia de puesta en marcha del proyecto se basó en la práctica heredada de que los distintos sitios mantuvieran registros separados. Decidimos adoptar un enfoque "centro por centro" y empezamos por el multidisciplinar St Michael's Hospital (un hospital con una amplia gama de servicios, como maternidad, neonatología y otorrinolaringología), que compartía las historias clínicas con el Bristol Royal Hospital for Children, pero no con el resto de nuestros hospitales de adultos", explica Max. Antes de que un paciente acudiera a una cita electiva, se escaneaba la información y se migraba a la plataforma Kainos Evolve. El archivo digital relativo a ese hospital quedaba entonces a disposición de todos los clínicos que pudieran acceder a él. Esto permitió a cada hospital tener su propia "puesta en marcha", sin afectar a los registros de otros centros. Hasta la fecha, la Fundación ha implantado el proceso en el Hospital St Michael, el Bristol Royal Hospital for Children, el Bristol Royal Infirmary (BRI), el Bristol Heart Institute, el South Bristol Community Hospital y los servicios de la UH Bristol prestados en la Central Health Clinic. En cuanto a los tres centros restantes, el Centro de Hematología y Oncología de Bristol, el Hospital Dental y el Hospital Oftalmológico, el plan es que adopten un enfoque sin papel en un futuro próximo y que el escaneado retrospectivo de las notas en papel se realice en segundo plano.

En el transcurso del proyecto, UH Bristol invirtió en dos escáneres adicionales, con lo que el total asciende a doce. En la actualidad, siete de ellos se utilizan a tiempo completo para escanear los contenidos recién creados. Los otros se dedican al escaneado retrospectivo de bibliotecas antiguas. Respaldados por una garantía de siete años y con algunos de los escáneres en uso desde hace cinco, Max afirma que han sido extremadamente fiables. "De vez en cuando tenemos problemas, pero la asistencia que hemos recibido en cuanto a servicio y reparaciones ha sido ejemplar. Probablemente no hemos tenido un escáner fuera de servicio más de un día, y eso sólo en un puñado de ocasiones". Y continúa: "La calidad de la imagen es muy buena y no hemos tenido ninguna queja; de hecho, hemos tenido muy pocos problemas con cualquier aspecto del escaneado. En cuanto a la relación eficacia/calidad, creo que hemos aprovechado todo el potencial del proyecto".

Con la plataforma Evolve, los médicos tienen ahora acceso a los historiales de los pacientes desde cualquier ordenador, iPad o portátil. "Una de las cosas de las que estoy especialmente orgulloso de nuestro proyecto es que nuestros médicos han estado al frente del proceso, han participado en la toma de decisiones y han apoyado el proyecto en todo momento", afirmó Max.

Como ejemplo, citó el hecho de que, como el Bristol Royal Hospital for Children es un hospital infantil especializado, sus consultores dirigen clínicas en otros hospitales de toda la península del suroeste. "Estos consultores tienen mucha experiencia con distintos sistemas de GED. En general, el sistema Evolve de la UH Bristol obtiene puntuaciones de aprobación excepcionalmente altas: a la gente le gusta el producto, su aspecto y la posibilidad de acceder a él a través de un dispositivo móvil", explicó Max.

El St Michael's y el hospital infantil ya están totalmente libres de notas de casos en papel. "Hasta la fecha hemos escaneado alrededor del 20% de su biblioteca y seguimos escaneando activamente, procesando unas 1.000 casuísticas al mes. Todos los pacientes que acuden a estos dos hospitales carecen de historia clínica en papel, a menos que se trate de algo excepcional, como el ingreso de urgencia de un paciente con un amplio historial (que se escaneará tras su ingreso)", explica Max. En la biblioteca del Bristol Royal Infirmary, que incluye el Bristol Heart Institute y el South Bristol Community Hospital, The Trust ha escaneado hasta la fecha alrededor del 10% de la biblioteca activa. "Estos centros aún no están libres de casenote", explicó Max. "Alrededor de la mitad de los pacientes tienen notas en papel, mientras que la otra mitad son tratados de una manera ligera de papel."

Beneficios

"El proyecto de digitalización ha mejorado la seguridad y la experiencia del paciente, permitiendo el acceso inmediato a los registros de los pacientes en el punto de necesidad. UH Bristol ha reducido la posibilidad de que los historiales se extravíen, los retrasos en la atención por tener que esperar a que se entreguen los historiales, así como el coste de almacenar los historiales físicos, ahorrando tiempo y dinero que puede reinvertirse en la atención al paciente"

La toma de decisiones puede realizarse en el momento en que se desea, en lugar de tener que esperar a que llegue la información. Por ejemplo, las preguntas que puedan tener los pacientes después de acudir a una cita pueden responderse en el momento, mientras que antes se les redirigía o se les llamaba días después, cuando ya se habían recuperado las notas", explica Max.

"Otra gran ventaja ha sido que ya no perdemos las notas de los casos. Históricamente, registrábamos entre 200 y 250 juegos de notas como 'perdidos' cada año. Aunque el ahorro de costes no era la principal motivación, la fundación esperaba reducir los gastos de envío, almacenamiento y recuperación de información y, con el tiempo, reducir su biblioteca de historias clínicas. Para dar escala al proyecto, emplea a 82 personas en el departamento de historias clínicas. "En 2015, la fundación tenía más de 1,5 millones de historias clínicas activas y alrededor de 1,25 millones archivadas que contenían información no actualizada de los pacientes, como antiguos historiales de enfermería. "Hemos liberado casi por completo una de las bibliotecas. Esperamos que el tamaño de las bibliotecas de historias clínicas restantes se reduzca de forma natural en el transcurso de los próximos diez años aproximadamente, y estamos entusiasmados con la idea de poder devolver el espacio para reutilizarlo en usos clínicos." explicó Max.

UH Bristol gastaba gran parte de su presupuesto para historias clínicas en almacenamiento externo. "Esta cantidad se ha reducido significativamente (en torno a un tercio, excluyendo los costes de recuperación) y, lo que es más importante, ha dejado de crecer", afirmó Max.

En la siguiente fase, el Trust dará prioridad al escaneado de las principales notas del BRI. Además, tiene previsto llevar a cabo una serie de proyectos de escaneado adicionales fuera del horario laboral. Max explicó: "Algunos de los contenidos de nuestras bibliotecas de archivos no serían recogidos por el escaneado bajo demanda, por lo que nos gustaría realizar breves ráfagas de actividad, escaneándolos para liberar espacio"

El proyecto también ha permitido a la Fundación acelerar su transformación digital en otras áreas. "Antes, gran parte del trabajo se realizaba en papel: se miraba el papel, se escribía en papel, se solicitaban cosas en papel... Ahora, la mayoría de los flujos de trabajo son digitales. Gracias a la buena gestión del proyecto y al compromiso de todos los implicados, el departamento de TI ha establecido una relación cohesiva con el personal clínico para garantizar resultados eficaces para los pacientes y el personal.

"Hemos podido implantar otros proyectos digitales de forma rápida y eficaz, ya que contamos con personal clínico bien vinculado al departamento de TI, acostumbrado a tomar decisiones sobre el aspecto de sus sistemas informáticos y familiarizado con nuestra forma de abordar la implantación"

Concluyó Max.

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