Kundenprofil

Das örtliche Standesamt (LCRO) der Stadt Marikina ist die Behörde, die für die Aufzeichnung lebenswichtiger Ereignisse wie Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle zuständig ist und folglich Dokumente verwahrt, die den Personenstand betreffen.

Herausforderung

Das LCRO in Marikina ist für die Ausstellung beglaubigter Kopien von Standesamtsdokumenten wie Heiratsurkunden, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, die Registrierung von Gerichtsurteilen, Adoptionen, Annullierungen usw. verantwortlich. Das Amt empfängt und bearbeitet ein beträchtliches Volumen an Papierdokumenten. An einem durchschnittlichen Tag bearbeiten die Mitarbeiter etwa 350 Anträge, von denen jeder mindestens zwei Anlagen enthält.

Jeder einzelne Antrag ist ein papierlastiger Prozess, der mehrere manuelle, zeitintensive Schritte umfasst. Die Anträge und die dazugehörigen Unterlagen müssen bearbeitet, dokumentiert, geprüft und abgelegt werden.

Die einzelnen Personenstandsunterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, und das örtliche Standesamt in Marikina verfügt über ein großes - 100 Quadratmeter großes - Lager vor Ort, in dem die Papierdokumente abgelegt und gelagert werden. Das Gebäude gehört der Regierung, und es wird geschätzt, dass die derzeitigen Kosten für den Platz bei etwa 1.300 bis 1.500 USD pro Quadratmeter liegen.

Von Zeit zu Zeit besteht die Notwendigkeit, Dokumente in Papierform zu Prüfzwecken abzurufen, um dem Antrag eines Bürgers nachzukommen oder um die Genehmigung und Ausstellung neuer Dokumente zu unterstützen, die den Personenstand einer Person betreffen. Das physische Auffinden und Abrufen von Altakten ist zeitaufwändig und kann in Fällen, in denen die Originale fehlen oder falsch abgelegt wurden, fehleranfällig sein. Es dauert in der Regel 20-30 Minuten, ein einzelnes Dokument manuell abzurufen, was in Fällen, in denen ein Antrag persönlich gestellt wird, zu einer Warteschlange von Personen führt, die darauf warten, bedient zu werden. Wenn die Unterlagen in den archivierten Akten nicht gefunden werden können, dauert es in der Regel bis zu zwei Arbeitstage, um die Anfrage zu bearbeiten.

Die Möglichkeit, die Zeit zu verkürzen, die für die Bearbeitung von Anträgen im Namen der Bürger in der Stadt Marikina und in den umliegenden Gemeinden benötigt wird, sowie die Möglichkeit, ältere gespeicherte Dokumente wiederzufinden, hatte für das örtliche Standesamt hohe Priorität.

Lösung

Das LCRO in Marikina wandte sich an den Kodak Alaris Partner Microimaging Sales and Services, Inc. (MSSI), um eine Lösung zu empfehlen, die es ihm ermöglichen würde, seine Abläufe digital zu transformieren. Die Hauptziele waren die Verbesserung der Effizienz, die Maximierung der Produktivität und die Ermöglichung des Zugriffs auf Informationen und deren Abruf in Echtzeit, um den Bürgern ein besseres Erlebnis zu bieten, indem ihre Anfragen schneller bearbeitet und die langen Wartezeiten reduziert werden.

Microimaging lieferte einen Kodak S2070 Scanner und einen Kodak S2085F Scanner sowie die Kodak Capture Pro Software.

Vorteile

Vor dem Einsatz der Scanner von Kodak Alaris zur Digitalisierung von Dokumenten mussten die Mitarbeiter Schlüsselinformationen wie den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, den Namen des Vaters, den Namen der Mutter, den Geburtsort und andere relevante Informationen aus Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, die sie von Krankenhäusern, Kirchen und Leichenhallen erhielten, manuell erfassen. Mit dem neuen System werden die Dokumente digitalisiert und elektronisch abgelegt, sobald sie im Büro eintreffen, so dass die Mitarbeiter die Informationen in Echtzeit abrufen können. Dadurch hat sich die Bearbeitungszeit für die Bürger enorm verkürzt, da lange Warteschleifen am Telefon oder Schlangen von Menschen, die bis zu 30 Minuten auf eine persönliche Bearbeitung ihrer Anfrage warten, wegfallen. Jetzt dauert es nur noch etwa eine Minute, um die Informationen abzurufen, auszudrucken und dem Antragsteller auszuhändigen.

Das örtliche Standesamt konnte die Bearbeitungszeit für die Aushändigung von Kopien beglaubigter Dokumente an die Bürger um mehr als 75 % reduzieren. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, eine größere Anzahl von Kunden in der gleichen Zeit zu bedienen.

Darüber hinaus profitiert das LCRO von geringeren Wartungskosten. Microimaging bietet einen Kundendienst für die Scanner von Kodak Alaris an, der dazu beiträgt, maximale Betriebszeit, Effizienz und einen kontinuierlichen Arbeitsablauf im lokalen Standesamt zu gewährleisten.

Kontakt:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Verkauf : +65 3158 8922
Service und Support : +65 3158 8933
Email : askme@kodakalaris.com