Kundenprofil

University Hospitals PlymouthNHS Trust(UHPNT) ist hauptsächlich im Derriford Hospital in Plymouth (UK) tätig, dem größten Krankenhaus auf der Südwesthalbinsel und dem wichtigsten Traumazentrum der Region. Der Trust bietet eine umfassende sekundäre und tertiäre Gesundheitsversorgung, hat ein Einzugsgebiet von 450.000 Einwohnern und eine weitere Halbinselbevölkerung von fast 2.000.000 Menschen, die Zugang zu den Spezialdiensten des Trusts haben.

Herausforderung

UHPNT hat sich zum Ziel gesetzt, eine einzige, sichere digitale Gesundheitsakte für jeden Patienten zu erstellen, die von jedem Ort und zu jeder Zeit zugänglich ist. Der Schlüssel zur Verwirklichung dieses Ziels war die Einrichtung eines internen Scanbüros. Rob Harder, Leiter der IT-Infrastruktur und der Support-Services, sagte, dass es zwei wichtige Gründe dafür gab, mit dem Ersatz von Papier durch digitalisierte Akten zu beginnen. "Es ist wichtig, dass wir dieses Ziel im Einklang mit den Plänen der Regierung zur Umgestaltung des NHS durch ein papierloses Gesundheits- und Pflegesystem erreichen. Vanessa Bennett, Leiterin der Krankenaktenabteilung, sagte, dass es ein wichtiges Kriterium sei, den Ärzten einen sofortigen Zugriff auf die Akten zu ermöglichen und die Akten an mehreren Orten gleichzeitig verfügbar zu machen. "Im Laufe der Jahre hat die Aktivität im Krankenhaus erheblich zugenommen. Die Patienten werden oft in mehreren Abteilungen behandelt. Wir mussten das Problem angehen, dass die Notizen auf Papier immer nur an einem Ort verfügbar sind."

Sie fuhr fort: "Außerdem befindet sich unser Lager außerhalb des Standorts, und wenn ein Patient als Notfall eingeliefert wurde, konnte es ein Problem sein, die Papiernotizen außerhalb der Geschäftszeiten wiederzufinden. Elektronische Informationen sind viel flexibler und können zu jeder Tages- und Nachtzeit abgerufen werden."

"Wir haben erkannt, dass die Digitale Transformation nicht so einfach ist, wie Papier einfach durch einen Scanner zu schieben, sondern wesentlich komplizierter, weshalb wir uns für eine Partnerschaft mit Kodak Alaris entschieden haben, um uns auf unserem Weg zu unterstützen", fügte Rob hinzu.

Vorteile

Kodak Alaris arbeitete eng mit dem Trust-Team zusammen, um die Fähigkeiten der Hardware und Software zur Unterstützung der Scan-Strategie des Trusts zu bestätigen und zu ermitteln. "Das Professional Services-Team half bei der Feinabstimmung der Lösung, um den Scanprozess so effizient wie möglich zu gestalten", erklärte Rob.

"Das war ein großer Vorteil. Wenn man versucht, ein Scannerbüro zum Laufen zu bringen, muss man sicherstellen, dass alle verschiedenen Elemente so effektiv wie möglich zusammenarbeiten", fügte er hinzu.

Nachdem die Dokumente vorbereitet, gescannt, indiziert und auf Qualität geprüft wurden, werden die Dateien in einen Überwachungsordner gelegt. "Wir verwenden dann OpenMigrate, um die Daten in unser Dokumentenmanagementsystem Documentum zu übertragen, und anschließend werden sie mit Fortrus Unity angezeigt. Kodak Alaris half uns bei der Optimierung des Scanprozesses, indem es sicherstellte, dass wir die entsprechenden Metadaten erfassten, und da wir zur Rationalisierung einiger unserer Prozesse Strichcodes verwenden, sorgten sie dafür, dass die Software so konfiguriert wurde, dass sie diese Strichcodes erkennt. All das hat dem Projekt sehr geholfen, die Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. erklärt Rob.

Als Teil des Projekts zur digitalen Transformation entwickelte der Trust seine eigene Scan-Anwendung. "Diese ist mit unserer Verwendung von Barcodes in Verbindung mit unserem Scan4Safety-Programm verbunden", sagte Rob und fügte hinzu: "Die App hilft uns, Papierunterlagen durch den Scanprozess zu verfolgen. Fallnotizen werden aus dem Lager geholt, in Kartons verpackt und in Regalen gelagert. Jeder Karton ist mit einem Barcode versehen, damit wir wissen, welche Notizen sich in welchem Karton befinden. Mit der App verknüpfen wir die Notizen in der Schachtel mit dem Regal und können dann verfolgen, wie sie den Scanprozess durchlaufen, von der Vorbereitung, dem Scannen, der Qualitätsprüfung und der Ausgabe bis hin zur Ablage im Regal, wo sie archiviert werden können."

Der Trust ist von der Qualität der Scanner begeistert. Rachel sagte: "Seit der Inbetriebnahme haben wir insgesamt fast 24.000 Aktenbriefe gescannt - etwas mehr als die Hälfte davon waren Akten von verstorbenen Patienten - und 20.000 Tagesberichte.

"Normalerweise verarbeiten wir etwa 1.300 Aktenbriefe und 2.000 Tagesberichte pro Monat. Unser Spitzendurchsatz lag im Januar 2018 bei 3.800 Bänden und 2.650 Akten, und die Scanner haben sich durchweg als robust und zuverlässig erwiesen", fügte sie hinzu.

Auch der laufende Service und Support hat sich als Mehrwert erwiesen. "Die Techniker sind sehr hilfsbereit, sie haben uns gezeigt, was wir tun müssen, um kleinere Probleme wie Linien auf Bildern zu beseitigen, wie wir die Einstellungen ändern können, um einige Bilder klarer zu machen, und wie wir Fehler beheben können, außerdem führen sie einen regelmäßigen Gesundheitscheck durch, um sicherzustellen, dass die Lösung kontinuierlich optimiert wird", sagte Rachel und fügte hinzu: "Der beste Ratschlag, den wir erhalten haben, war, wie wichtig es ist, die Geräte sauber zu halten. Wir führen eine tägliche Reinigung und eine wöchentliche Tiefenreinigung durch - das kann zeitaufwändig sein, spart aber langfristig Zeit."

Mit diesem papierlosen Projekt will der Trust Kosten senken, die Produktivität steigern und die Patientenversorgung weiter verbessern, indem er den Ärzten einen schnelleren Zugriff auf die Unterlagen ermöglicht. Die Rückmeldungen des medizinischen Personals sind äußerst positiv. "Ein weiterer Vorteil ist, dass die Patientenakte nach der Digitalisierung von jedem anderen Fachbereich eingesehen werden kann. Während sich das Projekt bisher auf die Pädiatrie und die Hepatologie konzentrierte, werden wir nun auch die Patientenakten digitalisieren, wenn ein Patient aus einem dieser Fachbereiche an eine andere Abteilung überwiesen wird", so Vanessa.

"Im Allgemeinen schätzen die Kliniker die Möglichkeit, auf digitale Patientenakten zuzugreifen, aber es gibt Probleme mit der Verfügbarkeit von Computern an bestimmten Orten, zum Beispiel in ambulanten Abteilungen, wo die Patienten in kleinen Behandlungsräumen behandelt werden, kann es eine Herausforderung sein, auf einen PC zuzugreifen, wenn der Platz begrenzt ist", sagte Rob.

Vanessa fuhr fort und sprach über das Problem der "losen Ablage", das jeden Trust betrifft: "Da sich die Akten in einem Krankenhaus so schnell bewegen, gibt es zwangsläufig Dinge, die nicht immer in den Notizen abgelegt werden. Diese werden zur Ablage an die Archivbibliothek zurückgeschickt. Wir sahen uns mit einem kolossalen Rückstau an losen Akten konfrontiert, der viele Jahre zurückreichte - es war eine Mammutaufgabe, und wenn wir alle Papierdokumente physisch hätten ablegen müssen, wären wir nie damit fertig geworden." Durch das Scannen konnte dieser Prozess verbessert werden.

Zusätzlich zu der oben genannten Anzahl von Bänden hat der Trust auch fast 400.000 lose Aktenblätter gescannt. "Wir waren in der Lage, den Rückstand bei den losen Akten zu beseitigen und, was am wichtigsten ist, diese Informationen den Klinikern zugänglich zu machen. Sie können sich jetzt einfach bei e-notes anmelden und auf die fehlenden Informationen zugreifen - wenn wir eine lose Akte für die Pädiatrie/Hepatologie oder HNO erhalten, scannen wir sie jetzt einfach ein", erklärte sie.

Rob sagte, dass der Trust derzeit die Notwendigkeit des Rückwärtsscannens überprüft. Der Grund für diese Überprüfung ist, dass der Rückenscan relativ unstrukturiert ist. "Rückmeldungen von Klinikern besagen, dass es für Patienten mit einer großen Menge an Notizen ziemlich schwierig ist, die gescannten Dokumente zu durchsuchen, um die relevanten Informationen zu finden, die sie benötigen"

Er fuhr fort: "Wir beabsichtigen, innerhalb von drei Jahren digitalisierte Krankenakten in allen Fachbereichen des Krankenhauses einzuführen. Ob dies im Tagesrhythmus oder im Tandem mit dem Scannen der Daten geschieht, hängt vom Ergebnis der Überprüfung ab."

"Wir müssen die Lagerkapazität des Lagers überprüfen und unser Ziel ist es, die mit der physischen Lagerung verbundenen Kosten zu senken. Sobald sich die Organisation über die Zielrichtung im Klaren ist, werden wir in der Lage sein, diese Ziele zu erreichen und gleichzeitig den NHS Records Management Code of Practice einzuhalten und die Daten in einem angemessenen Zeitrahmen abzurufen", so Rob abschließend.

Lösung

Die Entscheidung, die Akten intern zu digitalisieren, wurde im September 2016 getroffen und der Trust richtete ein internes Büro ein, das mit Kodak Produktionsscannern und Kodak Capture Pro Software ausgestattet ist. Die Lösungen wurden vom Kodak Alaris Vertriebspartner CDW bereitgestellt und durch den fachkundigen Service und Support von Alaris unterstützt.

Während der gesamten Bereitstellung unterstützte Kodak Alaris Professional Services das Team des Scanbüros dabei, den Erfassungsworkflow so produktiv wie möglich zu gestalten. Zu den Dienstleistungen gehörten die Einrichtung der Geräte für maximale Effizienz, die Schulung der Mitarbeiter im richtigen Umgang mit den Scannern und der Software, um eine perfekte Bildqualität zu gewährleisten, sowie die Unterstützung bei der Einrichtung von Aufträgen, der Aktualisierung der Firmware, der Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten und dem Austausch von Verbrauchsmaterialien.

In Anbetracht der Anforderung, den BS 10008-Standard einzuhalten, der die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit elektronischer Informationen sicherstellt, arbeitete der Trust auch mit Elisabeth Belisle zusammen, einem langjährigen Partner von Kodak Alaris, der eines der ersten BS 10008-akkreditierten spezialisierten Scanning-Büros in Großbritannien eingerichtet hat. Elisabeth Belisle leistete fachkundige Unterstützung, wirkte bei der Entwicklung neuer Verfahren mit und führte praktische Schulungen durch und half dem Trust so, die Akkreditierung zu erreichen, die bis Herbst 2019 erwartet wird. Sobald die Akkreditierung erreicht ist, kann der Trust damit beginnen, die Papierunterlagen zu vernichten.

Das Team begann im Oktober 2016 mit dem Scannen von Sterbeurkunden. Rachael Sargeant, Leiterin des Scanning-Büros, sagte: "Vor dem Start des Projekts, während wir noch in der Ausbildung waren, haben wir beschlossen, die Notizen von Verstorbenen zu digitalisieren. Wir scannen diese Aufzeichnungen weiterhin, wenn im Büro zusätzliche Kapazitäten vorhanden sind. Das gibt uns die Flexibilität, Platz in unserem Lager freizumachen, um weiterhin Papierakten zu lagern, bis wir den papierlosen Status erreicht haben."

Als das Projekt im März 2017 in Betrieb ging, scannte das Büro die Notizen von lebenden Patienten, zunächst im Fachbereich Pädiatrie, und ging dann dazu über, die Akten von Hepatologie-Patienten zu digitalisieren. "Unsere operative Anforderung an das Büro ist das Scannen aktueller Patientennotizen", erklärte Rob. "Wir begannen diese Initiative mit diesen beiden Fachbereichen und scannten sowohl die Rückwärts- als auch die Vorwärtsdaten.