Perfil del cliente

University Hospitals PlymouthNHS Trust (UHPNT) opera principalmente en el Hospital Derriford de Plymouth (Reino Unido), el mayor hospital de la península del suroeste y el principal centro de traumatología de la región. El centro ofrece atención sanitaria secundaria y terciaria, tiene una población de 450.000 habitantes y una población peninsular de casi 2.000.000 de personas que pueden acceder a los servicios especializados del centro.

Desafío

UHPNT se ha comprometido a crear una historia clínica digital única y segura para cada paciente, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. La clave para conseguirlo era crear una oficina de digitalización interna. Rob Harder, Director de Infraestructura Informática y Servicios de Apoyo, afirma que la sustitución del papel por historiales digitalizados se debe a dos motivos importantes. "Es fundamental que alcancemos este objetivo en consonancia con los planes del Gobierno para transformar el NHS mediante la consecución de un sistema sanitario y asistencial sin papel. Además, el volumen de historias clínicas en papel estaba a punto de superar la capacidad de nuestro almacén"

La directora de historias clínicas, Vanessa Bennett, afirmó que uno de los criterios clave era permitir que los médicos tuvieran acceso instantáneo a los historiales y que las historias estuvieran disponibles en más de un lugar en cualquier momento. "A lo largo de los años, la actividad del hospital ha aumentado considerablemente. Los pacientes suelen recibir tratamiento en varios departamentos. Necesitábamos solucionar el problema de que las notas en papel sólo estuvieran en un lugar en todo momento": "Además, nuestro almacén está fuera de las instalaciones y, si un paciente ingresaba de urgencia, recuperar sus notas en papel fuera de horario podía ser un problema. La información electrónica es mucho más ágil y se puede acceder a ella en cualquier momento del día o de la noche".

"Nos dimos cuenta de que la transformación digital no es tan fácil como simplemente pasar papel por un Scanner, es bastante más complicado que eso, y por eso decidimos asociarnos con Kodak Alaris para que nos apoyara en nuestro viaje", añadió Rob.

Beneficios

Kodak Alaris trabajó estrechamente con el equipo del Trust para confirmar e identificar las capacidades del hardware y software para apoyar la estrategia de escaneado del Trust. "El equipo de Servicios profesionales ayudó a afinar la solución para que el proceso de escaneado fuera lo más eficaz posible", explicó Rob.

"Ha sido una gran ventaja. Cuando intentas poner en marcha una oficina de escaneado, tienes que asegurarte de que todos los elementos funcionan juntos de la forma más eficaz posible", añade.

Una vez preparados, escaneados, indexados y comprobada la calidad de los documentos, los archivos se colocan en una carpeta de vigilancia. "A continuación, utilizamos OpenMigrate para enviar los datos a nuestro sistema de gestión de documentos, Documentum, y luego se visualizan a través de Fortrus Unity. Kodak Alaris nos ayudó a agilizar el proceso de escaneado asegurándose de que capturábamos los metadatos adecuados y, dado que utilizamos códigos de barras para agilizar algunos de nuestros procesos, se aseguraron de que el software estuviera configurado para identificar esos códigos de barras. Todo ello contribuyó a que el proyecto fuera más eficiente y eficaz", explica Rob. Como parte del proyecto de transformación digital, la fundación desarrolló su propia aplicación de escaneado. "Esto está vinculado a nuestro uso de códigos de barras en asociación con nuestro programa Scan4Safety", dijo Rob, y agregó: "La aplicación nos ayuda a realizar un seguimiento de los registros en papel a través del proceso de escaneado. Las notas de los casos se sacan del almacén, se meten en cajas y se guardan en estanterías; cada caja tiene un código de barras para que sepamos qué notas hay en cada caja. Con la aplicación, vinculamos las notas de la caja al estante de la estantería y podemos hacer un seguimiento a medida que se procesan a través del proceso de escaneado, desde la preparación, el escaneado, la comprobación de calidad y la salida, hasta que se vuelven a colocar en el estante listas para su archivo."

La fundación está encantada con la calidad de los escáneres. Según Rachel:

"Desde que está en pleno funcionamiento, hemos escaneado un total de casi 24.000 volúmenes de notas de casos, de los cuales algo más de la mitad correspondían a pacientes fallecidos, y 20.000 eran expedientes diarios.

"Normalmente procesamos alrededor de 1.300 notas de casos y 2.000 expedientes diarios cada mes. Nuestro pico de producción fue de 3.800 volúmenes y 2.650 archivos en enero de 2018, y los escáneres han demostrado ser robustos y fiables en todo momento", añadió.

El Service and Support continuo también ha demostrado ser un valor añadido. "Los ingenieros son muy serviciales, nos han mostrado qué hacer para eliminar problemas menores como líneas en las imágenes, cómo cambiar la configuración para que algunas imágenes sean más claras y solucionar problemas, además de que realizarán una comprobación de salud periódica para garantizar que la solución se optimice continuamente", dijo Rachel, y agregó: "El mejor consejo que nos dieron fue la importancia de mantener limpio el equipo. Hacemos una limpieza diaria y una limpieza semanal a fondo; puede llevar tiempo, pero a largo plazo ahorra tiempo".

Con este proyecto de eliminación del papel, la fundación pretende reducir costes, aumentar la productividad y mejorar la atención al paciente proporcionando a los médicos un acceso más rápido a los historiales. Los comentarios del personal médico han sido muy positivos. "Les gusta mucho la posibilidad de acceder a las historias clínicas cuando ven al paciente, en lugar de tener que pedirlas con antelación a la biblioteca de historias clínicas", dijo Vanessa.

Añadió: "Otra ventaja es que, una vez digitalizadas, las historias clínicas pueden ser consultadas por cualquier otra especialidad, de modo que, aunque hasta la fecha el proyecto se ha centrado en Pediatría y Hepatología, si un paciente de cualquiera de estas especialidades es derivado a otro departamento, también digitalizaremos esas historias.

"En general, a los médicos les gusta la posibilidad de acceder a los historiales digitales de los pacientes, pero hay problemas con la disponibilidad de ordenadores en determinados lugares; por ejemplo, en los ambulatorios, donde los pacientes son atendidos en pequeñas salas de tratamiento, puede ser difícil acceder a un ordenador cuando el espacio es reducido", explica Rob.

A propósito del problema de los "archivos sueltos" que afecta a todas las fundaciones, Vanessa prosigue: "Como los expedientes se mueven con tanta rapidez en un hospital, es inevitable que haya artículos que no siempre se archivan en las notas. Se devuelven a la biblioteca para que los archiven. Nos enfrentábamos a una acumulación colosal de archivos sueltos que se remontaban a muchos años atrás; era una tarea descomunal y, si hubiéramos tenido que archivar físicamente todos los documentos en papel, nunca lo habríamos conseguido." El escaneado ha mejorado este proceso.

Además del número de volúmenes antes citado, el Trust también ha escaneado casi 400.000 hojas sueltas de archivo. "Hemos podido eliminar los archivos sueltos atrasados y, lo que es más importante, poner esa información a disposición de los médicos. Ahora sólo tienen que conectarse a e-notes y acceder a la información que falta: si recibimos algún archivo suelto de Pediatría/Hepatología u ORL, simplemente lo escaneamos en cuanto llega", explicó. El motivo de la revisión es que la exploración de la espalda es relativamente poco estructurada. "Los comentarios de los médicos es que para los pacientes con grandes volúmenes de notas es bastante difícil buscar a través de los documentos escaneados para encontrar la pieza relevante de la información que necesitan"

Continuó: "Nuestra intención es implantar la historia clínica digitalizada en todas las especialidades del hospital en un plazo de tres años. El resultado de la revisión determinará si se trata de una digitalización de un día para otro o de una digitalización de un día para otro y una posterior.

"Tenemos que revisar la capacidad de almacenamiento del almacén y nuestro objetivo es reducir los costes asociados al almacenamiento físico. Una vez que la organización tenga clara su dirección de viaje, seremos capaces de lograr estos objetivos, sin dejar de adherirnos al Código de Prácticas de Gestión de Registros del NHS, y siendo capaces de extraer datos en un plazo razonable", concluyó Rob.

Solución

La decisión de digitalizar los registros internamente se tomó en septiembre de 2016 y el Trust creó una oficina interna equipada con escaners de producción Kodak y Kodak Capture Pro Software. Las soluciones fueron suministradas por el distribuidor de Kodak Alaris CDW, respaldado por el servicio y soporte experto de Alaris.

A lo largo del despliegue, los Servicios Profesionales de Kodak Alaris apoyaron al equipo de la Oficina de Escaneado para que el flujo de trabajo de captura fuera lo más productivo posible. Los servicios incluyeron la configuración de los equipos para obtener la máxima eficiencia, la formación del personal para utilizar los escáneres y el software correctamente para garantizar una calidad de imagen perfecta, así como la asistencia en la configuración de trabajos, la actualización del firmware, el mantenimiento periódico y el cambio de consumibles.

Teniendo en cuenta el requisito de adherirse a la norma BS 10008, que garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información electrónica, el Trust también trabajó con Elisabeth Belisle, un socio de Kodak Alaris desde hace muchos años que creó una de las primeras oficinas de escaneado especializadas acreditadas por la norma BS 10008 del Reino Unido. Elisabeth proporcionó apoyo experto, colaboró en la creación de nuevos procedimientos e impartió formación práctica, ayudando así al Trust a trabajar para lograr la acreditación, algo que espera conseguir en otoño de 2019. Una vez lograda la acreditación, el Trust podrá empezar a destruir los registros en papel.

El equipo empezó a escanear notas de fallecidos en octubre de 2016. Rachael Sargeant, directora de la Oficina de Escaneado, ha declarado: "Antes de poner en marcha el proyecto, mientras seguíamos recibiendo formación, decidimos digitalizar las notas de fallecidos. Seguimos escaneando estos registros cuando hay capacidad adicional en la oficina. Esto nos da la flexibilidad de liberar espacio en nuestro almacén para seguir almacenando historiales en papel hasta el momento en que logremos el estado sin papel."

Cuando el proyecto se puso en marcha en marzo de 2017, la oficina escaneó las notas de los pacientes vivos, en primer lugar dentro de la especialidad de Pediatría y, a continuación, pasó a digitalizar los historiales de los pacientes de Hepatología. "Nuestro requisito operativo para la oficina es escanear las notas de los pacientes", explica Rob. "Empezamos esta iniciativa con estas dos especialidades y hemos estado escaneando hacia atrás y hacia adelante al mismo tiempo".