Perfil del cliente

La Oficina Local del Registro Civil (LCRO) de la ciudad de Marikina es el organismo encargado de registrar acontecimientos vitales como nacimientos, matrimonios y defunciones y, en consecuencia, de salvaguardar los documentos que afectan al estado civil de las personas.

Desafío

La LCRO de Marikina es responsable de emitir copias certificadas de documentos del registro civil como licencias matrimoniales, certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, registrar decretos judiciales, adopciones, anulaciones, etc. La oficina recibe y tramita un volumen considerablemente alto de documentos en papel. En un día normal, el personal gestiona alrededor de 350 solicitudes, cada una de las cuales contiene al menos dos anexos.

Cada solicitud individual es un proceso pesado en papel que implica múltiples pasos manuales que requieren mucho tiempo. Hay que tramitar, documentar, validar y archivar las solicitudes y los documentos justificativos.

Los expedientes del estado civil deben conservarse permanentemente y la Oficina Local del Registro Civil de Marikina cuenta con un gran almacén de 100 metros cuadrados donde se archivan y almacenan los documentos en papel. El edificio es propiedad del gobierno, y se estima que el coste actual del espacio es de alrededor de 1.300 - 1.500 USD por metro cuadrado.

De vez en cuando, hay una necesidad de recuperar documentos en papel con fines de verificación para satisfacer la solicitud de un ciudadano, o para apoyar la aprobación y expedición de nuevos documentos que afectan al estado civil de un individuo. Tener que localizar físicamente y recuperar los archivos heredados lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores en los casos en que falten los originales o se hayan archivado incorrectamente. Normalmente se tarda entre 20 y 30 minutos en recuperar un documento individual de forma manual, lo que, en los casos en que la solicitud se realiza en persona, da lugar a una cola de personas esperando a ser atendidas. Cuando los registros no se pueden encontrar dentro de los archivos, normalmente se tarda hasta dos días laborables en satisfacer la solicitud.

La capacidad de reducir el tiempo que se tarda en procesar las solicitudes en nombre de los ciudadanos en la ciudad de Marikina y pueblos cercanos, así como para recuperar los documentos almacenados heredados era una alta prioridad para la Oficina Local del Registro Civil.

Solución

La LCRO de Marikina se puso en contacto con Microimaging Sales and Services, Inc. (MSSI), socio de Kodak Alaris, para que le recomendara una solución que le permitiera transformar digitalmente sus operaciones. Los objetivos clave eran mejorar la eficiencia, maximizar la productividad y permitir el acceso a la información y su recuperación en tiempo real; con el fin de proporcionar una experiencia mejorada a los ciudadanos, atendiendo sus solicitudes más rápidamente y reduciendo el largo tiempo de espera.

Microimaging proporcionó un Kodak S2070 Scanner y un Kodak S2085F Scanner, así como el Kodak Capture Pro Software.

Beneficios

Antes de utilizar los Scanners de Kodak Alaris para digitalizar documentos, el personal tenía que registrar manualmente información clave como el nombre completo, la fecha de nacimiento, el nombre del padre, el nombre de la madre, el lugar de nacimiento y otra información pertinente contenida en los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción recibidos de hospitales, iglesias y tanatorios. A continuación, los documentos se colocaban en una carpeta y se archivaban en el depósito.

Con el nuevo sistema, los documentos se digitalizan y archivan electrónicamente cuando entran en la oficina, lo que significa que ahora los empleados pueden recuperar la información en tiempo real. Esto ha mejorado enormemente el tiempo de atención a los ciudadanos, eliminando las largas esperas por teléfono o las colas de hasta 30 minutos para que su consulta sea atendida en persona. Ahora, se tarda alrededor de un minuto en recuperar la información, imprimirla y entregarla a la persona que la solicita.

De hecho, la Oficina Local del Registro Civil ha conseguido una reducción de tiempo de más del 75% en términos de procesamiento de su flujo de trabajo para proporcionar a los ciudadanos copias de sus documentos certificados. Esto significa que los empleados han podido atender a un mayor número de clientes en el mismo tiempo.

Además, la LCRO se está beneficiando de menores costes de mantenimiento. Microimaging proporciona un servicio postventa para los Scanner de Kodak Alaris, lo que ayuda a garantizar el máximo tiempo de actividad, eficiencia y flujo de trabajo continuo en la Oficina Local del Registro Civil.

Contacto:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Ventas : +65 3158 8922
Service and Support : +65 3158 8933
Correo electrónico : askme@kodakalaris.com