Perfil do cliente

O Cartório de Registro Civil Local (LCRO) da cidade de Marikina é o órgão responsável pelo registro de eventos vitais da vida, como nascimentos, casamentos e óbitos, e, consequentemente, pela proteção de documentos que afetam o estado civil das pessoas.

Desafio

O LCRO em Marikina é responsável pela emissão de cópias autenticadas de documentos de registro civil, como licenças de casamento, certidões de nascimento, casamento e óbito, registro de sentenças judiciais, adoções, anulações etc. O escritório recebe e processa volumes significativamente altos de documentos impressos. Em um dia normal, a equipe gerencia cerca de 350 solicitações, cada uma contendo pelo menos dois anexos.

Cada solicitação individual é um processo pesado em papel que envolve várias etapas manuais que consomem muito tempo. As solicitações e a documentação de apoio precisam ser processadas, documentadas, validadas e arquivadas.

Os registros de estado civil individual precisam ser mantidos permanentemente, e o Cartório de Registro Civil Local em Marikina tem uma grande instalação de armazenamento no local, com 100 metros quadrados, onde os documentos em papel são arquivados e armazenados. O prédio é de propriedade do governo e estima-se que o custo atual do espaço esteja em torno de US$ 1.300 a 1.500 por metro quadrado.

De tempos em tempos, é necessário recuperar documentos impressos para fins de verificação, para atender à solicitação de um cidadão ou para apoiar a aprovação e a emissão de novos documentos que afetam o estado civil de um indivíduo. A necessidade de localizar fisicamente e recuperar arquivos antigos consome tempo e pode ser propensa a erros nos casos em que os originais estejam faltando ou tenham sido arquivados incorretamente. Normalmente, leva de 20 a 30 minutos para recuperar um documento individual manualmente, o que, nos casos em que a solicitação é feita pessoalmente, resulta em uma fila de pessoas esperando para serem atendidas. Quando os registros não podem ser encontrados nos arquivos arquivados, normalmente são necessários até dois dias úteis para atender à solicitação.

A capacidade de reduzir o tempo necessário para processar solicitações em nome dos cidadãos da cidade de Marikina e das cidades vizinhas, bem como para recuperar documentos armazenados legados, era uma alta prioridade para o Escritório de Registro Civil Local.

Solução

O LCRO de Marikina procurou a Microimaging Sales and Services, Inc. (MSSI), parceira da Kodak Alaris, para recomendar uma solução que permitisse transformar digitalmente suas operações. Os principais objetivos eram melhorar a eficiência, maximizar a produtividade e permitir que as informações fossem acessadas e recuperadas em tempo real, a fim de proporcionar uma experiência aprimorada aos cidadãos, atendendo às suas solicitações mais rapidamente e reduzindo o longo tempo de espera.

A Microimaging forneceu um Kodak S2070 Scanner e um Kodak S2085f Scanner, bem como o Kodak Software Capture Pro.

Benefícios

Antes de usar os scanners da Kodak Alaris para digitalizar documentos, a equipe tinha que registrar manualmente as principais informações, como nome completo, data de nascimento, nome do pai, nome da mãe, local de nascimento e outras informações pertinentes contidas nas certidões de nascimento, casamento e óbito recebidas de hospitais, igrejas e necrotérios. Os documentos eram então colocados em uma pasta e arquivados no depósito.

Com o novo sistema, os documentos são digitalizados e arquivados eletronicamente quando entram no escritório, o que significa que os funcionários agora podem recuperar as informações em tempo real. Isso melhorou muito o tempo de atendimento aos cidadãos, eliminando longas esperas ao telefone ou filas de pessoas que aguardam até 30 minutos para que suas dúvidas sejam atendidas pessoalmente. Agora, leva cerca de um minuto para recuperar as informações, imprimi-las e entregá-las à pessoa que as solicitou.

Na verdade, o Cartório de Registro Civil local obteve uma redução de mais de 75% no tempo de processamento do fluxo de trabalho para fornecer aos cidadãos cópias de seus documentos certificados. Isso significa que os funcionários puderam atender a um número maior de clientes ao mesmo tempo.

Além disso, o LCRO está se beneficiando de custos de manutenção mais baixos. A Microimaging fornece um serviço de pós-venda para os scanners da Kodak Alaris, o que ajuda a garantir o máximo de tempo de atividade, eficiência e fluxo de trabalho contínuo no Cartório de Registro Civil Local.

Contate-nos:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Vendas : +65 3158 8922
Service and Support : +65 3158 8933
Email : askme@kodakalaris.com