Profil du client

Le Local Civil Registry Office (LCRO) de la ville de Marikina est l'agence chargée d'enregistrer les événements vitaux tels que les naissances, les mariages et les décès, et par conséquent de sauvegarder les documents affectant l'état civil des individus.

Défi

Le LCRO de Marikina est chargé de délivrer des copies certifiées conformes des documents d'état civil tels que les licences de mariage, les certificats de naissance, de mariage et de décès, d'enregistrer les décisions de justice, les adoptions, les annulations, etc. Le bureau reçoit et traite des volumes importants de documents papier. Le bureau reçoit et traite des volumes importants de documents papier. En moyenne, le personnel gère chaque jour environ 350 demandes, chacune contenant au moins deux pièces jointes. Les demandes et les pièces justificatives doivent être traitées, documentées, validées et classées.

Les actes d'état civil individuels doivent être conservés en permanence, et le bureau local de l'état civil de Marikina dispose d'un grand entrepôt de 100 mètres carrés sur place où les documents papier sont classés et stockés. Le bâtiment appartient au gouvernement et on estime que le coût actuel de l'espace est d'environ 1 300 à 1 500 USD par mètre carré.

De temps en temps, il est nécessaire de récupérer des documents papier à des fins de vérification pour répondre à la demande d'un citoyen, ou pour soutenir l'approbation et la délivrance de nouveaux documents affectant l'état civil d'un individu. Le fait de devoir localiser et récupérer physiquement les anciens dossiers prend du temps et peut être source d'erreurs lorsque les originaux sont manquants ou ont été mal classés. Il faut généralement 20 à 30 minutes pour retrouver manuellement un document individuel, ce qui, lorsque la demande est faite en personne, entraîne une file d'attente. La capacité à réduire le temps nécessaire au traitement des demandes au nom des citoyens de la ville de Marikina et des villes voisines, ainsi qu'à la récupération des documents archivés, était une priorité pour le bureau local du registre civil.

Solution

Le LCRO de Marikina s'est adressé à Microimaging Sales and Services, Inc. (MSSI), partenaire de Kodak Alaris, pour recommander une solution qui lui permettrait de transformer numériquement ses opérations. Les principaux objectifs étaient d'améliorer l'efficacité, de maximiser la productivité et de permettre l'accès aux informations et leur récupération en temps réel ; afin d'offrir une meilleure expérience aux citoyens en répondant plus rapidement à leurs demandes et en réduisant le long temps d'attente.

Microimaging a fourni un Kodak Scanner S2070 et un Kodak S2085F Scanner, ainsi que le Kodak S2070 Logiciel Capture Pro.

Avantages

Avant d'utiliser les scanners de Kodak Alaris pour numériser les documents, le personnel devait enregistrer manuellement des informations clés telles que le nom complet, la date de naissance, le nom du père, le nom de la mère, le lieu de naissance et d'autres informations pertinentes contenues dans les certificats de naissance, de mariage et de décès reçus des hôpitaux, des églises et de la morgue. Avec le nouveau système, les documents sont numérisés et classés électroniquement dès leur arrivée au bureau, ce qui signifie que les employés peuvent désormais récupérer les informations en temps réel. Cela a permis d'améliorer considérablement le temps de service aux citoyens, en éliminant les longues attentes au téléphone ou les files d'attente pouvant aller jusqu'à 30 minutes pour que leur demande soit traitée en personne. Aujourd'hui, il faut environ une minute pour récupérer l'information, l'imprimer et la remettre à la personne qui l'a demandée.

En fait, le bureau local du registre civil a réalisé une réduction de plus de 75 % du temps de traitement du flux de travail pour fournir aux citoyens des copies de leurs documents certifiés. Cela signifie que les employés ont pu servir un plus grand nombre de clients dans le même temps.

En outre, le LCRO bénéficie de coûts de maintenance réduits. Microimaging fournit un service après-vente pour les scanners de Kodak Alaris, ce qui contribue à garantir un temps de fonctionnement maximal, une efficacité et un flux de travail continu au sein du Local Civil Registry Office.

Contactez-nous:
Kodak Alaris Singapore Pte. Ltd.
Ventes : +65 3158 8922
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Email : askme@kodakalaris.com

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