Profil du client

University Hospitals PlymouthNHS Trust (UHPNT) opère principalement à partir de l'hôpital Derriford à Plymouth (Royaume-Uni), le plus grand hôpital de la péninsule du Sud-Ouest et le principal centre de traumatologie de la région. L'UHPNT fournit des soins de santé secondaires et tertiaires complets, a une population de soins secondaires de 450 000 personnes et une population plus large de la péninsule de près de 2 000 000 de personnes qui peuvent accéder aux services spécialisés de l'UHPNT.

Challenge

L'UHPNT s'est engagée à créer un dossier de santé numérique unique et sécurisé pour chaque patient, accessible depuis n'importe quel endroit et à tout moment. La clé pour y parvenir était de mettre en place un bureau de numérisation interne. Rob Harder, responsable de l'infrastructure informatique et des services d'assistance, a déclaré qu'il y avait deux facteurs importants pour commencer à remplacer le papier par des dossiers numérisés. "Il est essentiel que nous atteignions cet objectif conformément aux plans du gouvernement visant à transformer le NHS en un système de santé et de soins sans papier. Vanessa Bennett, responsable des dossiers médicaux, a déclaré que le fait de permettre aux cliniciens d'avoir un accès instantané aux dossiers et que les notes puissent être disponibles à plusieurs endroits à la fois était un critère essentiel. "Au fil des ans, l'activité de l'hôpital a considérablement augmenté. Les patients sont souvent traités dans plusieurs services. Nous devions résoudre le problème des notes papier qui ne se trouvaient qu'à un seul endroit à la fois", poursuit-elle : "En outre, notre centre de stockage se trouve à l'extérieur du site et si un patient était admis en urgence, la récupération de ses notes papier en dehors des heures d'ouverture pouvait poser problème. Les informations électroniques sont beaucoup plus souples et peuvent être consultées à tout moment, de jour comme de nuit."

"Nous avons reconnu que la transformation numérique n'est pas aussi simple que de faire passer du papier dans un scanner, c'est beaucoup plus compliqué que cela, et c'est pourquoi nous avons choisi de nous associer à Kodak Alaris pour nous accompagner dans notre démarche", a ajouté Rob.

Avantages

Kodak Alaris a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe du Trust pour confirmer et identifier les capacités du hardware et du software afin de soutenir la stratégie de numérisation du Trust. "L'équipe des Services professionnels a aidé à affiner la solution pour rendre le processus de numérisation aussi efficace que possible", a expliqué Rob.

"Cela a été un énorme avantage. Lorsque vous essayez de mettre en place un bureau de numérisation, vous devez vous assurer que tous les différents éléments fonctionnent ensemble aussi efficacement que possible", a-t-il ajouté.

Une fois que les documents sont préparés, numérisés, indexés et soumis à un contrôle de qualité, les fichiers sont placés dans un dossier de surveillance. "Nous utilisons ensuite OpenMigrate pour transférer les données dans notre système de gestion des documents, Documentum, puis nous les visualisons via Fortrus Unity. Kodak Alaris nous a aidés à rationaliser le processus de numérisation en s'assurant que nous capturions les métadonnées appropriées et, comme nous utilisons des codes-barres pour rationaliser certains de nos processus, ils ont veillé à ce que le logiciel soit configuré pour identifier ces codes-barres. Tout cela a vraiment aidé le projet à rendre les processus plus efficaces", explique Rob. Dans le cadre du projet de transformation numérique, le Trust a développé sa propre application de numérisation. Celle-ci est liée à notre utilisation des codes-barres dans le cadre de notre programme Scan4Safety", explique Rob, avant d'ajouter : "L'application nous permet de suivre les dossiers papier et d'en assurer le suivi : "L'application nous aide à suivre les dossiers papier tout au long du processus de numérisation. Les notes de cas sont extraites de l'entrepôt, mises en boîte et stockées sur des étagères. Chaque boîte est munie d'un code-barres, ce qui nous permet de savoir quelles notes se trouvent dans quelle boîte. Avec l'application, nous relions les notes dans la boîte à l'étagère dans le rayonnage, puis nous pouvons les suivre tout au long du processus de numérisation, depuis la préparation, la numérisation, le contrôle qualité et la sortie, jusqu'à la remise en place sur l'étagère, prête pour l'archivage."

Le Trust a été ravi de la qualité des scanners. Rachel a déclaré : "Depuis que nous sommes pleinement opérationnels, nous avons scanné plusieurs documents : "Depuis que nous sommes pleinement opérationnels, nous avons scanné au total près de 24 000 notes de cas - dont un peu plus de la moitié concernait des patients décédés - et 20 000 dossiers d'hospitalisation de jour.

"Nous traitons généralement environ 1 300 notes de cas et 2 000 dossiers d'hospitalisation de jour par mois. Notre pic de débit a été de 3 800 volumes et 2 650 dossiers en janvier 2018, et les scanners se sont révélés robustes et fiables tout au long du processus ", a-t-elle ajouté.

Le service et l'assistance continus se sont également révélés être une valeur ajoutée. "Les ingénieurs sont très utiles, ils nous ont montré ce qu'il faut faire pour éliminer les problèmes mineurs tels que les lignes sur les images, comment modifier les paramètres pour rendre certaines images plus claires, et dépanner, plus ils effectueront un bilan de santé régulier pour s'assurer que la solution est continuellement optimisée", a déclaré Rachel, en ajoutant : "Le meilleur conseil que l'on nous ait donné concernait l'importance de maintenir l'équipement propre. Nous procédons à un nettoyage quotidien et à un nettoyage en profondeur hebdomadaire - cela peut prendre du temps, mais nous en gagnons à long terme."

Avec ce projet de dématérialisation, le Trust cherche à réduire les coûts, à augmenter la productivité et à améliorer encore les soins aux patients en fournissant aux cliniciens un accès plus rapide aux dossiers. Les réactions du personnel médical ont été extrêmement positives. Ils apprécient vraiment de pouvoir accéder aux notes du patient lorsqu'ils le voient, au lieu de devoir réfléchir à l'avance et demander les notes à la bibliothèque des dossiers", a déclaré Vanessa.

Elle a ajouté : "Un autre avantage est qu'une fois numérisé, le dossier du patient peut être consulté par n'importe quelle autre spécialité, donc bien que le projet ait jusqu'à présent été centré sur la pédiatrie et l'hépatologie, si un patient de l'une de ces spécialités est référé à un autre service, nous numériserons également ces notes"."D'une manière générale, les cliniciens apprécient la possibilité d'accéder aux dossiers numériques des patients, mais la disponibilité des ordinateurs dans certains endroits pose problème. Par exemple, dans les services de consultations externes où les patients sont examinés dans de petites salles de traitement, il peut être difficile d'accéder à un PC lorsque l'espace est restreint", a déclaré Rob : "Comme les dossiers circulent très rapidement dans un hôpital, il y a inévitablement des éléments qui ne sont pas toujours classés dans les notes. Ils sont renvoyés à la bibliothèque des archives pour être classés. Nous étions confrontés à un retard colossal dans l'archivage des documents en vrac remontant à plusieurs années - c'était une tâche colossale et si nous avions dû classer physiquement tous les documents papier, nous n'en serions jamais venus à bout". La numérisation a permis d'améliorer ce processus.

En plus du nombre de volumes cités ci-dessus, le Trust a également numérisé près de 400 000 feuilles de classement en vrac. "Nous avons pu résorber l'arriéré de feuilles volantes et, surtout, rendre ces informations accessibles aux cliniciens. Ils peuvent désormais simplement se connecter à e-notes et accéder aux informations manquantes - si nous recevons des feuilles de classement en vrac pour la pédiatrie/épatologie ou l'ORL, nous les scannons simplement dès qu'elles arrivent", a-t-elle expliqué.

Rob a déclaré que le Trust est actuellement en train d'examiner la nécessité d'une numérisation rétrospective. La raison de cet examen est que le balayage du dos est relativement peu structuré. "Le retour d'information des cliniciens est que pour les patients qui ont un grand nombre de notes, il est assez difficile de chercher dans les documents scannés pour trouver l'information pertinente dont ils ont besoin : "Notre intention est d'étendre les dossiers médicaux numérisés à toutes les spécialités de l'hôpital sur une période de trois ans. Le résultat de l'étude déterminera s'il s'agira d'un jour en avant ou d'un jour en avant et d'une numérisation en arrière en tandem.

"Il est nécessaire de revoir la capacité de stockage de l'entrepôt et notre objectif est de réduire le coût associé au stockage physique. Une fois que l'organisation aura clairement défini son orientation, nous serons en mesure d'atteindre ces objectifs, tout en respectant le code de pratique de gestion des dossiers du NHS et en étant en mesure d'extraire les données dans un délai raisonnable ", conclut Rob.

Solution

La décision de numériser les dossiers en interne a été prise en septembre 2016 et le Trust a mis en place un bureau interne équipé de scanners de production Kodak et du Logiciel Kodak Capture Pro. Les solutions ont été fournies par le revendeur CDW de Kodak Alaris, soutenues par le service et l'assistance experts d'Alaris.

Tout au long du déploiement, les Services professionnels de Kodak Alaris ont assisté l'équipe du Bureau de numérisation pour rendre le flux de travail de capture aussi productif que possible. Les services comprenaient la configuration de l'équipement pour une efficacité maximale, la formation du personnel à l'utilisation correcte des scanners et des logiciels pour garantir une qualité d'image parfaite, ainsi que l'assistance à la configuration des tâches, la mise à jour des micrologiciels, la maintenance régulière et le remplacement des consommables.

Conscient de l'obligation d'adhérer à la norme BS 10008, qui garantit l'authenticité, l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations électroniques, le Trust a également travaillé aux côtés d'Elisabeth Belisle, un partenaire de longue date de Kodak Alaris qui a créé l'un des premiers bureaux de numérisation spécialisés accrédités BS 10008 au Royaume-Uni. Elisabeth a fourni un soutien d'expert, a collaboré à la création de nouvelles procédures et a dispensé une formation pratique, aidant ainsi le Trust à travailler à l'obtention de l'accréditation, ce qu'il espère atteindre d'ici l'automne 2019. Une fois l'accréditation obtenue, le Trust pourra commencer à détruire les dossiers papier.

L'équipe a commencé à numériser les notes des défunts en octobre 2016. La responsable du bureau de numérisation, Rachael Sargeant, a déclaré : "Avant de lancer le projet, alors que nous étions encore en formation, nous avons décidé de numériser les notes des personnes décédées. Nous continuons à numériser ces documents lorsque le bureau dispose d'une capacité supplémentaire. Cela nous permet de libérer de l'espace dans notre entrepôt pour continuer à stocker des dossiers papier jusqu'à ce que nous ayons atteint le statut zéro papier."

Lorsque le projet a été lancé en mars 2017, le bureau a numérisé des notes de patients vivants, d'abord au sein de la spécialité pédiatrique, puis en passant à la numérisation des dossiers de patients en hépatologie. "Notre exigence opérationnelle pour le bureau est de numériser les notes des patients en direct", a expliqué Rob. "Nous avons commencé cette initiative avec ces deux spécialités et nous avons numérisé en amont et en aval en tandem.