Perfil do cliente

University Hospitals PlymouthNHS Trust (UHPNT) opera predominantemente no Derriford Hospital em Plymouth (Reino Unido), o maior hospital da Península do Sudoeste e o principal centro de trauma da região. O Trust oferece assistência médica secundária e terciária abrangente, tem uma população de 450.000 habitantes na área de atendimento secundário e uma população mais ampla na península de quase 2.000.000 de pessoas que podem acessar os serviços especializados do Trust.

Desafio

O UHPNT está comprometido com a criação de um registro de saúde digital único e seguro para cada paciente, acessível de qualquer local, a qualquer momento. A chave para alcançar esse objetivo foi a criação de um bureau de digitalização interno. Rob Harder, Head of IT Infrastructure and Support Services, disse que havia dois fatores importantes para começar a substituir o papel por registros digitalizados. "É fundamental que alcancemos esse objetivo, de acordo com os planos do governo de transformar o NHS, obtendo um sistema de saúde e atendimento sem papel. Além disso, o volume de anotações de casos em papel estava prestes a exceder a capacidade do nosso depósito."

A gerente de registros de saúde, Vanessa Bennett, disse que um dos principais critérios era permitir que os médicos tivessem acesso instantâneo aos registros e que as anotações estivessem disponíveis em mais de um lugar ao mesmo tempo. "Ao longo dos anos, a atividade no hospital aumentou significativamente. Os pacientes são frequentemente tratados em vários departamentos. Precisávamos resolver o problema de as anotações em papel estarem disponíveis em apenas um lugar ao mesmo tempo."

Ela continuou: "Além disso, nossa instalação de armazenamento fica fora do local e, se um paciente fosse admitido em uma emergência, recuperar suas anotações em papel fora do horário de expediente poderia ser um problema. As informações eletrônicas são muito mais ágeis e podem ser acessadas a qualquer hora do dia ou da noite."

"Reconhecemos que a transformação digital não é tão fácil quanto simplesmente passar o papel por um Scanner, é consideravelmente mais complicado do que isso, e é por isso que escolhemos a parceria com a Kodak Alaris para nos apoiar em nossa jornada", acrescentou Rob.

Benefícios

A Kodak Alaris trabalhou em estreita colaboração com a equipe do Trust para confirmar e identificar os recursos do hardware e do software para apoiar a estratégia de Scanner do Trust. "A equipe de Professional Services ajudou a ajustar a solução para tornar o processo de digitalização o mais eficiente possível", explicou Rob.

"Isso tem sido um grande benefício. Quando se está tentando colocar um bureau de digitalização em funcionamento, é preciso garantir que todos os diferentes elementos estejam trabalhando juntos da forma mais eficiente possível", acrescentou.

Depois que os documentos são preparados, digitalizados, indexados e verificados quanto à qualidade, os arquivos são colocados em uma pasta de observação. "Em seguida, usamos o OpenMigrate para enviar os dados para o nosso sistema de gerenciamento de documentos, o Documentum, e depois eles são visualizados por meio do Fortrus Unity. A Kodak Alaris nos ajudou a simplificar o processo de digitalização, garantindo que capturássemos os metadados apropriados e, como usamos códigos de barras para simplificar alguns de nossos processos, eles garantiram que o Software fosse configurado para identificar esses códigos de barras. Tudo isso realmente ajudou no projeto em termos de tornar os processos mais eficientes e eficazes". Rob explicou.

Como parte do projeto de transformação digital, o Trust desenvolveu seu próprio aplicativo de digitalização. "Isso está relacionado ao nosso uso de códigos de barras em associação com o programa Scan4Safety", disse Rob, acrescentando: "O aplicativo nos ajuda a rastrear registros em papel por meio do processo de digitalização. As anotações de casos são retiradas do depósito, encaixotadas e armazenadas em prateleiras. Cada caixa tem um código de barras para que saibamos quais anotações estão em cada caixa. Com o aplicativo, vinculamos as anotações na caixa à prateleira na estante e, em seguida, podemos rastreá-las à medida que são processadas pelo processo de digitalização, desde a preparação, digitalização, verificação de qualidade e saída, até serem colocadas de volta na prateleira, prontas para o arquivo."

O Trust ficou encantado com a qualidade dos scanners. Rachel disse: "Desde que entramos em operação total, digitalizamos um total de quase 24.000 volumes de notas de casos - pouco mais da metade dos quais eram de pacientes falecidos - e 20.000 eram arquivos diários.

"Normalmente, processamos cerca de 1.300 notas de casos e 2.000 arquivos diários por mês. Nosso pico de produtividade foi de 3.800 volumes e 2.650 arquivos em janeiro de 2018, e os Scanners provaram ser robustos e confiáveis durante todo o tempo", acrescentou ela.

O serviço e o suporte contínuos também provaram ser um valor agregado. "Os engenheiros são muito prestativos, eles nos mostraram o que fazer para eliminar problemas menores, como linhas nas imagens, como alterar as configurações para tornar algumas imagens mais claras e solucionar problemas, além de realizarem uma verificação de integridade regular para garantir que a solução seja continuamente otimizada", disse Rachel, acrescentando: "O melhor conselho que recebemos foi sobre a importância de manter o equipamento limpo. Fazemos uma limpeza diária e uma limpeza profunda semanal, o que pode ser demorado, mas economiza tempo a longo prazo."

Com esse projeto sem papel, o Trust pretende reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar ainda mais o atendimento ao paciente, fornecendo aos médicos acesso mais rápido aos registros. O feedback da equipe médica tem sido extremamente positivo. "Eles realmente gostam da possibilidade de acessar as anotações do paciente quando o atendem, em vez de ter que pensar com antecedência e solicitar as anotações na Biblioteca de Registros", disse Vanessa.

Ela acrescentou: "Outro benefício é que, uma vez digitalizado, o registro do paciente pode ser visto por qualquer outra especialidade, portanto, embora o projeto tenha sido centrado na Pediatria e na Hepatologia, se um paciente de qualquer uma dessas especialidades for encaminhado a outro departamento, também digitalizaremos essas anotações.

"De modo geral, os médicos gostam da possibilidade de acessar os registros digitais dos pacientes, mas há problemas com a disponibilidade de computadores em determinados locais. Por exemplo, nos departamentos ambulatoriais, onde os pacientes são atendidos em salas de tratamento pequenas, pode ser um desafio acessar um PC quando o espaço é restrito", disse Rob.

Falando sobre o problema do "arquivamento solto" que afeta todos os Trust, Vanessa continuou: "Como os registros circulam rapidamente pelo hospital, é inevitável que haja itens que nem sempre são arquivados nas anotações. Eles são enviados de volta à Biblioteca de Registros para serem arquivados. Nós nos deparamos com um acúmulo colossal de arquivos soltos que remontava a muitos anos - era uma tarefa gigantesca e, se tivéssemos que arquivar fisicamente todos os documentos em papel, nunca teríamos conseguido". A digitalização melhorou esse processo.

Além do número de volumes citados acima, o Trust também digitalizou quase 400.000 folhas de arquivos soltos. "Conseguimos eliminar o acúmulo de arquivos soltos e, o mais importante, tornar essas informações acessíveis aos médicos. Agora eles podem simplesmente fazer logon no e-notes e acessar as informações que estão faltando. Se recebermos algum arquivo solto de pediatria/hepatologia ou otorrinolaringologia, simplesmente o digitalizamos assim que ele chega", explicou ela.

Rob disse que o Trust está atualmente analisando a necessidade de digitalização posterior. A razão por trás da revisão é que o escaneamento das costas é relativamente desestruturado. "O feedback dos médicos é que, para os pacientes com grandes volumes de anotações, é muito difícil pesquisar nos documentos digitalizados para encontrar a informação relevante de que precisam."

Ele continuou: "Nossa intenção é implantar registros de saúde digitalizados em todas as especialidades do hospital em um período de três anos. Dependerá do resultado da análise se isso será feito no dia seguinte ou no dia seguinte e na digitalização posterior em conjunto."

"É necessário analisar a capacidade de armazenamento no depósito e nosso objetivo é reduzir o custo associado ao armazenamento físico. Uma vez que a organização tenha clareza sobre sua direção de viagem, poderemos atingir essas metas, ao mesmo tempo em que aderimos ao Código de Prática de Gerenciamento de Registros do NHS e conseguimos extrair dados em um período de tempo razoável", concluiu Rob.

Solução

A decisão de digitalizar os registros internamente foi tomada em setembro de 2016 e o Trust montou um escritório interno equipado com scanners de produção da Kodak e Software KODAK Capture Pro. As soluções foram fornecidas pela CDW, revendedora da Kodak Alaris, com o apoio do serviço e suporte especializados da Alaris.

Durante toda a implementação, os Serviços Profissionais da Kodak Alaris deram suporte à equipe do Bureau de Digitalização para tornar o fluxo de trabalho de captura o mais produtivo possível. Os serviços incluíram a configuração do equipamento para obter o máximo de eficiência, o treinamento da equipe para usar os scanners e o software corretamente a fim de garantir uma qualidade de imagem perfeita, além de fornecer suporte na configuração de trabalhos, atualização de firmware, manutenção regular e troca de consumíveis.

Consciente da exigência de aderir à norma BS 10008, que garante a autenticidade, integridade, confidencialidade e disponibilidade de informações eletrônicas, o Trust também trabalhou ao lado de Elisabeth Belisle, uma parceira de longa data da Kodak Alaris que criou um dos primeiros bureaus especializados em digitalização credenciados pela BS 10008 no Reino Unido. Elisabeth forneceu suporte especializado, colaborou na criação de novos procedimentos e forneceu treinamento prático, ajudando assim o Trust a trabalhar para obter o credenciamento, algo que ele espera obter até o outono de 2019. Assim que o credenciamento for obtido, o Trust poderá começar a destruir os registros em papel.

A equipe começou a digitalizar as anotações de falecidos em outubro de 2016. Rachael Sargeant, Gerente do Bureau de Digitalização, disse: "Antes de entrar em operação com o projeto, enquanto ainda estávamos em treinamento, decidimos digitalizar as anotações de falecimento. Continuamos a digitalizar esses registros quando há capacidade adicional no bureau. Isso nos dá a flexibilidade de liberar espaço em nosso depósito para continuar a armazenar registros em papel até atingirmos o status de sem papel."

Quando o projeto entrou em operação, em março de 2017, o bureau digitalizou as anotações de pacientes vivos, primeiro na especialidade de pediatria e, em seguida, passando a digitalizar os registros de pacientes de hepatologia. "Nosso requisito operacional para o bureau é digitalizar anotações de pacientes em tempo real", explicou Rob. "Começamos essa iniciativa com essas duas especialidades e temos feito a digitalização de volta e a digitalização do dia seguinte em conjunto."